Anja Zandee-Dingemanse

Er is regelmatig discussie met de belastingdienst over de vraag in hoeverre bepaalde kosten die zowel een privé-element als een zakelijk element hebben, aftrekbaar zijn. Uitgaven die voor de zaak gedaan zijn en op zakelijke overwegingen berusten, kunnen ten laste van de winst worden gebracht. De inspecteur heeft niet de bevoegdheid te toetsen of de uitgaven ook zakelijk verantwoord waren. Hij heeft dus niet het recht om de doelmatigheid van de gemaakte kosten te beoordelen.

De wijze waarop een onderneming wordt gedreven, wordt in beginsel bepaald door de ondernemer en het is aan hem om te beoordelen op bepaalde uitgaven voor de onderneming nut hebben. Als randvoorwaarde geldt dat het niet mag gaan om uitgaven die in wezen bedoeld zijn om in een privébehoefte te voorzien.

Maar waar ligt de grens? De zakenreis kan ook persoonlijk aantrekkelijk zijn; van de representatie geniet de ondernemer zelf ook enorm. Is er een criterium aan de hand waarvan kan worden vastgesteld welke uitgaven wél en welke niét aftrekbaar zijn?

Criterium

Dat het in de praktijk vaak moeilijk is in dit grensgebied de zakelijke en privékosten te onderscheiden blijkt uit de vele rechterlijke beslissingen hierover. De Hoge Raad zoekt het criterium in de vraag of de uitgaven op basis van zakelijke dan wel persoonlijke overwegingen zijn gedaan. Om aftrekbaar te kunnen zijn, dient de ondernemer aannemelijk te maken dat de uitgaven op grond van zakelijke overwegingen zijn gedaan. Maar ook de zakelijke belangen van de onderneming kunnen worden beïnvloed door persoonlijke omstandigheden. Dat is het geval bij uitgaven voor feesten rondom de persoon van de ondernemer.

Feesten

Bij het vieren van persoonlijke gebeurtenissen kunnen zakelijke belangen meewegen. De kosten die daarmee zijn gemoeid, zijn aftrekbare ondernemingskosten. Zo zijn de extra kosten van een feestavond ter gelegenheid van het huwelijk of verjaardag van de ondernemer waarbij naast familie ook werknemers en zakelijke relaties aanwezig zijn, aftrekbaar. Kostenverdelingen op basis van de verdeling tussen 'privégasten' en 'zakelijke gasten' zijn in de uitvoeringspraktijk heel gebruikelijk.

Gastenlijst

Het is dus van belang dat de zakelijkheid van de kosten kan worden bewezen. Die bewijslast rust op de ondernemer. Daarvoor is voldoende dat de ondernemer aannemelijk maakt dat de kosten zakelijk zijn. Bijvoorbeeld omdat de ondernemer een relatie wil versterken, opbouwen of onderhouden of om meer naamsbekendheid te genereren. De zakelijkheid van een etentje kan worden aangetoond door de reden van het etentje op de bon te schrijven. En bij een feest kan de gastenlijst een belangrijke aanwijzing voor de zakelijkheid zijn.

Als de ondernemer goed bewijs heeft, kunnen de kosten van een feest in aftrek gebracht worden op de winst. Met een gastenlijst kan aangetoond worden dat de gasten zijn de uitgenodigd uit 'zakelijke overwegingen'. Dat vergroot de feestvreugde met een aftrekpost!