Zowel uit het NBA-cultuuronderzoek als uit het recente ledenonderzoek en de rondetafels 'Visie op kleinere mkb-praktijken' van vorig jaar, blijkt dat veel leden nogal wat regelgeving als onnodig belastend ervaren. Ook andere werkgroepen en de faculties binnen de NBA vragen aandacht voor het onderwerp. Het NBA-bestuur heeft daarom voor 2024 het thema 'Regelverbetering' toegevoegd aan de strategische programma's.

Het streven van het programma Regelverbetering is om te bepalen op welke manier zaken efficiënter en effectiever kunnen. Dat kan bijvoorbeeld binnen het eigen regelgevend proces van de NBA worden vormgegeven, maar kan ook worden opgepakt door betere of andere communicatie of door bijvoorbeeld aspecten van overheidsregelgeving te agenderen in overleggen met externe partijen (zoals gemeenten of ministeries).

Tijdens de eerste NBA-verenigingsconferentie op 10 juni, voorafgaand aan de ledenvergadering, gaan leden live met elkaar in gesprek over concrete voorbeelden van regelgeving die voor verbetering vatbaar zijn. Maar de gedachtewisseling kan ook via reacties op dit artikel.

Reacties over subsidiecontroles

Door meerdere respondenten is het Uniform Subsidiekader (USK) aangekaart en met name de hoogte van het bedrag waarbij een controleverklaring bij de subsidieverantwoording verplicht is. Naast een omschrijving van het issue waar men tegenaan loopt werd in de enquête tevens gevraagd: "Kun je kort aangeven waarom je die regelgeving als onnodig belastend ervaart?" Een aantal reacties:

"Controleverklaring/ beoordelingsverklaringen of COS4400 rapportages schrappen bij lage subsidietoekenningen. Nog te vaak is de controlelast hoog op kleinere subsidies."

"Veel subsidies van overheden (provincie, rijk, gemeenten) worden verstrekt met de eis van een subsidieverklaring bij een gesubsidieerd bedrag van € 100.000. Dit is sinds de invoering van de euro ongewijzigd gebleven en dat bevreemdt mij."

"In de (gemeentelijke) subsidiewereld is het een goed gebruik om exploitatiesubsidies voor instellingen (bijvoorbeeld in de culturele sector) jaarlijks aan te passen op basis van het inflatiecijfer. Hierdoor blijft de koopkracht van deze instellingen gehandhaafd en blijven ze in staat om hun werk te doen. Echter de grenzen die gesteld worden voor het aanleveren van een controleverklaringen bij de subsidieverantwoording wijzigen niet mee. (…)
Waarom is het nu niet mogelijk om de controlegrenzen voor subsidies, net als de subsidies zelf, te laten meestijgen met de inflatoire trend? Het maatschappelijk belang van zo'n aanpassing is toch evident?"

"Kleine stichtingen in de culturele sector hebben een controleverklaring bij hun jaarrekening nodig bij relatief lage bedragen aan subsidie, voorbeeld Letterenfonds structurele bijdrage van € 100.000 per jaar. De kosten van deze accountantscontrole zijn verhoudingsgewijs hoog en worden niet aanvullend gesubsidieerd en gaan dus ten koste van de besteding aan het doel waar de subsidie eigenlijk voor is bedoeld."

"Controle en/of beoordelingsverklaringen bij kleine subsidies of bedragen van overheidsinstantie met enorme controleprotocollen."

"Gemeenten hebben vaak hun eigen 'Richtlijnen verantwoording subsidies'. Elke gemeente heeft andere richtlijnen, maar in de basis omvatten ze hetzelfde. Als accountant moet je steeds opnieuw alles doornemen."

"Wij hebben meerdere verenigingen en stichtingen als klant waarbij een controleverklaring bij de jaarrekening of subsidieverantwoording (project-/investeringssubsidies) dient te worden afgegeven. Hierbij hanteren Provincies en gemeenten vaak een lage minimumgrens vanaf welk moment een controleverklaring is vereist, bijvoorbeeld vanaf EUR 75K of EUR 125K). Een dergelijke minimumgrens is wat mij betreft onrealistisch en zorgt voor aanzienlijke werkdrukte bij accountants, vooral als overheidsinstanties ook blijven aandringen op een verklaring in de eerste zes maanden na afloop boekjaar.
Bovenstaande betekent dat al redelijk snel een controleverklaring is vereist terwijl dit enerzijds economisch niet rationeel is en anderzijds zorgt dit voor aanzienlijke administratieve lastenverzwaring voor deze verenigingen en stichtingen. (…)
Als laatste vraag ik mij af of de ambtenaren van subsidiezaken van gemeenten en provincies wel weten wat een controleverklaring inhoudt en wat de gevolgen zijn van een oordeelonthouding (of welke andere vorm van verklaring) precies inhoudt. Regelmatig hebben wij dergelijke verklaringen afgegeven en heeft dit vervolgens geen enkele gevolgen voor de subsidieverstrekker en worden er zelfs geen aanvullende vragen gesteld vanuit de subsidieverstrekker."

"Naast de subsidie moet de hele organisatie onder de loep worden genomen. Aan de ene kant wel logisch, omdat er gemeenschapsgeld heen gaat, maar aan de andere kant moet nu meer werk verricht worden en staan de kosten van het onderzoek niet in verhouding tot de verkregen subsidie."

"Grenzen zijn erg laag en afgelopen jaren niet geïndexeerd."

"Controleverklaring en bijbehorende werkzaamheden dan diepgaand ivm erg lage materialiteit (richting integrale controle)."

