Bij een groot deel van de automaten wordt met cash geld betaald. Elke automaat is via een modem verbonden met het systeem van LollipopCashers en geeft een signaal als de automaat is volgeraakt met muntgeld. Evenals LollipopCashers hebben de openbare scholen inzicht in het systeem. Op basis van de signalen van de automaten wordt een overzicht gemaakt dat wordt gebruikt voor de planning voor het legen van de automaten. Bij het legen van de automaten wordt gebruikgemaakt van gesealde cassettes. Elke cassette is voorzien van een barcode zodat per automaat de afzet, de omzet en collectes kan worden gevolgd. LollipopCashers heeft een contract met een waarde-transporteur aan wie de cassettes worden overgedragen. De waarde-transporteur telt het geld en stort het geld op de rekening van school X.

Sinds jaar en dag houdt LollipopCashers per week tien cassettes separaat voor controledoeleinden van de openbare scholen. Dit betreft dus een separaat proces waarin de school een audit uitvoert op de juistheid en volledigheid van het bedrag van de verzamelde cassettes. Alle medewerkers en het management van LollipopCashers zijn op de hoogte van deze procedure voor de interne audit van de scholen.

Op enig moment informeert een IT-medewerker van LollipopCashers die ontslag heeft genomen de ceo dat hij wat extra aandacht zou moeten besteden aan de procedure voor de scholen. Wanneer de ceo vraagt waarom, geeft de IT-medewerker wat meer detailinformatie:

• Het modem van de automaat wordt losgekoppeld voordat de automaat wordt geleegd. Hierdoor is er op dat moment geen communicatie met het systeem.
• De automaten worden vervolgens geleegd, het systeem wordt opnieuw opgestart, het snoepgoed  wordt aangevuld met zelf gekocht snoepgoed en het modem wordt weer aangesloten.
• Vervolgens wordt het geld in een speciaal beveiligde ruimte geplaatst voor de interne audit van de scholen.
• De operations manager stuurt dit hele proces aan en de medewerkers binnen de organisatie kennen dit proces als een standaardproces waar zelfs een procedurebeschrijving van bestaat.

De ceo van LollipopCashers neemt contact op met de afdeling interne audit van de scholen en constateert dat men niet op de hoogte is van een afspraak om periodiek de juistheid en volledigheid van het bedrag van de verzamelde cassettes te controleren. De ceo vraagt een extern bureau onderzoek uit te voeren gericht op deze procedure voor de scholen. Uit onderzoek blijkt dat de gelden door de operations manager uit de cassettes uit de speciaal beveiligde ruimte worden gehaald en worden onttrokken aan de af te dragen bedragen. Doordat het modem wordt uitgezet en het systeem wordt gereset, worden deze onttrokken gelden niet geregistreerd in de administratie.

Doordat geen registratie heeft plaatsgevonden van deze separate procedure en de onttrekkingen, zijn geen onregelmatigheden in het betalings- en administratiesysteem te duiden. Medewerkers stelden geen vragen, omdat het door de operations manager als een standaardproces is beschreven en uitgelegd. De auditafdeling van LollipopCashers kende deze procedure niet en was verbijsterd te vernemen dat nooit iemand iets had gezegd. Terwijl de medewerkers geen noodzaak zagen om iets te melden, omdat dit voor de audit van school X was.

Voor het verantwoordelijke management, de auditafdeling en de accountant is het belangrijk de ‘daadwerkelijke werkzaamheden’ van medewerkers die goederen van waarde behandelen te kennen. Hierdoor kan men kritische vragen stellen en bijzonderheden constateren. Immers niet elke fraude is detecteerbaar door cijferbeoordeling, verbandscontroles of door te steunen op de procedures. Niet elke procedure is wat het lijkt.

De rubriek wordt verzorgd door:
Remco de Groot (Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services), Michel Grummel (Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux), Bart Graafland (Deloitte Forensic & Dispute Services), Valentijn Kerklaan (KPMG) en Christine Manders (PwC).

Artikelen in deze serie zijn ontleend aan de forensische praktijk van de auteurs. De auteurs beschrijven niet de casus zoals die zich heeft voorgedaan. Zij veranderen belangrijke elementen in de casusbeschrijving of voegen daar elementen aan toe om te voorkomen dat de beschrijving herleidbaar is tot individuele personen of organisaties.