Kees van Montfort, Matthijs Karssen, Maaike Lycklama en Frank Jan de Graaf

Onderzoekers van de Hogeschool van Amsterdam, Hogeschool Rotterdam en Hogeschool Utrecht onderzochten hoe de mkb-accountant data-analyses kan inzetten in de beroepspraktijk, zodat beter aan de wensen van mkb-klanten op het gebied van performance en directere sturing wordt voldaan. Digitalisering biedt de accountant namelijk mogelijkheden om mkb-ondernemers op basis van data nog beter te adviseren. Het kan daarbij om financiële zaken gaan, maar ook om andere zaken die bij ondernemerschap horen. Denk aan adviezen over voorraden, personeelszaken, procesverbeteringen, verkoopcijfers, duurzaamheid etc.

Begin oktober 2022 presenteerde de onderzoeksgroep de eindresultaten van het onderzoeksproject op het mini-congres 'Data science en mkb-accountants' bij de NBA in Amsterdam. Eén van de tools die het projectteam voor mkb-accountantskantoren heeft ontwikkeld is een Data Analyse Protocol (hierna DAP). Het DAP geeft de accountant inzicht in vragen die bij mkb-ondernemers kunnen leven, waarbij de accountant kan helpen deze te beantwoorden.

De accountancybranche heeft een aantal kenmerken die ervoor zorgden dat de adoptie van automatisering, digitalisering en data-analyse achterloopt. Dit heeft een aantal redenen: door hoge werkdruk is er soms geen kans om te innoveren; de omzet is toereikend, waardoor nut en noodzaak niet worden gezien; door het grote personeelstekort is er geen personeel voor een innovatietraject. En mkb-accountants vinden het te risicovol om te investeren in digitalisering, met het oog op pensionering en de verkoop van het eigen accountantskantoor. Uit eerder inventariserend onderzoek in het kader van dit project bleek dat een data-analyse protocol mkb-accountants kan helpen.

Opzet Data Analyse Protocol (DAP)

"Accountants kijken grofweg veelal naar het verleden en controllers kijken juist naar de toekomst." De roep uit de markt is dat de mkb-accountant ook meer een adviserende rol krijgt, zoals controllers dat hebben. Daar is een model voor gebouwd, dat samen te vatten is als 'meer databewust sturen'. Het DAP ondersteunt de manager bij beslissingen om zijn strategie te concretiseren en te operationaliseren. Het protocol is gebaseerd op het balanced scorecard-model (hierna BSC), een beproefd financieel model. In grote organisaties is dit model vaak geïmplementeerd en onderzocht, maar in het mkb veelal niet.

Het BSC is door Kaplan en Norton ontwikkeld om prestaties te meten. Het idee ervan is dat een organisatie pas goed kan presteren als niet alleen financiële, maar ook niet-financiële prestatiemaatstaven worden meegenomen in de koers en het sturen van de organisatie. De balanced scorecard werkt langs vier perspectieven: financieel; interne processen; klanten & markt en leer & groei.

De balanced scorecard is een ideale mix tussen financiële en niet-financiële maatstaven en tussen leading en lagging indicators. Als je een gewichtig systeem van KPI's van die vier perspectieven neemt, kun je kijken naar je winstgevendheid van nu maar vooral ook naar je value drivers (toekomstige waarde-voorspellers).

Ondernemers kunnen met het DAP de strategie operationaliseren. Uitgaande van de ondernemersstrategie wordt een aantal KPI's gegenereerd waar de ondernemer zich op kan focussen. Om de KPI's te meten kan gebruik worden gemaakt van gegevens uit diverse systemen: ERP-pakketten, boekhoudpakketten, CRM, HRM etc. Overigens worden er geen API's gebouwd, dus data moet zelf uit de systemen worden gehaald. Door gegevens op het allerlaagste niveau in bijvoorbeeld een ERP-pakket vast te leggen, kun je uiteindelijk een abstracte strategie concreet meten.

Het ontwikkelde dashboard is geschikt voor ondernemingen vanaf circa € 1 miljoen omzet, die willen starten met data-analyse en management dashboarding. Het DAP zorgt er voor dat diverse vakgebieden aan elkaar worden verbonden; van strategie tot ICT-systemen, wat het voor de (veelal niet-financiële) mkb-ondernemer makkelijker maakt.

Werking van het Data Analyse Protocol

Het DAP werkt in vijf stappen. In overleg met de klant klikt de mkb-accountant (1) het perspectief aan waarop de klant wil verbeteren (financieel, interne processen, klanten & markt of leer & groei). Binnen dat perspectief worden vervolgens (2) een aantal facetten en (3) bijbehorende kritische succesfactoren (KSF) gegeven, die belangrijk zijn om het desbetreffende perspectief te verbeteren. Per kritische succesfactor staat (4) een aantal ondernemersvragen vermeld die gerichte indicatoren opleveren waar de ondernemer op wil sturen. Dit zijn de indicatoren die kritisch zijn en die idealiter worden gemeten door data uit de onderneming te gebruiken en streefwaarden te formuleren voor desbetreffende kritische prestatie indicatoren. Het verankeren hiervan in de sturing van de onderneming levert concrete verbetering op. Hiervoor moeten (5) de berekenwijze van de KPI's en het systeem waar de informatie in kan staan worden bepaald.

Voorbeeld

Stap 1:  Selecteer het financiële perspectief. Er worden nu drie facetten getoond:

• financiële performance realisatie (extra);
• groeistrategie;
• productiviteitsstrategie.

Stap 2: Selecteer vervolgens één facet, dat het beste past bij de ondernemersvisie/strategie. Bijvoorbeeld 'Groeistrategie'. Vervolgens worden bijbehorende KSF's getoond:

• uitbreiding inkomstenmogelijkheden;
• verhogen klantwaarde.

Stap 3: Selecteer vervolgens één KSF. Bijvoorbeeld 'Uitbreiding inkomstenmogelijkheden'. Vervolgens wordt een aantal ondernemersvragen getoond.

Stap 4: Selecteer nu de ondernemersvragen die het beste passen bij de ondernemersvisie/ strategie. Bijvoorbeeld: Wie zijn interessante nieuwe klanten?
Meetvariabelen c.q. KPI'bs die hier inzicht in geven, zijn: Aantal nieuwe klanten.

Stap 5: Bepaal de berekeningswijze van de KPI en bepaal het systeem waar de informatie in kan staan.
Bijvoorbeeld: aantal nieuwe klant-ID's met verkooporders in boekjaar (uit het CRM/ERP systeem).
Selecteer circa drie KPI's om op te sturen voor dit financiële perspectief. En bespreek periodiek de status en voortgang.

Het gebruik van het DAP

Het DAP is een instrument om snel en gericht urgente ondernemersvragen in beeld te krijgen. Dit is een belangrijke opstap in het meten van prestaties en het data-gericht verbeteren van ondernemingsperformance. Per ondernemersvraag levert het DAP concrete suggesties over de daartoe benodigde data. Als een ondernemer concreet en datagericht wil meten en sturen, kan een ontwikkeltraject worden opgestart dat op basis van ondernemingsdata een stuur-dashboard oplevert. Het DAP kan worden gebruikt via mijnNBA (de ledenportal van de NBA) en via deze link.

Voorbeeldroute DAP

Dit tweejarig onderzoeksproject is mogelijk gemaakt door Stichting Innovatie Alliantie (SIA), onderdeel van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).