"Kleine instellingen die een beperkte subsidie ontvangen zitten er niet op te wachten om als gevolg van een trendmatige aanpassing van hun exploitatiesubsidie te worden geconfronteerd met een verplichte accountantscontrole die wordt veroorzaakt door rigide regelgeving."

"Een gerichte subsidieverklaring omtrent besteding veelal zinvoller dan een verklaring bij de complete jaarrekening 'eisen'. Door onduidelijkheid en verschillende interpretaties per gemeente dient er aan de voorkant veel discussie gevoerd te worden."

"Kleine stichtingen en hun besturen worden geconfronteerd met veel vastleggingen, administratieve handelingen en IB-maatregelen. De besturen zijn daartoe niet capabel (vind maar eens een penningmeester, laat staan een goede)."

"Accountant kan de werkzaamheden eigenlijk niet kwijt; voor € 3000 voldoen aan de Standaarden en wet- en regelgeving is een onbegonnen zaak."

"Er gaat veel tijd zitten in het doornemen van de precieze regels en voorwaarden."

"Administratief omdat organisaties vaak niet klaar zijn voor controleopdrachten. Indien er bijvoorbeeld ook uren subsidiabel zijn, resulteert dit al vaak in een oordeelonthouding omdat een adequate urenregistratie ontbreekt. Ook de periode tussen einde projectperiode en definitieve indiening van de verantwoording (meestal 12 weken) zorgt voor aanzienlijke druk op de organisatie en spanning in de communicatie met de accountant."

"Er zijn veel verschillende subsidie/steunmaatregelen die op basis van nog verschillende systematieken van verantwoording/controle met verschillende uitgangspunten qua opzet/invulling van rechtmatigheid en materialiteit worden aangepakt."

Voorstellen voor verbetering subsidieverklaringen

De vervolgvraag luidde: "Wat zou er aan de bepaling/regeling moeten veranderen (wijziging, afschaffen, beter toelichten) en hoe kan dit (praktisch uitvoerbaar) concreet vorm worden gegeven in jouw visie?" Enkele suggesties (in aanvulling op wat sommigen reeds hierboven hebben aangegeven) die zijn gedaan:

"Het verhogen van de grenzen met € 125.000."

"De grenzen voor bijzondere sectoren, zoals hierboven genoemd, zijn hierin niet meegenomen. Als ook daar de grenzen opgehoogd worden, vervalt hier een stuk werkdruk."

"Het probleem zou kunnen worden opgelost door de in de gemeentelijke subsidievoorwaarden opgenomen grenzen voor accountantscontrole op subsidieafrekeningen jaarlijks aan te passen aan de voor exploitatiesubsidies toegepaste trendpercentages."

"De grenzen zouden (zoals die bij de NOW subsidies destijds) omhoog moeten in subsidieland en er moet ook voor alle gemeentes dezelfde regelgeving gelden en niet voor elke gemeente een eigen controle protocol."

"De grenzen voor de vereiste van een controleverklaring bij de jaarrekening wanneer er sprake is van een structurele subsidie verhogen. Tevens de mogelijkheden onderzoeken voor een samenstelplusopdracht zoals de 4415N in het kader van de NOW."

"Subsidiënten zouden meer zelf moeten doen in de controle van de bestedingen (of het overlaten aan de stichtingen). Niet al te makkelijk een - algemeen verwoord - accountantsprotocol opschrijven en daarnaar verwijzen. (In mijn praktijk kwam het voor dat de subsidiënt vond dat ik te veel werkzaamheden verrichte terwijl het protocol om nog méér werkzaamheden vroeg)."

"Voor kleine ondernemingen en/of kleine subsidie aangepaste protocollen naar de aard en omvang van de onderneming en de uitgekeerde subsidies."

"Het zou fijn, zijn als de regels overal hetzelfde zijn en dat de accountant ruimte heeft om (in afwijking van de format) aanvullende opmerkingen/mededelingen te doen."

"Wat mij betreft moet de grens voor controleopdrachten op subsidieverantwoordingen aanzienlijk worden verhoogd en dient de minimumgrens bijvoorbeeld gelijk te zijn aan die van middelgrote ondernemingen (dus bijvoorbeeld EUR 15 miljoen baten, EUR 7,5 miljoen balanstotaal en 50 FTE). Op deze wijze worden de controles van verenigingen en stichtingen gelijkgeschakeld met het mkb."

Al eerder genomen acties door NBA

De Subsidie Audits Community (SAC) heeft een Handleiding Subsidiecontroles uitgebracht. Met de handleiding wil de SAC de discussies tussen subsidieverstrekkers, subsidieontvangers en accountants stroomlijnen. Daarnaast heeft de SAC aan de werkgroep van het USK voorgesteld zowel de controlegrenzen als de materialiteit aan te passen.

Subsidiabele kosten in Euro	Materialiteit
< 125.000	geen controleverklaring. Uitsluitend een bestuurs-/ directieverklaring. Deze grens sluit aan bij het Rijksbrede subsidiekader (USK)
125.000 – 500.000	5 procent van de subsidiabele kosten
500.000 - 1.000.000	3 procent van de subsidiabele kosten met een drempel van € 25.000
> 1.000.000	2 procent van de subsidiabele kosten met een ondergrens van € 30.000

De NBA-werkgroep Controleprotocollen (COPRO) en SAC zijn actief betrokken bij het beoordelen van controleprotocollen voor nationale- en internationale subsidies.

Leden die zich kunnen vinden in de reacties en suggesties voor regelverbetering op dit onderwerp, of andere ideeën hebben, kunnen reageren op dit artikel. Ook worden ervaringen gedeeld tijdens de NBA-verenigingsconferentie van 10 juni, tijdens de sessie Regelverbetering.