Onderneming X is een havenbedrijf dat zich bezighoudt met de overslag van containers, oftewel het lossen, tijdelijk opslaan en laden van containers. Voor het verplaatsen van containers over de terminal wordt gebruikgemaakt van zogenaamde 'terminaltrekkers'. Dit zijn kleine vrachtwagens die containers van diverse formaten kunnen verplaatsen.

Onderneming X maakt gebruik van flexwerkers voor het besturen van deze terminaltrekkers. De operations manager van onderneming X is belast met de 24-uurs planning en de inhuur van deze flexwerkers voor de trekkers. De operations manager gebruikt daar meerdere detacheringsbureaus voor, waaronder detacheringsbureau Y.

Kostenstijging

Op een bepaald moment valt het de controller van onderneming X op dat de kosten van flexwerkers voor het besturen van de terminaltrekkers stijgen in relatie tot het aantal containerhandelingen. De controller vraagt de operations manager om een verklaring hiervoor.

De verklaring van de operations manager is voor de controller aanleiding om een meer diepgaande analyse te doen op de kosten voor de inhuur van de flexwerkers. Daartoe verricht de controller enkele analyses en verbandscontroles op de facturen van de detacheringsbureaus in relatie tot de planning, het urenregistratiesysteem en het aantal geregistreerde containerbewegingen via de trekkers. Ook betrekt hij in zijn analyse informatie van de Kamer van Koophandel met betrekking tot de detacheringsbureaus die worden ingeschakeld voor de inhuur van flexwerkers.

Onderzoek

De controller constateert dat enkele flexwerkers van wie de inzet is gefactureerd niet voorkomen in de 'trekker-planning'. Verder valt het de controller op dat in de handelsregisterhistorie van de Kamer van Koophandel de naam van de operations manager wordt vermeld als voormalig bestuurder van detacheringsbureau Y. De controller rapporteert zijn bevindingen aan de directie van onderneming X. Deze ziet in de uitkomsten aanleiding een extern bureau onderzoek te laten verrichten naar de facturen van detacheringsbureau Y en de mogelijke betrokkenheid daarbij van de operations manager.

Het onderzoek wijst uit dat detacheringsbureau Y flexwerkers in rekening brengt bij onderneming X die in werkelijkheid geen werkzaamheden hebben verricht. Van deze flexwerkers zijn in de urenregistratie van onderneming X echter wel uren geregistreerd. Op basis daarvan zijn de desbetreffende facturen bij de controle op de inkoopfacturen van uitzendbureau Y geaccordeerd. Een functionaris binnen onderneming X controleert namelijk of de urenaantallen van de flexwerkers op de facturen van het detacheringsbureau overeenkomen met de urenregistratie van onderneming X. Daaruit bleken geen verschillen.

Pasjes

Uit het onderzoek blijkt dat de operations manager voor flexwerkers van detacheringsbureau Y extra toegangspasjes heeft aangemaakt. Met deze extra toegangspasjes registreerde hij de aanwezigheid van 'spook'-flexwerkers in het tijdsregistratiesysteem. De operations manager beschikte over deze extra pasjes omdat hij vanuit zijn rol als planner ook de toegangsregistratie en uitgifte van deze toegangspasjes regelde. Vervolgens werd de inzet van deze spook-flexwerkers door detacheringsbureau Y aan onderneming X gefactureerd. De operations manager profiteerde daarvan omdat hij via een persoonlijke holding aandeelhouder was in detacheringsbureau Y.

De operations manager wordt op staande voet ontslagen en onderneming X treft corrigerende maatregelen aan de hand van een herstelplan. Deze maatregelen betreffen onder meer het centraal registreren van uitgegeven toegangspassen en het (steekproefsgewijs) betrekken van de planning bij de controle van facturen door detacheringsbureaus. Ook moeten sleutelfunctionarissen voortaan periodiek een opgave doen van hun nevenactiviteiten.

Een te groot vertrouwen in de operations manager en het vanuit praktisch oogpunt beleggen van teveel functies in één hand kon, in combinatie met verkeerde intenties, leiden tot deze fraude. Niettemin had een meer effectieve controle in de second line of defence kunnen leiden tot eerdere signalering.

De rubriek wordt verzorgd door:
Remco de Groot (Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services), Michel Grummel (Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux), Bart Graafland (Deloitte Forensic & Dispute Services), Valentijn Kerklaan (KPMG) en Christine Manders (PwC).

Artikelen in deze serie zijn ontleend aan de forensische praktijk van de auteurs. De auteurs beschrijven niet de casus zoals die zich heeft voorgedaan. Zij veranderen belangrijke elementen in de casusbeschrijving of voegen daar elementen aan toe om te voorkomen dat de beschrijving herleidbaar is tot individuele personen of organisaties.