Categorie: Wet- en regelgeving
Onderwerp: Vijf personen bij kleine accountantseenheden
Regelgeving: Nadere Voorschriften Kwaliteitssystemen (NVKS)

Vraag…

Accountantseenheden die NVKS-opdrachten uitvoeren, moeten een kwaliteitssysteem hebben. Kleine accountantseenheden mogen gebruik maken van een beperkt regime (artikel 27, tweede lid). Bij een kleine accountantseenheid zijn maximaal twee eindverantwoordelijke accountants of één eindverantwoordelijke accountant en één eindverantwoordelijke professional werkzaam. Daarnaast mogen maximaal vijf personen betrokken zijn bij de opdrachtuitvoering of bedrijfsvoering.

Wie tellen mee voor het maximaal aantal personen? En tellen ingehuurde specialisten van vaktechnische bureaus of serviceorganisaties ook mee?

Antwoord…

De gedachte achter maximaal vijf personen is dat een eindverantwoordelijke accountant nog direct kan aansturen en met oogtoezicht kan monitoren zonder een gedetailleerd kwaliteitssysteem (span of control). Het gaat daarbij om vijf personen en niet om vijf fte. Fte's kunnen immers over meerdere personen verdeeld zijn. Het gaat om personen betrokken bij:

• de opdrachtuitvoering van NVKS-opdrachten, zoals een assistent-accountant;
• de bedrijfsvoering, zoals een secretaresse, receptioniste, salarisadministrateur of koffiejuffrouw.

Het gaat om het op enigerlei wijze betrokken zijn bij het handelen van de accountantseenheid, maar niet als klant of leverancier. Immers voor al deze personen geldt dat zij zich ook moeten houden aan relevante fundamentele beginselen zoals bijvoorbeeld vertrouwelijkheid (geheimhouding).

Vuistregel is dat personen meetellen die worden ingehuurd om onder de eindverantwoordelijkheid van de leiding van het kantoor taken uit te voeren ten behoeve van de eenheid of een specifieke opdracht van de eenheid. Bijvoorbeeld een tijdelijke ingehuurde accountant of een accountant van een vaktechnisch bureau die frequent of zelfs structureel meedenkt in het kader van opdrachten en dus een vaktechnische rol vervult.

Voorbeelden van personen die op een andere manier betrokken zijn bij de opdrachtuitvoering maar niet meetellen:

• een externe ingeschakelde specialist (op een ander gebied dan financiële verslaggeving of controle), bijvoorbeeld een pensioendeskundige, fiscalist of jurist. Hij verricht de werkzaamheden ten behoeve van de NVKS-opdracht onder eigen verantwoordelijkheid en is geen onderdeel van het opdrachtteam.
• een waarnemer van een eindverantwoordelijke accountant: hij wordt pas actief bij langdurige afwezigheid van een eindverantwoordelijke accountant.
• een accountant van buiten de accountantseenheid waarmee de eindverantwoordelijk accountant jaarlijks een evaluatie uitvoert (conform artikel 27 lid 2b NVKS): hij verricht immers geen directe werkzaamheden ten behoeve van de opdrachtuitvoering of de bedrijfsvoering.
• een externe persoon die wordt gevraagd over een enkele vaktechnische vraag na te denken, zoals een medewerker van de helpdesk van de NBA.

Een persoon die wordt ingehuurd telt alleen mee in de periode waarin deze persoon een bepaalde rol bekleedt. Als een secretaresse na een halfjaar wordt vervangen door een ander dan gelden deze als één persoon.