Donny Verhulp, Ismail Demiröz, Lex van Teeffelen, Joke Berendsen en Michiel van der Ven

Door het gebruik van ERP-systemen (bijvoorbeeld Exact of AFAS Profit) en websites voor online verkopen, is de hoeveelheid digitale data bij mkb-ondernemingen het laatste decennium fors toegenomen. Maar de communicatie met de mkb-accountant gaat nog regelmatig door het fysiek bewaren en overdragen van de administratie in een ordner of schoenendoos. Bij het toegankelijk maken van deze waardevolle data, ook voor de mkb-ondernemer zelf, kan de mkb-accountant een belangrijke rol spelen.

Op de Hogeschool Utrecht is eerder bij een Honours afstudeeronderzoek voor Deloitte een succesvolle start gemaakt met het kritisch analyseren van en mogelijke oplossingsrichtingen aandragen voor dit fenomeen. Daarbij is gekozen voor een onderwerp dat bij elk mkb-onderneming speelt, onafhankelijk van branche of aanpak: het in kaart brengen van kasstromen door een dashboard, waarbij grote hoeveelheden data visueel in één oogopslag op een aantrekkelijke manier inzichtelijk gemaakt kunnen worden.

Trusted advisor

De potentiële rol van de accountant kan hierbij grote toegevoegde waarde hebben, blijkt uit het onderzoek: Hij of zij wordt gezien als de trusted advisor van de mkb-ondernemer. De accountant is dat in verschillende opzichten. Zie figuur 1: Om mee te beginnen kunnen de interne en vertrouwelijke gegevens rondom kasstromen met een gerust hart worden gedeeld.

Figuur 1: De vier rollen van de accountant voor de mkb-ondernemer

Daarnaast is sprake van grote financiële vakkennis en niet te vergeten een persoonlijke relatie met de ondernemer; ook daar is veel vertrouwen in de accountant. Toch wordt die rol van trusted advisor door de mkb-accountant nauwelijks opgepakt. Door de hoge werkdruk, onder andere veroorzaakt door toenemende wet- en regelgeving, is de beroepsgroep terughoudend met het investeren in nieuwe ontwikkelingen. De accountant heeft daar niet alleen nauwelijks tijd voor, maar ook de noodzaak wordt vaak niet gezien. De reden hiervoor is dat het huidige verdienmodel van het accountantskantoor nog (meer dan) voldoende opbrengt. Investeringen in IT blijven daarmee in de accountancysector achter.

Dashboard in Power BI

Zoals aangegeven is de bedoeling van het onderzoek om een prototype van een dashboard te ontwerpen. Welk dashboard voldoet aan de vraag uit het mkb om de (toekomstige) kasstromen inzichtelijk te maken?

In het onderzoek zijn diverse aanbieders van dashboardsoftware met elkaar vergeleken op functionaliteit. Hierin zijn uiteindelijke twee aanbieders naar voren gekomen, Comandi van Visma en Power BI van Microsoft. Beide hebben goede technische mogelijkheden om een helder en actueel inzicht te bieden in de kasstromen en de vraag vanuit het mkb daarmee te beantwoorden. In het onderzoek is uiteindelijk gekozen om Power BI in een casestudie te gebruiken. Dit omdat in Power BI meer mogelijk is op het gebied van scenario's en toekomstprognoses. Comandi heeft op dit gebied zijn beperkingen en sluit daarmee minder aan bij de vraag uit het mkb om ook inzicht te geven in de toekomstige kasstromen.

De praktische stappen naar een dashboard

Tijdens de casestudie is door de onderzoekers een dashboard prototype gebouwd voor een mkb-onderneming. Daarbij is een stappenplan gebruikt dat begint met het bepalen van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI' s) die de belangrijkste activiteiten van het bedrijf weergeven (figuur 2). Deze stappen vormen dus de basis voor het opzetten van dashboards in het mkb. Voor accountantskantoren ligt hier een gouden kans om in te spelen op de klantbehoefte. Het ontwikkelen van een 'standaard dashboard' met aanvullende mogelijkheden voor de specifieke wensen van de klant zou een nieuw verdienmodel kunnen zijn. Daarnaast biedt het de accountant zelf ook significant meer inzicht in de mkb-onderneming. Dit omdat uit een dynamisch dashboard veel meer inzicht in informatie gegeven wordt, dan af te lezen is vanuit statische getallen uit een grootboek.

