Gerard Bottemanne

Het standaardformaat voor digitale bedrijfsvoering UBL (Universal Business Language) breekt door in elektronisch factureren. UBL was al meerdere jaren beschikbaar en werd gebruikt in meerdere landen, maar wordt nu dan 'eindelijk' ook in Nederland omarmd door zowel overheid als leveranciers van boekhoud- en andere standaardsoftwaresystemen.

'UBL was al meerdere jaren beschikbaar, maar wordt nu 'eindelijk' ook in Nederland omarmd.'

Factureren op basis van UBL betekent dat de documenten direct worden uitgewisseld tussen de administratiesystemen van leverancier en afnemer. Bij de afnemer wordt de factuur automatisch geregistreerd (en daarna geboekt) in de administratie. Als sprake is van een nieuwe leverancier worden de leveranciersgegevens automatisch opgenomen in het administratiesysteem van de afnemer. Daaruit volgt honderd procent zekerheid over de juistheid van de leveranciersgegevens, zoals naam- en adresgegevens en het bankrekeningnummer.

Wereldwijd is sprake van één UBL-standaard. Weliswaar zijn er de afgelopen tien jaar drie versies van UBL verschenen (1.0, 2.0 en 2.1) maar deze zijn volledig backwards compatible: de nieuwere versies kunnen ook werken met bestanden en gegevens die door de oudere versies zijn geproduceerd. Op dit moment wordt UBL 2.0 (daterend uit 2006) het meest ondersteund als het gaat om facturen. UBL kent daarnaast vele andere (handels)documenten. UBL 2.1 is de meest recente versie - uit 2013 - en kent wat betreft de UBL-factuur slechts zeven nieuwe elementen ten opzichte van UBL 2.0.

'Wereldwijd is sprake van één UBL-standaard.'

Elementen

Een UBL-factuur kent een gestructureerde opbouw van groepjes van elementen. Er zijn bijvoorbeeld elementen voor de adresgegevens van de leverancier en die van de afnemer. Andere voorbeelden zijn elementen voor btw, factuurkorting en natuurlijk factuurregels. Alleen de van toepassing zijnde elementen worden gebruikt. Stel dat een factuur wordt samengesteld die betrekking heeft op een project, dan is daarvoor een specifieke groep van elementen beschikbaar met elementen zoals projectfase, voortgang, begin- en eindperiode. Er wordt dus geen gebruikgemaakt van overbodige elementen.

De UBL-standaard (zowel 2.0 als 2.1) is behoorlijk vrij wat betreft de invulling van de elementen. Er is bijvoorbeeld geen definitie c.q. richtlijn om een land(code) aan te duiden of een bepaalde betalingsmethode. Hiervoor is aansluiting gezocht bij reeds bestaande standaarden en richtlijnen voor de inhoud van bepaalde elementen, bijvoorbeeld:

• ISO 3166 voor de landencode;
• UN/ECE 5305 voor de belastingcategorie;
• UN/ECE 4461 voor de betalingsmethode.

Door het gebruik van deze standaarden wordt het uitwisselen van gegevens volledig geüniformeerd.

Voor een factuur op basis van UBL kan men een keuze maken uit meer dan duizend elementen.

Subset

In Nederland geldt SI-UBL (SimplerInvoicing UBL) defacto als standaard. SI-UBL is een honderd procents subset van UBL, het telt zo’n tweehonderd factuurelementen en kent alleen extra richtlijnen als het gaat om de inhoud van UBL-elementen. Let op: SI-UBL schrijft met name die elementen voor die van belang zijn voor het automatisch in de boekhouding verwerken van een ontvangen UBL-factuur.

Voor een belangrijk deel zijn de SI-UBL-richtlijnen weer gebaseerd op de genoemde internationale standaarden als UN/ECE en ISO, zoals hiervoor genoemd. Op deze wijze spreekt iedereen dezelfde taal en daarbinnen hetzelfde dialect en is er overeenstemming over de uit te wisselen waardes. Als extra zorgt de SI-UBL-validatie voor enkele logische controles, zoals de aanwezigheid van een btw-nummer als omzetbelasting in rekening wordt gebracht.

Het is zonder meer mogelijk aanvullend op SI-UBL ook andere (standaard) UBL-elementen te gebruiken. Om te garanderen dat dit elementen zijn die zowel door afzender als ontvanger van de factuur gebruikt worden, kunnen bijvoorbeeld branchegericht afspraken gemaakt worden.

