Tom Nierop

Het voorstel van de NBA om Standaard 4410 (Samenstellingsopdrachten) ook voor micro-ondernemingen te verplichten, riep eind 2015 bij een aantal mkb-accountants de nodige vragen en onzekerheden op. De standaard zou leiden tot onnodige extra ballast in de vorm van documentatie-eisen, die de mkb-accountant in dit marktsegment zouden benadelen ten opzichte van concurrenten. Daarnaast bleek er onduidelijkheid te bestaan over de toepassing en uitleg van de standaard, bijvoorbeeld bij toetsingen.

In haar rapport 'Samenstellen en documentatie' geeft de commissie duidelijkheid over wat de per 1 april ook voor micro-ondernemingen verplichte standaard wel en niet met zich meebrengt. Daarbij is gekeken naar de toepassing van de standaard in de volle breedte, niet alleen bij micro-ondernemingen. Ook gerelateerde regelgeving die van invloed is op het samensteldossier is meegenomen: de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) en de Nadere voorschriften accountantskantoren ter zake van aan assurance verwante opdrachten (NVAK-aav).

Onduidelijkheid weggenomen

De commissie, bestaande uit Carel Verdiesen (vice-voorzitter Adviescollege voor Beroepsreglementering), Steef Visser (voorzitter commissie MKB) en Gert-Jan van der Wielen (vaktechnisch adviseur van de Raad voor Toezicht), heeft niet de illusie alle bezwaren te hebben weggenomen. Maar de leden zijn er wel van overtuigd met dit rapport duidelijkheid te scheppen over wat standaard 4410 wel en niet vereist. Want daar blijkt veel onduidelijkheid over te bestaan. Veel accountants hebben de neiging om meer te doen dan de standaard werkelijk vraagt, is de ervaring. Anders dan bij assurance-opdrachten, waar ‘niet gedocumenteerd’ betekent 'niet gedaan' en de accountant expliciet moet verantwoorden wat hij niet heeft gedaan, en waarom, hoeft bij een samenstellingsopdracht alleen te worden vastgelegd wat er wel is gedaan.

Vanwaar die onduidelijkheid?
"We hebben te maken met principle based regelgeving", zegt Van der Wielen. "Veel accountants hebben moeite dat toe te passen. Ze doen ook dingen die 4410 helemaal niet vraagt."

Gert-Jan van der Wielen: 'Veel accountants doen ook dingen die 4410 helemaal niet vraagt.'

Een van de genoemde redenen daarvoor is dat toetsers uiteindelijk toch meer willen zien.
"Dat probleem is er inderdaad. Toetsers zijn zelf ook accountant en ze nemen het referentiekader van hun eigen kantoor mee, hun eigen manier van werken. De kunst van het toetsen is echter niet om iets af te keuren maar te beoordelen of iets voldoende is."

Het rapport is dan ook nadrukkelijk mede aan de toetsers gericht, benadrukt Van der Wielen. De Raad van Toezicht gaat het zeker gebruiken bij de komende opleiding van toetsers. "Een toetser die hier over een jaar nog over mekkert, heeft dit rapport niet gelezen. En accountants die worden getoetst moeten zich weerbaar opstellen. Met dit rapport in de hand moeten ze er samen uit kunnen komen."

Elf min vijf

Een belangrijk onderdeel van het rapport is een bondig overzicht van elf aspecten die altijd uit een dossier moeten blijken en zeven aspecten die alleen moeten worden opgenomen als een bepaalde omstandigheid zich voordoet (zie kader). Volgens de commissieleden zijn deze punten nooit eerder zo handzaam bij elkaar gezet.

Dat lijkt opmerkelijk. "Die opmerking begrijp ik", reageert Visser. "Het is ook de eerste keer dat deze drie gremia - commissie MKB, toetsers en regelgeving - bij elkaar zitten. Inderdaad, hoe simpel kan het leven zijn?"

Volgens de commissieleden laat het overzicht zien dat het met de administratieve lasten door Standaard 4410 alleszins meevalt. "De meeste eisen zijn zo vanzelfsprekend dat je die dingen automatisch al doet", aldus Verdiesen. "Van de elf te documenteren aspecten komen er drie uit de Wwft, dus die moet iedereen sowieso doen. Bij de resterende acht zitten ook de samenstellingsverklaring zelf en de saldibalans, die lijken me ook tamelijk vanzelfsprekend. Eigenlijk heb je het dus over zes specifieke extra vast te leggen aspecten. Het is vooral een kwestie van met gezond verstand naar zo’n dossier kijken."

Carel Verdiesen: 'Het klinkt misschien gek, maar de NBA is er niet om lastenverlichting te realiseren voor de leden.'

