Hugo van der Meer

De verzekeraar (volmachtgever) moet als uitbestedende partij grip houden op de werkzaamheden van de gevolmachtigd agent. De gevolmachtigd agent beheert in feite de 'pen en portemonnee' van de verzekeraar.

Één van de aanbevelingen van DNB was om bij de gevolmachtigd agent een systeem van risicobeheersing te hanteren dat gelijkwaardig is aan de risicobeheersing bij de verzekeraar. Om dit te realiseren is in 2017 het Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten (WRV) geïntroduceerd. Dit betreft een interne takenlijst die de gevolmachtigd agent gedurende het jaar moet uitvoeren en onderbouwen. Het WRV bestaat uit 113 controlepunten (op jaarbasis ongeveer driehonderd taken), die maandelijks, eens per kwartaal danwel eens per jaar moeten worden uitgevoerd. De vastlegging vindt plaats in een online applicatie, waar zowel de verzekeraar als de gevolmachtigd agent toegang toe hebben. 

Begin 2018 is het accountantsprotocol gepubliceerd op de website van de NBA. Het protocol is opgesteld door de Werkgroep Risicobeheersing, een samenwerking van het Verbond van Verzekeraars en de Nederlandse Vereniging van Gevolmachtigde Assurantiebedrijven (NVGA). Het is een nieuw protocol waar nog geen ervaringen mee zijn opgedaan. SVC Groep is als branchespecialist in de financiële dienstverlening nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling van dit accountantsprotocol en heeft meerdere pilots uitgevoerd.

Onvoldoende bewust

De accountant zal over boekjaar 2018 in totaal 42 punten van het WRV onderzoeken en rapporteren via een rapport van feitelijke bevindingen. Dat is een aanzienlijke verzwaring van werkzaamheden voor de accountant en dus ook de gevolmachtigd agent. In de praktijk merken wij dat accountants nog onvoldoende bewust zijn van deze nieuwe aanpak. Dit kan bijvoorbeeld simpelweg omdat de klant de accountant nog niet heeft geïnformeerd over deze wijziging.  Door te verwijzen naar het controleprotocol wordt dit misverstand vaak weggenomen.

'In de praktijk merken wij dat accountants nog onvoldoende bewust zijn van deze nieuwe aanpak.'

Ook bestaat de misvatting dat het werkprogramma zorgt voor minder werk voor de accountant. Dit komt omdat klanten denken dat een betere risicobeheersing via het werkprogramma leidt tot minder werkzaamheden voor de accountant. Dat is onjuist, de accountant zal nog steeds over 42 punten moeten rapporteren. Wel kan het gestructureerd en eenduidig vastleggen van interne controles vanzelfsprekend leiden tot efficiënt onderzoek. De accountant heeft hierin ook een adviserende taak.

Een andere misvatting is dat de opdracht in het verlengde ligt van het samenstelwerk. Dat is onjuist, omdat veel onderwerpen in de takenlijst hier niet mee samenhangen en beperkt aan bod komen bij een samenstelopdracht. Denk bijvoorbeeld aan zichtbare functiescheiding bij acceptatie en schadebehandeling wat veel verder gaat. Waarbij het werkprogramma wel uitstekend kan dienen, is het in kaart brengen van het bedrijf en haar omgeving.

Basis voor de controle

Het werkprogramma kan ook prima fungeren als basis voor de controle van de jaarrekening van het volmachtbedrijf en dan met name ook weer als basis voor het in kaart brengen van het bedrijf én het vaststellen van de aanwezige key controls. Let er hierbij wel op dat het aantal deelwaarnemingen om de werking te testen vaak moet worden uitgebreid om een conclusie te kunnen vormen. Uiteraard vindt in het rapport van bevindingen geen conclusievorming plaats, want dat is aan de lezer.

'Als u de klant en uzelf in het drukke voorjaar verrast met meer werkzaamheden kan dat weerstand oproepen.'

Het WRV 2018 moet naar alle waarschijnlijkheid uiterlijk 1 februari 2019 zijn afgerond. Pas daarna kan de accountant aan de slag. Houdt hiermee rekening in de planning en wanneer u werkzaamheden gaat combineren. De deadline voor het aanleveren van een rapport van bevindingen is 30 juni 2019; de accountant moet dus ruim hiervoor rapporteren. Wat het spannend maakt is dat het niet tijdig inleveren van het rapport mogelijk kan leiden tot een afslag op de beloning van de verzekeraar aan de gevolmachtigd agent.

Van belang is dat u tijdig met uw klant het controleprotocol bespreekt. Op het moment dat u de klant en uzelf in het toch al drukke voorjaar verrast met meer werkzaamheden kan dat weerstand oproepen. Ook kan het uw toch al drukke planning hinderlijk verstoren.

Kennis

Kijk ook goed of u de benodigde kennis voor de opdracht in huis hebt. Een goede uitvoering van de werkzaamheden vereist een goed inzicht in de werkzaamheden en verantwoordelijkheden van de gevolmachtigd agent. U kunt er ook voor kiezen de rol als huisaccountant te blijven vervullen en te steunen op de werkzaamheden van een specialistische partij. Wij hebben meerdere malen meegemaakt dat verzekeraars rapportages van accountants hebben afgekeurd, omdat de benodigde diepgang ontbrak. Ook is het voorgekomen dat de accountant de opdracht teruggaf, waardoor de gevolmachtigd agent in de problemen kwam met haar deadlines. Dit laatste is niet meer nodig, gezien de aanwezigheid van een helder controleprotocol.

Het is belangrijk dat het vertrouwen in het volmachtkanaal wordt verbeterd. Een zorgvuldige uitvoering en rapportage van het WRV is hiervoor een basisvereiste. De accountant heeft hierin een belangrijke taak, door het uitbrengen van bruikbare rapportages die zowel de gevolmachtigd agent als verzekeraar kunnen aanzetten tot het beheersen van de bedrijfsrisico's. Ga dus op tijd in gesprek met uw klant!