Figuur 2: De stappen naar een bruikbaar dashboard in Power BI

In het dashboard is het grootboek minder, of soms zelfs niet, relevant voor actueel inzicht in de kasstromen. Dit was één van de meest verrassende, maar eigenlijk voor de hand liggende conclusies uit het onderzoek. Door een koppeling te maken met de bank worden de bankmutaties automatisch ingelezen en ziet de mkb-ondernemer direct zijn actuele bankstand en de recente mutaties. Met de Power BI-app op de telefoon kan hij of zij overal de laatste transacties van de onderneming zien.

De stap van inzicht hebben in de cijfers uit het verleden, vaak via het grootboek, naar inzicht in het heden is een grote stap in het mkb, zo bleek in het onderzoek. Met dit dashboard is het mogelijk om nog een stap verder te zetten en ook vooruit te kijken. Hiervoor kan de mkb-accountant samen met de mkb-ondernemer een kasstroombudget opstellen, eventueel met meerdere scenario's, voor het komende boekjaar met daarnaast een latest estimate. Daarin worden de laatste verwachtingen voor de komende periode verwerkt.

Reacties uit de praktijk

De casestudie toont aan dat het dashboard de kasstromen inzichtelijk maakt. In de casestudie zijn echter veel functies van Power BI niet benut. De grootste ontwikkeling die de casestudie laat zien is dat door het direct inlezen van bankgegevens in het dashboard en de koppeling met het ERP-systeem voor de stamgegevens van met name klanten en leveranciers, het eenvoudig is om kasstromen inzichtelijk te maken (figuur 3). De transactiegegevens worden op deze manier niet meer uit het boekhoudsysteem gehaald. Hierbij is een grootboek dan dus niet meer noodzakelijk. "Het grootboek kan eigenlijk zo de kliko in", zo formuleerde één van de betrokkenen het.

"Het dashboard is een zeer handige tool om snel inzicht te krijgen in een aantal essentiële financiële aspecten van onze bedrijfsvoering. Power BI is een overzichtelijke tool, waar makkelijk mee te werken valt en zeker mee gewerkt gaat worden", aldus de mkb-ondernemer. "Het dashboard in Power BI is gebaseerd op de basisadministratie en geeft een goede verdieping in de cijfers. Het sluit aan bij de wensen van de onderneming zonder een diepgaand technische analyse. Power BI is op deze manier toegankelijk gebleven voor de mkb-ondernemer", stelde de mkb-accountant van de ondernemer die deelnam aan de casestudy.

Figuur 3: Voorbeeld dashboard voor het inzichtelijk maken van bankmutaties

Het dashboard als hulpmiddel en meer…

Uit het onderzoek komt naar voren dat het gebruik van een dashboard een belangrijk hulpmiddel kan zijn voor de mkb-ondernemer, maar dat niet alleen. Het dashboard kan ook de mkb-accountant een actueel inzicht geven in de kasstromen van de onderneming (figuur 4). De mkb-accountant heeft met het dashboard een goede mogelijkheid om zijn verdienmodel uit te breiden en de klant beter te leren kennen. De rol van de accountant gaat daarmee essentieel veranderen.

Data-analyse en betrouwbare data spelen hierin wel een cruciale rol om tot een bruikbaar dashboard te komen. De mkb-accountant zal de ondernemer vaak moeten begeleiden in de weg hiernaartoe: het digitaliseren van de onderneming. Hiervoor dient de mkb-accountant uiteraard wel eerst zelf te zijn opgeleid in het gebruik van dashboards. Als alternatief  moet de backoffice van het accountantskantoor de bouw van het dashboard oppakken en de mkb-accountant met de technisch aspecten ondersteunen. Dit laatste is wat inmiddels bij Deloitte gebeurt.

Figuur 4: Dashboard als verbindende schakel

In welke vorm dan ook: Dat dashboards veel mogelijkheden bieden voor de mkb-accountant, is uit dit onderzoek duidelijk naar voren gekomen.