Hein Kloosterman

Deze column gaat over een organisatie met een heleboel uitgaande facturen. Jaarlijks vinden op die facturen enkele correcties plaats. Daar is de organisatie aan gewend. Waar die organisatie ook aan gewend is, zijn steekproeven. Elke maand verricht de interne accountantsdienst een geldsteekproef op de in rekening gebrachte bedragen. Dat gebeurde ook in het jaar waar deze column over gaat.

De vervanging van het softwarepakket leidt – voorafgaand aan die vervanging – tot het zo goed mogelijk naspeuren van relevante bestanden op mogelijke onjuistheden. Dat naspeuren heeft succes en de onjuistheden worden gecorrigeerd. Het effect van de correcties is dat de facturen die gerelateerd zijn aan die verbeteringen worden ‘overgedraaid’. Er ontstaat dus een extra batch facturen, noem het ‘verbeterde facturen’, waarop (volgens het memo voor de inrichting van de audit) opnieuw een geldsteekproef zou moeten worden getrokken.

Dubbel controleren

De interne auditor heeft het gevoel dat als hij dat – domweg – doet, hij een hele pluk uitgaande facturen dubbel controleert. Als alle correcties als gevolg van de invoering van het nieuwe systeem betrekking hebben op reeds gecontroleerde maanden snap ik het gevoel van deze auditor. Daarom onderzochten wij in hoeverre de verbeterde facturen invloed kunnen hebben gehad op de steekproefelementen van de al gecontroleerde maanden.

Dat doet men door een koppeling te maken van de in de steekproef opgenomen en dus gecontroleerde facturen aan de ene kant, met de verbeteringen aan de andere kant. Deze koppeling kan worden gemaakt omdat elke verbeterde factuur ook het nummer bevat van zijn voorganger. Elke reeds gecontroleerde factuur – uit alle steekproeven tot dan toe – wordt dus vergeleken met de verzameling verbeterde facturen die uit de opschoningsactie volgt. Een als fout aangemerkte euro kan daardoor dus goed worden, en vice versa.

Verschillen

Men beoordeelt op deze manier alleen de steekproefelementen waar een verbeterde factuur aan 'kleeft'. Als er verschillen met de oorspronkelijke steekproef worden geconstateerd kunnen die zowel leiden tot minder fouten dan in de oorspronkelijk steekproef als tot meer fouten.

Het is mogelijk dat de verbeterde omzet per saldo groter is dan de oorspronkelijk geboekte omzet. Men zou dan op die verbeteringen een aanvullende geldsteekproef kunnen trekken die rekening houdt met de matching met de reeds getrokken elementen (1). Als er sprake is van per saldo een lagere omzet is er in de voorbije maanden hooguit wat veel gecontroleerd.

In het geval van het toenemen van de omzet door de verbeterde facturen kan men, na de matching uiteraard, bij de evaluatie ook genoegen nemen met het hogere gemiddelde interval. De maximale fout in geld op basis van dat nieuwe, grotere, interval is dan iets groter dan wanneer de maximale fout zou zijn berekend op basis van het oorspronkelijke interval.

In het tweede geval – wanneer dus de omzet door de verbeterde facturen lager uitvalt – kan men bij de evaluatie rekening houden met een lager gemiddeld interval. De maximale fout is dan wat lager. Het hangt dan af van de hoeveelheid gevonden relatieve fouten (taintings) of goedkeuring nog mogelijk is.

Betrekkelijk eenvoudig

In dit voorbeeld is, nadat er een serie steekproeven is gecontroleerd, de populatie die bij die steekproeven hoort aan een grondig onderzoek onderworpen. Met een hele serie verbeterde facturen als gevolg. Omdat de gegevens elektronisch ter beschikking staan, zijn de hierboven omschreven koppelingen betrekkelijk eenvoudig te maken. Het onderzoekswerk wordt daardoor minder fors dan het onderzoek van alle verbeterde facturen met zich mee zou brengen.

(1) Dat zijn dan de elementen die niet in de steekproef over de voorbije perioden zaten. De verbeteringen zijn dan de grote verzameling minus de verbeteringen wier voorgangers in de steekproef zaten.