Een interne controlemedewerker signaleerde bij de controle op de inkoopfacturen van partij Y een factuur voor onderhoud van groenvoorzieningen, die ten opzichte van de verrichte werkzaamheden zeer hoog was en werkzaamheden bevatte waarvoor een mantelovereenkomst was gesloten met een andere partij. Na een eerste interne analyse rees het vermoeden van onrechtmatige bevoordeling van partij Y door een aantal medewerkers van woningcorporatie X. Dit was voor de bestuurder aanleiding tot het instellen van een extern (forensisch) onderzoek.

Uit dit externe onderzoek bleek dat partij Y op facturen van onderaannemers contractueel een opslag van maximaal tien procent mocht berekenen. In de praktijk werd door partij Y een (veel) hogere opslag berekend die in enkele gevallen opliep tot meer dan duizend procent. Partij Y vermeldde de doorberekende kosten en opslag van onderaannemers slechts in één totaalbedrag op de factuur en voegde daarbij geen specificaties. Als gevolg van onvoldoende functiescheiding tussen controle op de prestatie en de juistheid van de factuur op basis van het contract, konden deze facturen geautoriseerd en betaald worden.

Uit het rapport van de (forensisch) accountant bleek verder dat sprake is van integriteitsschendingen door de medewerkers van de woningcorporatie bij het verstrekken van opdrachten aan Y. Onder meer werd vastgesteld dat de medewerkers die betrokken waren bij die opdrachtverlening, een voormalige werkrelatie hadden met partij Y. Uit e-mailonderzoek door de (forensisch) accountant was gebleken dat deze medewerkers als tegenprestatie van het kunnen doorrekenen van hogere opslagen, begunstigd zijn door partij Y.

De accountant overweegt een ongebruikelijke transactie te melden in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van witwassen (Wwft). Bij de beoordeling of sprake is van een Wwft-meldingsplicht kan hij aansluiting zoeken bij de (niet) limitatieve voorbeelden van subjectieve indicatoren. Deze zijn te vinden in bijlage 1 met voorbeelden bij de subjectieve indicator voor het melden van ongebruikelijke transacties die het Bureau Financieel Toezicht heeft gepubliceerd. Daarin komen onder andere de volgende voorbeelden voor:

• Een transactie waarbij een cliënt is betrokken, geschiedt onder duidelijk slechtere voorwaarden dan redelijkerwijs is te verwachten, zonder dat een acceptabele verklaring is waarom voor niet een betere structurering is gekozen.
• Betalingen voor verleende diensten die excessief hoog lijken in relatie tot de verleende diensten.

De accountant stelt vast dat in deze casus sprake is van een transactie (handeling of samenstel van handelingen van of ten behoeve van een cliënt waarvan de accountant ten behoeve van zijn dienstverlening aan die cliënt heeft kennisgenomen). Afgaande op de uitkomsten van het externe onderzoek acht de accountant het aannemelijk dat in deze casus sprake is van een subjectieve indicator van een vermoeden van een mogelijke ongebruikelijke transactie. De melding vindt plaats bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU Nederland). Het is de accountant niet toegestaan de cliënt te informeren dat een melding bij de FIU heeft plaatsgevonden.

Naast het doen van een melding bij de FIU Nederland overweegt de accountant een (her)evaluatie van de opzet, uitvoering en/of evaluatie van de controleaanpak. Naar analogie van artikel 37 Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta) neemt de accountant ook een zelfevaluatie van de cliënt in het controledossier op. Deze zelfevaluatie bevat in ieder geval de reikwijdte van het uitgevoerde fraudeonderzoek, de maatregelen die de cliënt heeft genomen om de gevolgen ongedaan te maken en om herhaling van een dergelijke transactie te voorkomen, en ook de termijn waarbinnen de cliënt de maatregelen zal hebben uitgevoerd. De beoordeling van de toereikendheid van deze zelfanalyse van de cliënt (waaronder de reikwijdte van het onderzoek, de wijze van uitvoering en redressering) zal de accountant betrekken in zijn controlewerk.

De rubriek wordt verzorgd door:
Remco de Groot (Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services), Michel Grummel (Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux), Ellen van Nimwegen (PricewaterhouseCoopers Forensic) en Bart Graafland (Deloitte Forensic & Dispute Services).