Anja Zandee-Dingemanse

Binnen de wkr kan maximaal 1,2 procent van de totale loonsom worden besteed aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemers, de zogenoemde vrije ruimte. Over het bedrag boven de vrije ruimte is loonheffing verschuldigd en wel een eindheffing van 80 procent. Daarnaast kunnen bepaalde zaken onbelast vergoed of verstrekt worden door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen. De wkr geldt ook de directeur-grootaandeelhouder (dga). Wat betekent dat voor hem?

Bij de wkr gaat het om het loon: alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Dit kan zowel loon in geld zijn als loon in natura. Ook de dga is werknemer voor de loonheffingen. Is hij de enige werknemer, dan bedraagt de vrije ruimte dus 1,2 procent van zijn salaris. Als er meer werknemers zijn, dan zijn er meer mogelijkheden, aangezien de vrije ruimte dan bestaat uit 1,2 procent van de totale loonsom, dus inclusief het loon van alle andere werknemers. Maar let op de gebruikelijkheidstoets.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die als eindheffingsloon worden opgenomen, niet meer dan 30 procent mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag boven die grens is loon van de werknemer. Als er meerdere werknemers zijn en de dga de gehele vrije ruimte voor hem zelf benut, zou hij wel eens tegen deze toets kunnen aanlopen. Dat zou namelijk ongebruikelijk kunnen zijn. Inmiddels is wel aangegeven dat een vergoeding of verstrekking van maximaal 2400 euro per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is. Als de Belastingdienst vindt dat de vergoeding of verstrekking ongebruikelijk is, moet hij dat aantonen.

Omzetting van tegen 52 procent belast loon in tegen 80 procent eindheffing belast loon kan interessant zijn. Het effectieve tarief is dan 44,4 procent (80/180). De Belastingdienst zal hier kritisch op zijn, dus wees daarop bedacht. Ook kan daardoor een probleem ontstaan met het gebruikelijk loon van art. 12a van de Wet LB. Het eindheffingsloon telt namelijk niet mee voor het gebruikelijk loon.

Staatssecretaris Wiebes heeft overigens toegezegd te onderzoeken of de gebruikelijkstoets nadere aanscherping behoeft. Hoe die aanscherping eruit gaat zien, is nog niet bekend.

Noodzakelijkheidscriterium

Met ingang van 2015 is er een nieuwe gerichte vrijstelling voor vergoedingen en verstrekkingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en soortgelijke apparatuur. Dit is het geval als de voorziening noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en de werkgever deze voorziening betaalt.

'Noodzakelijk' betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De werkgever beslist of de voorziening noodzakelijk is. De Belastingdienst volgt dit in principe. Bij dga's ligt dat echter anders en daar is de bewijslast omgekeerd. Voor commissarissen en bestuurders, waaronder dga's, geldt het noodzakelijkheidscriterium pas als aannemelijk gemaakt kan worden dat de voorziening gebruikelijk is voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking. In dit geval heeft dus de dga de bewijslast. Zorg dus dat er een onderbouwing is.

Nihilwaarderingen

Voor bepaalde vormen van loon in natura geldt een nihilwaardering. Deze 'nihilwaarderingen' gaan niet ten koste van de vrije ruimte. De nihilwaardering geldt onder andere voor ter beschikking gestelde arbovoorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis. De werkplek is in dit verband de plek waar arbeid wordt verricht en waar de werkgever vanuit arbotechnisch oogpunt de verantwoordelijkheid draagt. Een dga verricht vaak ook werkzaamheden vanuit zijn woning. Maar een woning is uitgezonderd als fiscale werkplek, zodat alle voorzieningen om vanuit de eigen woning te gaan werken belast zijn.

Een uitzondering geldt voor voorzieningen die gebaseerd zijn op de arbo-wetgeving. Voldoet de werkruimte in de eigen woning aan bepaalde voorwaarden. dan kan de dga die vanuit zijn eigen woning werkt alle niet-arbovoorzieningen belastingvrij verstrekken, mits deze niet-arbovoorzieningen voor meer dan 90 procent zakelijk worden gebruikt. De werkruimte thuis kwalificeert namelijk wel als fiscale werkplek als aan drie voorwaarden wordt voldaan: de ruimte is een zelfstandig gedeelte van de woning is; de vennootschap sluit met de dga een reële huurovereenkomst, waardoor alleen de dga in zijn hoedanigheid als dga over de ruimte beschikt; de dga werkt in die ruimte.In de praktijk zal deze situatie zich niet vaak voordoen. Helaas, want in deze tijd is door voortschrijdende techniek de fysieke plaats van werken nog nauwelijks relevant.

Concern

Veel dga’s zijn in dienst bij de holding. Hierdoor was tot en met 2014 de niet-benutte vrije ruimte van de werkmaatschappij voor hem niet beschikbaar. Met de invoering van de concernregeling in 2015 kan dit anders zijn. Deze regeling brengt met zich mee dat de wkr op concernniveau kan worden toegepast. Een overschrijding van de vrije ruimte bij de ene vennootschap kan gecompenseerd worden met nog bestaande ruimte bij de andere vennootschap. Voorwaarde is dat de holding gedurende het gehele jaar 95 procent van de aandelen in de dochtervennootschap bezit.

Niet eenvoudiger

Met de invoering van de wkr is de belastingheffing er niet eenvoudiger op geworden. De administratie moet anders worden ingericht en werkgevers moeten hun procedures  aanpassen. Werkgevers hebben voor in beginsel alle loonbestanddelen de keuze deze al dan niet bij de werkkostenregeling onder te brengen. Hierdoor ontstaan veel administratieve keuze- en beslismomenten en dat komt de uitvoerbaarheid niet ten goede.