De critici betogen dat de NBA met dit besluit de door de regering beoogde administratieve lastenverlichting teniet doet. Bovendien zou het in dit marktsegment de concurrentie van mkb-accountants met administratiekantoren bemoeilijken.
Verdiesen: "Het klinkt misschien gek, en begrijp me niet verkeerd, maar de NBA is er niet om lastenverlichting te realiseren voor de leden. En ook niet om de marktpositie van de accountant te beschermen. De NBA is er om de kwaliteit te bevorderen. Accountants hebben te maken met een veelheid aan kwaliteitseisen, een zware opleiding, tuchtrecht, aansprakelijkheidsverplichting. Uiteindelijk allemaal ten dienste van de klant. De waarde daarvan zul je als accountant - en de NBA heeft hier eveneens een taak - aan je klant duidelijk moeten maken. Ook bij micro-ondernemingen, want ook daar is de kern van de opdracht het helpen bij verslaggevingsprincipes."

Hoeveel tijd, en geld?

Op de vraag hoeveel extra uren de 4410-eisen in concreto met zich meebrengen is geen eenduidig antwoord mogelijk, want zowel klanten als kantoren verschillen. Maar na enig aandringen willen de commissieleden met de nodige slagen om de arm wel een voorzichtige indicatie geven.

Verdiesen verwijst nog eens naar zijn relativering van de elf 'verplichte' punten. "Uit ons rapport blijkt in elk geval dat het niet heel veel is." Van der Wielen noemt -  "het is maar een schatting" - een cijfer: "Als het tien procent extra is, moet je het al wel heel bont maken. De mogelijkheid tot bezuinigingen zit vooral in het rapportagewerk, niet in het samenstellingswerk."

Ook volgens Steef Visser valt het aantal extra uren echt wel mee. "Kijk bij een micro-entiteit waar de belangrijke aspecten zitten en schrijf die op. Dan ben je eigenlijk al klaar. Bij een pensioen-bv kijk je of de pensioenverplichting correct is berekend, maar vanuit je professie als accountant doe je dat toch sowieso al? Het is een voorzichtige schatting hoor, en het verschilt per klant, maar als je praat over een uur ben je al een heel eind. De achterliggende vraag zou moeten zijn: Wat zou ik bij zo’n opdracht niet doen als ik geen accountant zou zijn en dus niet gebonden aan 4410."

Steef Visser: 'De achterliggende vraag zou moeten zijn, wat zou ik bij zo'n opdracht niet doen als ik geen accountant zou zijn en dus niet gebonden aan 4410.'

Schaalbaarheid

Volgens de commissie is de regelgeving bovendien zodanig schaalbaar dat er voldoende ruimte is om rekening te houden met de grootte en complexiteit van de opdracht en met de aard en omvang van het kantoor.

Noem eens concrete voorbeelden?
Van der Wielen: "De regels vereisen een stelsel van kwaliteitsbeheersing. Maar anders dan sommigen blijken te denken hoeft een klein kantoor daarvoor geen handboek te hebben, dat staat nergens. Werkinstructies of een set formulieren voldoen ook."

Verdiesen noemt de in het rapport als voorbeeld aangehaalde pensioen-bv. Zo'n bv zit simpel in elkaar. "Ik zou adviseren dat als accountant zelf te doen, en niet door je assistenten te laten uitvoeren. Want dan verzeil je meteen in verplichte vastleggingen over de aansturing van je team en dergelijke. Zorg dus dat je handboek die mogelijkheid biedt, doe het zelf, maak een saldibalansje en verwijs naar de achterliggende stukken."

Ook werkprogramma's worden in de praktijk soms veel te volledig uitgevoerd, met voor een specifieke opdracht deels onnodige vragen. "Doe alleen wat noodzakelijk is", adviseert de commissie. "Meer mag wel, maar hoeft niet."

Geen aanpassingen

Een van de opdrachten van de commissie was om zo nodig aanpassingen in de Standaard voor te stellen. Volgens de commissie zijn die niet nodig. Hier en daar kan de formulering wel iets strakker, luidt het oordeel. Zo vindt de commissie dat een saldibalans nodig is, maar is de standaard daar niet ondubbelzinnig over. Een keer kritisch door de standaard heenlopen is daarom zeker nuttig. Maar dat betreft de hele Standaard en niet alleen micro-ondernemingen.

De commissieleden zijn er van overtuigd dat met de nu geboden duidelijkheid een belangrijke stap voorwaarts wordt gemaakt.

Visser: "Op dit eindresultaat ben ik best trots. Waar praten we eigenlijk over? Daarover is nu duidelijkheid en dat neemt veel problemen weg. Ik ga mij in de commissie MKB hard maken voor het standpunt dat we met dit rapport uiteindelijk meer hebben bereikt voor mkb-accountants dan met een discussie of micro-ondernemingen wel of niet onder Standaard 4410 moeten vallen."

"Als je accountant bent, dan bekleed je een publieke functie, ook in het mkb", benadrukt Verdiesen. "Misschien zijn we daar nog niet duidelijk genoeg in geweest, zowel naar elkaar als naar de klanten. Daar moeten we dus iets aan doen. Dan wordt deze hele discussie een stuk makkelijker."

» Download Rapportage van de tijdelijk commissie Standaard 4410: Samenstellen en documentatie