Paul van Batenburg

Een accountant controleert een verantwoord bedrag van 1 miljoen euro met een uitvoeringsmaterialiteit van 3 procent bij 95 procent betrouwbaarheid. Omdat er geen fouten worden verwacht, is de toelaatbare afwijking ook op 3 procent gesteld. Bij deze parameters behoort een omvang van de geldsteekproef van 100 euro's. De auditsoftware die de accountant hanteert, vraagt niet om de steekproefomvang, maar om het interval, dat hier 10.000 euro bedraagt.

Tot zijn verbazing krijgt de accountant geen steekproef van 100 maar van 140 waarnemingen.

Nadere verkenning van de populatie (die wellicht beter vooraf had kunnen gebeuren...) geeft aan dat het verantwoorde bedrag van 1 miljoen een saldo is van positieve boekingen ten bedrage van 1,2 miljoen en correctieboekingen ten bedrage van 0,2 miljoen. De auditsoftware heeft ongevraagd gestoken op de absolute bedragen en levert daarom 140 waarnemingen uit 1,4 miljoen euro.

Dat lijkt handig (“uit negatieve bedragen kan ik niet steken”), maar is volkomen onjuist.

Positieve controles

Geldsteekproeven op geboekte euro's kunnen alleen een evaluatie geven over die geboekte euro’s en niet over de euro’s die er niet stonden. Ze zijn daarom (alleen) bruikbaar voor positieve controles.

Als het verantwoorde bedrag positief gecontroleerd moet worden, moeten eventuele correcties daarop negatief gecontroleerd worden. Om te weten dat er niet te veel betaald is, is het nodig om te weten dat er niet te weinig is terugbetaald. De 0,2 miljoen euro aan correcties worden door ze absoluut te nemen dus in de verkeerde richting gecontroleerd en zullen waarschijnlijk geen fouten opleveren.

Het heeft ook geen enkel nut om de steekproef van 140 waarnemingen te controleren en daarmee een uitspraak te doen over een populatie van 1,4 miljoen euro, want die populatie bestaat niet. Er is geen bedrag van 1,4 miljoen door de huishouding betaald. Er is 1,2 miljoen betaald en 0,2 miljoen terugontvangen zodat er per saldo 1 miljoen is uitgegeven.

Oplossing

De mooiste oplossing is om per transactie te salderen zodat de populatie nog maar 1 miljoen euro bevat. Daarvoor is nodig dat elke correctieboeking eenduidig is te koppelen aan één en slechts één betaling. Door te steken in de saldobedragen is in een keer de oorspronkelijke betaling op juistheid en de correctie op volledigheid gecontroleerd.

Als dat niet gaat, dan moet de steekproef op de positieve bedragen worden gestoken. De steekproefomvang wordt dan 120 groot en bij het vinden van eventuele fouten wordt eerst gekeken of die fout al is gecorrigeerd door in de 0,2 miljoen correctiebedragen een passende match te zoeken. De resterende (niet gekoppelde) correctiebedragen zullen dan alsnog op volledigheid moeten worden gecontroleerd.

Een geldsteekproef op de wel geboekte euro’s is daarbij geen bruikbare methode, want we zoeken naar de niet geboekte euro’s: de te lage correcties.

Absoluut nemen, is dus iets wat absoluut niet moet!