'Anderhalf jaar geleden nog maar had elektronisch factureren op basis van UBL veel overeenkomsten met een kip-of- ei-verhaal.'

Kip of ei

Anderhalf jaar geleden nog maar had elektronisch factureren op basis van UBL veel overeenkomsten met een kip-of- ei-verhaal. Veel softwareleveranciers namen een afwachtende houding aan met als argument dat 'accountants en mkb-ondernemers er niet naar vragen'. Accountants waren niet goed geïnformeerd over de mogelijkheden van UBL en de daarmee gepaard gaande voordelen. Dat laatste had tot gevolg dat accountants bij hun softwareleveranciers niet aandrongen om UBL mogelijk te maken.

In anderhalf jaar tijd is er veel veranderd. Veel gerenommeerde leveranciers van boekhoudsoftware bieden nuag elektronisch factureren op basis van UBL, zowel uitgaand als inkomend. Leveranciers van (online) factuurtoepassingen bieden UBL en ook leveranciers van scan- en herkentoepassingen ontsluiten steeds vaker het gebruik van dit format. En steeds meer mkb-accountants zijn enthousiast over de mogelijkheden die UBL biedt. Het aantal facturen dat in UBL-formaat wordt aangemaakt en verzonden is weliswaar nog beperkt, maar zal naar verwachting de komende jaren hard groeien.

Ketentest

Deze ontwikkeling is gestimuleerd door de grootschalige 'UBL Ketentest' die in 2014 werd gehouden. In dat najaar deden zes bekende leveranciers van boekhoudsoftware (Asperion, Exact Software, MUIS Software, Reeleezee, UNIT4 en VISMA) enthousiast mee aan een initiatief van Onderzoeksbureau GBNED om onderling elektronisch facturen in UBL-formaat uit te wisselen én te zorgen voor automatische boekingen in de administraties. Tijdens het uitwisselen bleek sprake van slechts kleine interpretatieverschillen die betrokken leveranciers vlot glad konden strijken. Het resultaat is meerdere malen live getoond tijdens enkele bijeenkomsten, waarna in december 2014 de UBL Ketentest (www.ublketentest.nl) van start is gegaan, met als doel zoveel mogelijk softwareleveranciers onderling met succes UBL-facturen te laten uitwisselen. De UBL Ketentest is mede mogelijk gemaakt door het ministerie van Economische Zaken.

Inmiddels - ruim een halfjaar later - hebben meer dan tachtig softwareleveranciers zich aangemeld als deelnemer aan de UBL Ketentest. Nog belangrijker is dat ruim veertig softwareleveranciers al actief hebben deelgenomen aan de UBL Ketentest door een UBL-factuur aan te bieden en/of aangeboden UBL-facturen in te lezen en te verwerken in boekhoud- of daaraan gerelateerde software. Leveranciers die actief hebben deelgenomen aan de UBL Ketentest zijn hier te vinden. Komende periode zal het aantal deelnemers nog verder toenemen.

'De ontwikkeling naar elektronisch facturen op basis van UBL is inmiddels een onomkeerbaar proces.'

Adviezen

De ontwikkeling naar elektronisch facturen op basis van UBL is inmiddels een onomkeerbaar proces. Volgens accountants- en advieskantoren die hiermee aan de slag zijn gegaan, is de implementatie eenvoudig. Op grond van hun ervaringen zijn de volgende adviezen te geven: 

• Ga na of uw boekhoudsoftware UBL-facturen kan inlezen en verwerken en wat er vervolgens voor nodig is om dit in te regelen in de software.
• Ga na of uw declaratiesoftware UBL-facturen kan aanmaken en versturen. Zo kunt u als mkb-accountant nagaan hoe eenvoudig het is deze facturen in de administraties van klanten op te nemen.
• Vraag zelf en via uw klanten aan zoveel mogelijk toeleveranciers om facturen in UBL (plus pdf) aan te leveren.
• Stem met uw klanten af hoe digitale facturen aangeleverd worden. Zo kunnen toeleveranciers hun facturen elektronisch naar uw klanten sturen, waarbij uw klanten de facturen, na beoordeling, weer elektronisch aan u doorsturen. Ook kan gekozen worden de facturen direct aan u te sturen, bijvoorbeeld via een factuur-e-mailadres per klant.
• Ga na hoe de autorisatieprocedure verloopt bij elektronisch factureren. Is er bijvoorbeeld een online mogelijkheid om facturen te laten beoordelen en goedkeuren door medewerkers en/of klanten voordat deze in de administratie opgenomen worden?