Recent heeft de directeur-bestuurder van de corporatie een klokkenluidersmelding ontvangen van een ingehuurde projectleider die op basis van een detacheringscontract bij de corporatie werkzaam is. De projectleider beweert dat hij een gedeelte van zijn vergoeding doorbetaalt aan manager Y van corporatie X. In ruil hiervoor ontvangt hij aanvullende opdrachten van Y en worden zijn facturen door manager Y sneller goedgekeurd en betaalbaar gesteld. De directeur-bestuurder vraagt een forensische accountant onderzoek te doen naar de klokkenluidersmelding.

Dit onderzoek is gericht op het in kaart brengen van de relevante feiten en omstandigheden in relatie tot mogelijke geldtransacties tussen de externe projectleider en manager Y en op het identificeren van onregelmatigheden rond de autorisatie van facturatie- en betalingsstromen uit hoofde van het detacheringscontract tussen projectleider en corporatie.

De forensische accountant verricht (administratief) onderzoek en verkrijgt inzicht in de aangegane verplichtingen, facturatie en betalingen tot het detacheringscontract. Verder houdt hij interviews met betrokken personen, verricht hij e-mail-onderzoek en krijgt hij inzage in de administratie van de externe projectleider.

Uit het onderzoek blijkt:

• De projectleider heeft een deel van de door hem gerealiseerde omzet doorbetaald aan manager Y.
• In ruil voor deze vergoeding ontving de projectleider van manager Y aanvullende opdrachten, waarbij de opdrachtverstrekking één op één plaatsvond, dus zonder aanbestedingsprocedure.
• In de crediteurenadministratie is de betaaltermijn voor facturen van de projectleider in 3 stappen teruggebracht van 30 naar 0 dagen, zonder zichtbare autorisatie van deze wijziging van de betaaltermijn.
• Enkele opdrachtbevestigingen ontbreken en diverse facturen zijn niet voorzien van onderliggende urenstaten. Hierdoor kan niet worden vastgesteld op grond waarvan de facturen van de externe projectleider zijn gecontroleerd en goedgekeurd.
• De externe projectleider heeft meer uren gefactureerd dan waarvoor opdracht is verstrekt en achteraf kan niet worden aangetoond of voor deze uren ook daadwerkelijk werkzaamheden zijn verricht.

De bevindingen van de forensisch accountant zijn voor corporatie X aanleiding om manager Y op staande voet te ontslaan en het detacheringscontract met de externe projectleider per direct te beëindigen. Volgens de corporatie heeft Y zijn bevoegdheden en mandaat misbruikt en daarbij beheersingsmaatregelen doorbroken. Hierdoor is een ongewenste situatie van belangenverstrengeling ontstaan. Dat de externe projectleider uit eigen beweging melding maakte van de situatie is voor corporatie X geen aanleiding af te zien van ontbinding van het detacheringscontract.

Naar aanleiding van het incident zijn binnen het inkoop- en betalingsproces van de corporatie aanvullende beheersingsmaatregelen getroffen, waaronder beperking van mandaten, het instellen van een aanbestedingsregister en het uitvoeren van frequente(re) en gedetailleerdere budgetanalyses.

In deze casus is sprake van een transactie (een handeling of samenstel van handelingen van of ten behoeve van een cliënt) waarvan de accountant ten behoeve van zijn dienstverlening aan die cliënt heeft kennisgenomen. Bij de door het Bureau Financieel Toezicht gepubliceerde subjectieve indicator voor het melden van ongebruikelijke transacties worden 'Het ontvangen van of betalen van smeergeld of steekpenningen’ en 'Het betalen zonder schriftelijke overeenkomst' als voorbeelden genoemd.

In deze casus is naar alle waarschijnlijkheid sprake van een subjectieve indicator ('dat er aanleiding is om te kunnen veronderstellen dat deze transactie verband houdt met witwassen of financiering van terrorisme') en doet de accountant een melding in het kader van de Wwft bij de Financiële inlichtingen eenheid (FIU Nederland).

De rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot (Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services), Michel Grummel (Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux), Ellen van Nimwegen (PricewaterhouseCoopers Forensic) en Bart Graafland (Deloitte Forensic & Dispute Services).