John Weerdenburg

In november 2015 is het Burgerlijk Wetboek gewijzigd. Deze wijzigingen zijn verplicht voor alle jaarrekeningen waarbij het boekjaar aanvangt op of na 1 januari 2016. Deze wijzigingen en de gevolgen van de Flex regelgeving hebben impact op de planning van de werkzaamheden van de accountant.

Opmaaktermijn

De jaarrekening van een NV en BV dient jaarlijks, binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar, door het bestuur te worden opgemaakt (artikel 2:101 en 210 BW). Voor een coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij en commerciële vereniging of stichting geldt een termijn van zes maanden (artikel 2:10, 48 en 58 BW). Het boekjaar van een rechtspersoon is gelijk aan het kalenderjaar, dat wil zeggen 1 januari tot en met 31 december, tenzij in de statuten een ander boekjaar is vastgesteld, bijvoorbeeld 1 september tot en met 31 augustus (artikel 2:10a BW).

Deze vijf- of zesmaandstermijn voor opmaking van de jaarrekening kan door de algemene vergadering (bij NV of BV), wegens bijzondere omstandigheden, worden verlengd met maximaal vijf maanden respectievelijk vier maanden (artikel 2:48, 58 BW). Voor het nemen van een verlengingsbesluit behoort formeel een algemene vergadering te worden bijeengeroepen en deze besluitvorming in notulen te worden vastgelegd. Daarmee ontstaat dan een maximale termijn voor het opmaken van de jaarrekening van tien maanden na afloop van het boekjaar.

Ondertekening

De opgemaakte jaarrekening ('het oorspronkelijke exemplaar van de jaarrekening') moet door de bestuurders en commissarissen worden ondertekend. Voor zover de wettelijk vereiste handtekeningen op het oorspronkelijke exemplaar van de jaarrekening zijn gesteld, mag op de andere exemplaren daarvan worden volstaan met vermelding van de namen der ondertekenaren.

Als een handtekening op het oorspronkelijke exemplaar ontbreekt, wordt de reden daarvan ook op de andere exemplaren vermeld (artikel 15 BMJ). Als het bestuur door een rechtspersoon wordt gevoerd, zal bij de ondertekening van de jaarrekening de naam van de rechtspersoon-bestuurder worden vermeld en zal de ondertekening namens die rechtspersoon door een (of meer) daartoe gerechtigde natuurlijke personen moeten geschieden.

Vaststellen jaarrekening

Voor het vaststellen van de jaarrekening moet de opgemaakte jaarrekening worden aangeboden aan de algemene vergadering of ledenvergadering. Deze jaarrekening moet door alle bestuurders van de rechtspersoon worden ondertekend.

De jaarrekening kan slechts worden vastgesteld als het tot vaststelling bevoegde orgaan kennis heeft kunnen nemen van de controleverklaring.

De jaarrekening kan slechts worden vastgesteld als het tot vaststelling bevoegde orgaan kennis heeft kunnen nemen van de controleverklaring. Deze controleverklaring dient - als het een controleplichtige rechtspersoon betreft - aan de jaarrekening te worden toegevoegd. Als geen controleverklaring wordt opgenomen in de 'Overige Gegevens' dan is er sprake van een kleine rechtspersoon. Voorheen werd in de Overige Gegevens een mededeling opgenomen waarom de accountantsverklaring ontbreekt (artikel 2:392 lid 1 sub a BW). Een kleine rechtspersoon heeft nu een vrijstelling tot het opmaken van de Overige Gegevens.

De jaarrekening moet binnen twee maanden na afloop van de voor het opmaken voorgeschreven termijn (vijf of zes maanden, dan wel de verlengde termijn van tien maanden) worden vastgesteld. Als de statutair bestuurders exact dezelfde (rechts)personen zijn als de aandeelhouders, vallen volgens BW2 opmaken en vaststellen samen. Dit staat in artikel 210 lid 5 BW2.

Deze regel geldt alleen niet als in de statuten is vermeld dat de regel niet van toepassing is. Dit betekent dat de jaarrekening in deze situatie binnen tien maanden na afloop van het boekjaar moet worden opgemaakt én en dus ook binnen deze periode is vastgesteld.

Openbaarmakingstermijn

De opgemaakte jaarrekening moet worden vastgesteld door de algemene vergadering. Hiervoor is geen wettelijke termijn gegeven. Wel dient er tussen de datum waarop de (opgemaakte) jaarrekening voor aandeelhouders en leden ter inzage ligt en de daadwerkelijke vaststelling van de jaarrekening een termijn van ten minste acht dagen voor BV's (artikel 2:225 BW) te liggen. Tevens is wettelijk bepaald dat na vaststelling van de jaarrekening deze binnen acht dagen openbaar moet worden gemaakt, door deponering bij het handelsregister (artikel 2:394 lid 1 BW).

De jaarrekeningen 2016 moeten dus uiterlijk op 31 december 2017 zijn gedeponeerd. Als de statutair bestuurder exact dezelfde personen zijn als de aandeelhouders, dan zal de uiterlijke termijn 8 november 2017 zijn (tien maanden opmaak- en uitsteltermijn en acht dagen voor deponering). 

De Kamers van Koophandel bevelen trouwens aan om op de jaarrekening die ter openbaarmaking in het handelsregister wordt aangeboden geen handtekening(en) te plaatsen, maar te volstaan met de namen van de ondertekenaren.

Sancties niet (tijdig) deponeren

Het niet tijdig publiceren van de jaarrekening kan ernstige gevolgen hebben. Ten eerste is het een economisch delict, dus een strafbaar feit. Dit kan leiden tot een flinke geldboete (met een maximum van 19.500 euro).

Het niet tijdig publiceren van de jaarrekening is een economisch delict, dus een strafbaar feit.

Ten tweede - voor  de praktijk zo mogelijk nog belangrijker - wordt het niet of niet tijdig deponeren van jaarrekeningen aangemerkt als onbehoorlijke taakvervulling door het bestuur. In het geval van faillissement ontstaat dan het wettelijke vermoeden dat deze onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak kan zijn van dit faillissement.

Hierdoor zijn de bestuurders tegenover de boedel hoofdelijk aansprakelijk voor alle schulden van de BV en ontstaat een omkering van de bewijslast. Op de bestuurder rust de taak te bewijzen dat er geen verband is tussen diens onbehoorlijke taakvervulling en het faillissement.

Ten slotte zorgt het niet tijdig deponeren van de jaarrekening ook nog eens voor een slechtere credit rating bij de kredietverzekeringsmaatschappijen.   

Hoewel het publiceren van een jaarrekening soms slechts een formaliteit kan lijken, kan het nalaten daarvan dus grote gevolgen met zich mee brengen. Houd daar goed rekening mee en informeer uw cliënt over deze wijzigingen.