Richard Knops

Met name de eisen aan de vaststelling van de feitelijke levering leiden tot discussie.

Ter introductie: een gemiddelde zorgorganisatie betaalde in 2018 zo’n 121.000 euro aan accountantskosten, schrijft Intrakoop. Dat komt neer op zo’n € 1,57 per duizend euro omzet. GGZ-organisaties zitten een stuk boven dat gemiddelde met € 2,66 en jeugdzorg valt nog duurder uit: € 3,60. Hierna schets ik waarom. Met name de eisen aan de vaststelling van de feitelijke levering leiden tot discussie.

De accountantscontrole productieverantwoording Jeugdwet 2019

De werkgroep Controleprotocollen (COPRO) van de NBA heeft het Algemeen Accountantsprotocol Financiële Productieverantwoording WMO en Jeugdwet 2018 (en 2019) beoordeeld van het zgn. Project i-Sociaal Domein (iSD). Dit vormt de basis voor de accountantscontrole van de productieverantwoording Jeugdwet.

Hieronder de belangrijkste controle-elementen op een rij. 

1. Het recht op het verstrekken van zorg

Er is een geldige zorglegitimatie aanwezig van een indicerend orgaan of (medisch) specialist. Dit komt naar voren uit een zogenoemd ‘rondetafelgesprek’, waarin de therapeut met de cliënt of diens vertegenwoordiger afspreekt – samen met de budgetverstrekker – op hoeveel zorg(tijd) de cliënt recht heeft en tegen welk tarief. De zorginstelling ontvangt hiervoor een beschikkingsnummer (indicatiebesluit), waarop de zorg (elektronisch) kan worden gefactureerd. Uren maal tarief.

De zorginstelling zorgt verder voor een getekende samenwerkingsovereenkomst met de overheidsinstantie, dan wel de zorgverzekeraar.

2. De bepaling van de omvang van de zorg

Een onderliggende urenregistratie waarborgt dat de geleverde omvang van de zorg correct is geregistreerd. Dit vormt de basis van de facturatie. Overschrijding van de bandbreedte waarin mag worden geleverd wordt snel gesignaleerd door een geautomatiseerd zorgregistratiesysteem, waardoor afwijkingen steeds minder voorkomen. Zorgmanagers bewaken dit. 

3. De vereisten aan de declaratie

Het tarief is gelijk aan het tarief dat met de instanties is afgesproken volgens het afgesloten contract. De aantallen komen voort uit het zorgregistratiesysteem.

4. Het aantonen van de levering van zorg

Zorginstellingen geven aan in het bezit te zijn van certificeringen die de kwaliteit van de zorg waarborgen. Verder zijn er geen of nauwelijks klachten aanwezig van cliënten of hun vertegenwoordigers. De klachten die er zijn, zijn naar tevredenheid afgehandeld. Uit materiële  controles zijn verder geen bijzonderheden naar voren gekomen. De doelstellingen die met cliënten zijn afgesproken zijn grotendeels behaald en de zorg is volop in gang, wanneer ik het gebouw betreedt.

In het zorgproces zijn beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat de verantwoorde zorg is geleverd.

In het zorgproces zijn beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat de verantwoorde zorg is geleverd. Er is een planning voor zorgmedewerkers waarin het overeengekomen zorgaanbod wordt toegelicht. Het zorgplan wordt ondertekend door de cliënt of diens vertegenwoordigers.

Materiële controles van de geldverstrekkers

Het doel van de materiële controle is voldoende zekerheid verkrijgen dat de gedeclareerde zorg doel- en rechtmatig is. Om dit doel te bereiken zet het zorgkantoor controlemiddelen in. Denk hierbij aan het uitvoeren van een bureaucontrole op de bij ons beschikbare (declaratie)gegevens, of een detailcontrole op locatie van de zorgaanbieder.

Controles op de feitelijke levering vinden plaats door:

• Aanwezigheid procesbeschrijving declaratieproces.
• Aanwezigheid interne controles op doel- en rechtmatigheid. Deze doelstellingen zijn gebaseerd op het profiel van de cliënt en de deskundigheid van de gedragswetenschapper en afgestemd met de ouders.
• Aanwezigheid interne controles op de kwaliteit van de cliëntendossiers. Een adviesbureau bekijkt of de procedures zijn beschreven en of die voldoen aan externe kwaliteitstoetsers (zoals bijvoorbeeld DNV).
• Managementletter over de uitgevoerde audit (AO/IC) van het afgelopen jaar. Dit betreft de interne controle door de AO/IC’er. Dit ligt in lijn met de aard van de controlewerkzaamheden van de controlerend accountant.
• Analyse declaratiegedrag, benchmarking, trendanalyse en verbandscontrole
• Aanwezigheid evaluatie juiste indicatie zorg voor cliënt.

Uitkomsten uit vragenlijsten en telefonisch overleg vormen de basis voor een eventueel aanvullend bezoek.

(Deze punten zijn gebaseerd op materiële controles van de zorgkantoren CZ en VGZ in 2019.)

De toetsing van de kwaliteitsbeoordelaar

Binnen het dossier wordt aangegeven dat medewerkers hun uren netjes hebben verantwoord, dat dit aansluit bij de declaraties en past binnen de bandbreedte van de zorg.  Ook zijn er geldige indicatiebesluiten aanwezig. Verder sluit de verantwoording aan met de afgesproken tarieven en het aantal uren sluit aan met het zorgregistratiesysteem.

Tijdens de beoordeling van het dossier merkt de toetser echter op dat er een onzekerheid is van wezenlijk belang over de rechtmatigheid van de zorg op basis van deze informatie. De aanwezigheid van de cliënten kan immers niet worden gewaarborgd. Er is geen tegengesteld belang aanwezig. Zij tekenen zelf niet voor iedere behandeling die ze hebben gehad. Ook kan niet worden gewaarborgd dat de doelstellingen ook echt zijn behaald. De urenverantwoording vormt onvoldoende basis.

Op basis van deze controle wordt de zorginstelling geadviseerd de vertegenwoordigers van de cliënten te laten tekenen voor de ontvangen zorg. Verder moet het vervoer worden gecontroleerd als extra controlemiddel.

Hoe nu verder?

Als wij zo doorgaan zullen de kosten voor jeugdzorginstellingen alleen maar oplopen.

Als wij zo doorgaan zullen de kosten voor jeugdzorginstellingen alleen maar oplopen. Als het aan mij ligt laten we deze rechtmatigheidstoets over aan kwaliteitsdeskundigen en bemoeien we hier ons niet meer mee. Laten wij ons vooral richten op de data.