Gerard Bottemanne

Om de werkzaamheden te verantwoorden die zijn uitgevoerd om tot een rapportage te komen, maken accountants steeds vaker gebruik van digitaal dossierbeheer in combinatie met werkprogramma's. De software die daarvoor op de markt is, kan veelal zowel de werkprocessen ondersteunen - zowel rond samenstellen als rond controleren - als de rapportages opstellen.

In het net verschenen onderzoek Digitaal dossierbeheer en werkprogramma's legt GBNED software langs de meetlat die de functionaliteiten en eigenschappen heeft voor relatiebeheer, voor digitaal dossierbeheer en voor workflow-beheer. In relatiebeheer wordt cliëntinformatie vastgelegd, digitaal dossierbeheer betreft het vastleggen van verantwoordingsinformatie die ondersteunend is geweest om tot de rapportage te komen, terwijl in workflowbeheer werkprocessen moeten worden ondersteund op basis van werkprogramma's.

Het aanbod van dit type software is vooralsnog beperkt. Slechts zeven leveranciers leveren dergelijke software specifiek gericht op de accountancy, te weten CaseWare Nederland, Infine Software, Make Life Easier (MLE), Pro Management, Unit4, Visionplanner en Visma.

Coördinerende rol NBA?

Uit de inventarisatie blijkt dat niet alle leveranciers standaard werkprogramma's ondersteunen van Auxilium, Extendum, Fiscount, NOAB, Novak en SRA. Deze vak- en brancheorganisaties hanteren onderling ook geen uniform formaat om werkprogramma's uit te wisselen met desbetreffende softwareleveranciers.

Wellicht zou hier een coördinerende rol zijn weggelegd voor de NBA, zeker wat betreft de kwaliteit van de aangeboden werkprogramma's. Een optie zou ook kunnen zijn dat de NBA een modellenbibliotheek voor werkprogramma’s beschikbaar stelt en daarin alle ervaring van genoemde vak- en brancheorganisaties bundelt. Dit zou zonder meer bijdragen aan de kwaliteit en beoogde efficiency bij het ondersteunen van accountants.

Meerderlei uitleg

Meer dan honderd functionaliteiten en eigenschappen kennen deze pakketten, volgens de gegevens die de leveranciers aan GBNED hebben verstrekt. Overigens past hierbij een waarschuwing: soms bleken deze gegevens voor meerderlei uitleg vatbaar, en bovendien is de juistheid van de verstrekte gegevens niet in de praktijk getoetst.

Uit de vergelijking kwamen de volgende opvallende punten.

• Volledig relatiebeheer is niet altijd standaard aanwezig. Voor het vastleggen van specifieke gegevens, zoals bij een relatie de fiscale nummers en de rechtsvorm, wordt soms verwezen naar een koppeling met CRM-toepassingen. Het is ook niet ongebruikelijk een brief op relatieniveau op te stellen en op te slaan, dus zonder dossier, maar dat is niet in alle aangeboden systemen mogelijk.
• Als het gaat om gebruikersgemak is het zoeken over verschillende dossiers heen een aandachtspunt. Dit laatste is slechts in drie van de zeven pakketten mogelijk. En in twee pakketten kan niet door meerdere gebruikers tegelijkertijd aan een dossier worden gewerkt.
• Functionaliteit op het gebied van planning en voortgangsbewaking is niet standaard in alle aangeboden systemen. Opdrachten plannen wordt als standaard functionaliteit genoemd bij maar drie systemen. In een geval wordt verwezen naar een koppeling met een workflow-applicatie en in een ander geval wordt genoemd dat dossierstukken kunnen worden toegewezen aan medewerkers middels taken. Maar of dit laatste een planning biedt van dossiers wordt in het midden gelaten. Het volgen van de voortgang per medewerker kan slechts in twee gevallen.
• Beveiliging van dossiers is een serieus aandachtspunt. Op de vraag of dossiers beveiligd kunnen worden op basis van autorisatie wordt onder meer geantwoord dat dit kan 'via rechten op bestandssysteem' en 'via Windows beveiliging'. Maar ook een eigenschap als 'alleen lezen' ontbreekt in een aantal gevallen. Niet onbelangrijk om dit punt goed af te stemmen, al is het maar vanwege de nieuwe meldplicht datalekken.
• Gegevensgerichte controlewerkzaamheden onder de noemer 'data-analyse' maken nauwelijks deel uit van software voor digitaal dossierbeheer en werkprogramma's. Wat voorhanden is, beperkt zich met name tot het grootboek zelf. Voor data-analyse zijn wel afzonderlijke systemen op de markt. Zeker in het mkb-segment is data-analyse nog een ondergeschoven kindje. Dat laatste is opmerkelijk omdat bij een gemiddeld handels-, productie- of winkelbedrijf data-analyse een belangrijk instrument is om de integriteit en aansluiting van (sub)administratie te controleren. Ook voor bijvoorbeeld inzicht in winkeldochters kan data-analyse uitkomst bieden.
• Correspondentie, inkomend en uitgaand, is onlosmakelijk verbonden met goede dossiervorming. De vraag of vanuit een dossier rechtstreeks e-mail kan worden verzonden met bijlage (te archiveren bij een dossier) wordt maar in drie van de zeven gevallen positief beantwoord.
• Op het gebied van documentbeheer valt nog een behoorlijke verbeterslag te maken. Zo ontbreekt een zoekfunctie in gekoppelde documenten in de meeste software. En voor het afschermen van geheime documenten wordt verwezen naar het niveau van het Windows-bestandssysteem en dat is geen bijzonder gebruikersvriendelijke oplossing.

Naast het bespreken van de aangeboden software met alle functionaliteiten en eigenschappen gaat het rapport ook in op de nieuwe standaard COS 4410 voor samenstelopdrachten vanaf 2016, uit te voeren door accountants.

Het rapport Digitaal dossierbeheer en werkprogramma’s 2016 is via deze link op te vragen.