Eric Mantelaers en Martijn Zoet

Om de context te schetsen nog even kort de kern van het vorige artikel. Het VTA-model maakt het mogelijk het containerbegrip ‘data-analyse’ concreet in verschillende categorieën te onderscheiden. Het is een hulpmiddel dat door het beantwoorden van drie vragen komt tot de specifieke data-analyse die de persoon in kwestie wil uitvoeren. Het model begint altijd in de binnenste cirkel, waarbij de vraag wordt gesteld welk element er geanalyseerd moet worden: een proces, een beslissing of een object?

Wanneer er wordt gekozen voor een procesanalyse, wordt aanvullend de vraag gesteld wat je wil analyseren met betrekking tot dit proces (tweede ring). Wil je een proces voor het eerst ontdekken, wil je het controleren tegen een vastgestelde norm of wil je een proces verbeteren? Wanneer dit bepaald is, wordt naar de derde ring gegaan, waarin je de mate kunt bepalen waarin je het gewenste (bepaald in de eerste twee ringen) kan meten.

In dit artikel worden eerst kort de twee binnenste cirkels uiteengezet, waarna de werking van het model op basis van de zogenaamde three-way-match wordt toegelicht.

Figuur 1:'Value through Analytics' (VTA) model dr. Zoet (2018)

Wat en waarom analyseren?

De binnenste cirkel van het VTA-model geeft antwoord op de vraag: "Wat wil ik analyseren?" Het antwoord op deze vraag kan één van de volgende drie concepten zijn: 1. een proces, 2. een beslissing of 3. een object. Voorbeelden van financiële processen zijn purchase to pay en order to cash. Een voorbeelden van beslissing in deze processen is going concern assessment. Bedrijfsobject zijn objecten waarover de organisatie informatie wil, maar die geen processen en beslissingen zijn. Voorbeelden hiervan zijn klanten en omzet.

De tweede cirkel van het VTA-model geeft antwoord op de vraag: "Waarom wil ik het analyseren?" Hier op zijn ook drie antwoorden mogelijk: 1. ontdekken, 2. controleren en 3. verbeteren. Bij ontdekken is er nog geen analyse, model of dashboard beschikbaar en is het doel een analyse, model of dashboard te creëren. Bij het analyseren van een bedrijfsobject kan dit gaan om een analyse die de omzet per tijdseenheid toont, of een grafiek waarin de trend van de omzet wordt getoond. Bij een proces of beslissing kan dit gaan om een procesmodel of beslissingsmodel. Bij controleren wordt data getoetst tegen een norm. Hierbij wordt een proces of een beslissing vergeleken tegen een procesmodel of beslismodel zoals het ideaal zou moeten lopen, en worden de afwijkingen gerapporteerd. Bij verbeteren is er een bestaande analyse, model of dashboard beschikbaar, maar wil men dat deze door middel van data-analyse worden verbeterd.

Nu naast de buitenste cirkel ook de twee binnenste cirkel zijn uitgelegd, beschrijven wij op basis van de three-way-match een voorbeeld dat elk van de drie cirkels beïnvloedt.

De three-way-match als voorbeeld

De three-way-match is een controle die op basis van bestaande controletechnische functiescheidingen vaststelt of, op basis van gelijkheid tussen bestelling, ontvangst en factuur, betaald kan worden. Er wordt vergeleken of bij de betaalde factuur goederen ontvangen zijn en een inkooporder is geplaatst. Natuurlijk zijn er ingewikkelder analyses mogelijk, maar als uitleg is dit een mooi voorbeeld om het geheel te illustreren.

Figuur 2 Voorbeeld Three-way-match

Wanneer wij nu de volgende analyse uitvoeren: object - ontdekken - beschrijven, wat gebeurt er dan? In dat geval kan er bij een three-way-match gekeken worden naar de individuele objecten en de informatie die hierover beschikbaar is. Voorbeelden van analysevragen zijn:

1. Hoeveel three way matches zijn er in 2018 uitgevoerd?
2. Hoeveel three way matches hadden er in 2018 moeten worden uitgevoerd?
3. Wat is de omzet per maand?
4. Wat is het aantal verkochte producten per product per jaar?

