Paul van Batenburg

Steekproefcontrole is een efficiënte manier om een populatie (jaarrekeningpost, transactiestroom, aangifte) die geen materiële fout bevat goed te keuren. Althans, als je je beperkt tot objectieve, reproduceerbare en valideerbare methoden. Wanneer je van die eis afstapt, zijn er natuurlijk goedkopere manieren om goed te keuren: tegen ‘professional judgement' kan wat dat betreft geen wetenschappelijk onderbouwde manier op.

Zodra er fouten worden gevonden vereist de COS dat die worden geëxtrapoleerd en dat die projectie ter correctie wordt voorgelegd aan de gecontroleerde. Deze eis geldt niet alleen voor statistische steekproeven maar voor alle vormen van detailwaarnemingen. De vraag die de accountant dan moet stellen en beantwoorden is tweeledig: is er voldoende werk gedaan om een oordeel over de verantwoording te geven, en wat zijn de gevolgen voor die verantwoording?

Wat nu als de accountant concludeert op grond van de gecontroleerde steekproef niet te kunnen goedkeuren. Wat dan?

1. Keur niet ‘af', maar keur ‘niet goed'!
   Wie afkeurt, roept over zich af te moeten bewijzen dat er een materiële fout bestaat; wie niet goedkeurt, meldt slechts niet te kunnen aantonen dat de fout aanvaardbaar is. Laat het daarbij, dat is al erg genoeg!
2. Ligt het aan te veel fouten of aan te weinig goede waarnemingen?
   Mijn advies: voeg de evaluatie bij 0 fouten altijd toe aan de evaluatie van de steekproefresultaten, zodat duidelijk is dat het niet goedkeuren ligt aan het vinden van te veel foute, en niet aan het vinden van te weinig goede waarnemingen!
3. Uitbreiden is geen wondermiddel maar paardenmiddel
   Bij het uitbreiden van steekproeven na het vinden van fouten vindt u meestal gewoon nog meer fouten, dus alsnog goedkeuren zit er niet in. En als die extra steekproef opeens foutloos is, dan gebeurt dat bij een te lage betrouwbaarheid om te kunnen goedkeuren, want de kans op ten onrechte goedkeuren was in de eerste steekproef al 5% en wordt door die tweede steekproef alleen maar groter.
4. Corrigeren, maar met welke tegenboeking?
   Elke keer als ik accountants vertel dat de geprojecteerde fout door de gecontroleerde moet worden gecorrigeerd, is er minstens een toehoorder die verzucht: "Dat wil (of mag, of kan) mijn klant toch niet". Jammer dan, het staat in de COS. Wat de accountant kan (en dus moet) doen, is er voor zorgen dat die geprojecteerde fout wordt berekend met de beste methoden en technieken en op basis van een steekproef die groot genoeg is om een zinnig oordeel te geven. Volgende tegenwerping is dat de klant dan vraagt die fouten per transactie te overleggen. Maar de accountant is niet de boekhouder. Een lastiger tegenwerping is dat er geen grootboekrekening voor de tegenboeking bestaat. Dat is gedeeltelijk waar: bij balansposten is die er meestal wel (voorziening), bij resultaatposten zal een correctie inderdaad direct het resultaat in moeten. Maar wat van de COS moet, moet.
5. Maak er een incident van
   Om een homogene massa alsnog heterogeen te verklaren en dus apart te evalueren, is veel nodig. En het leidt niet tot een lager correctiebedrag, maar geeft alleen aan waar dat bedrag waarschijnlijk te vinden is (en dus de tegenboeking vandaan moet komen).
6. Beter dan genezen
   Een hoop van de hierboven beschreven problemen kunnen worden voorkomen door gewoon vooraf wat meer werk in te plannen. De COS heeft hiervoor de toelaatbare afwijking bedacht, die lager mag zijn dan de uitvoeringsmaterialiteit waartegen de populatie wordt geëvalueerd. Wat ook werkt is vooraf met de gecontroleerde afspreken dat de geprojecteerde fout onverkort zal worden gecorrigeerd. Daarmee kan de steekproef zo worden opgezet dat de maximale fout na correctie aan de materialiteit voldoet.
   Een rekenvoorbeeld: het Directoraat-Generaal van de EU dat over landbouwsubsidies gaat, verwacht een steekproefcontrole door de lidstaten met 2% materialiteit en 95% betrouwbaarheid. De steekproefomvang is echter niet 150 (bij 0 fouten) want er moet een inschatting worden gemaakt van de vermoedelijke fout: is die 10% of 25% van de materialiteit? Bij 25% (van 2%, dus 0,5%) wordt de steekproefomvang 262 waarin 1,3 fouten mogen worden gevonden. Als we nu vooraf afspreken dat de geprojecteerde fout gecorrigeerd wordt, kunnen we de maximale fout op 2,5% stellen en valt de steekproef terug naar 185.

Ten overvloede: ook bij lagere betrouwbaarheden werkt dit, al vraag ik me af hoe dat valt te rijmen met het vinden van fouten.

Zoals altijd: op www.steekproeven.eu is een Excelsheet te vinden om alle berekeningen na te doen.