Met betrekking tot de laatste twee vragen zijn mogelijke visualisaties om deze te beantwoorden weergegeven in figuur 3 (Afzetstatistiek over periode 2) en figuur 4 (Omzetstatistiek over de eerste zes maanden).

Wanneer wij nu de volgende analyse uitvoeren: proces - ontdekken - beschrijven, wat gebeurt er dan? In dat geval kan er bij een three-way-match gekeken worden naar de volgorde van activiteiten die plaatsvinden, zie figuur 5: Executievarianten van (controle) activiteiten. In deze figuur wordt de volgordelijkheid van (controle) activiteiten, ofwel de executievarianten toegelicht. Hiermee kan onder andere worden geanalyseerd of de interne controles van de organisatie goed zijn ingericht. Voorbeelden van analysevragen zijn:

1. Hoeveel executievarianten zijn er van het three-way-matching proces?
2. Welke executievarianten zijn er van het three-way-matching proces?
3. Wat is de doorlooptijd per executievariant van het three-way-matching proces?

Figuur 5 Executievarianten van (controle) activiteiten

Als aanvulling op de objectanalyse krijgt de accountant nu informatie over wanneer de three-way-match wordt gerealiseerd. Stel u controleert bij uw controle of alle three-way-matches aanwezig zijn en of deze allemaal ‘sluitend’ zijn. Uit de procesanalyse blijkt dat maar tien procent wordt gerealiseerd als in variant 1 en de overige negentig procent is verdeeld over variant 2 en 3. Dan heeft u alsnog wel een aantal vragen die u kunt stellen.

Wanneer wij nu de volgende analyse uitvoeren: beslissing - ontdekken - beschrijven, wat gebeurt er dan? In dat geval kan er bij een three-way-match gekeken worden naar de conclusie die een accountant wil trekken op basis van de voorwaarde(condities) die hebben plaatsgevonden. Hierbij speelt, in tegenstelling tot een proces, de volgordelijkheid minder een rol. Een voorbeeld van een beslissing staat weergegeven in figuur 6.

In dit geval bestaat de beslissing 'Bepaal risicoscore three-way-match' uit vier sub-beslissingen: 1. bepaal matchingsrisico, 2. bepaal risico doorlooptijd, 3. bepaal risico volgordelijkheid en 4. bepaal risico superuser. Elk van deze beslissingen heeft onderliggende regels, waarbij op grond van specifieke condities tot een conclusie kan worden gekomen.

Een voorbeeld hiervan wordt getoond in tabel 1, waarin de logica voor de beslissing 'bepaal risico volgordelijkheid' wordt aangegeven. Hierbij is te zien dat wanneer de volgorde normaal wordt uitgevoerd er geen score wordt toegekend, terwijl wanneer er wel een afwijking is, een specifieke score wordt toegekend. Deze score en de gebruikte normen (bedrijfsregels) zijn deels generiek en deels context bepaald (specifiek).

Tabel 1 Overzicht Normen voor Three-Way-Match

Een analyse van de beslissingen en onderliggende bedrijfslogica op het niveau beslissing - ontdekken - beschrijven geeft antwoord op de volgende vragen:

1. Hoeveel executievarianten zijn er van de beslissing 'bepaal risico volgordelijkheid'?
2. Welke executievarianten van de beslissing 'bepaal risico volgordelijkheid' zijn er?
3. Wat is de doorlooptijd per executievariant van de beslissing 'bepaal risico volgordelijkheid'?

In dit artikel zijn drie typen data-analyse besproken. De snelle rekenaar zal ondertussen hebben uitgerekend dat er 54 typen analyses mogelijk zijn. Op basis van de vraag die gesteld wordt, is een set van patronen gedefinieerd. Aan elk patroon is een algoritme (een aantal nauwkeuring gedefinieerde rekenregels) gekoppeld en een manier van visualiseren. Deze aanpak wordt in het derde artikel besproken.