Als managementassistent van de directie is de heer Y er voor verantwoordelijk de boekingen voor reizen en verblijf van medewerkers van de onderneming, alsmede beurzen en bijeenkomsten te organiseren en te coördineren. Om deze reis- en verblijfkosten te boeken gebruikt onderneming X een speciaal voor dit doel aangevraagde company creditcard die Y beheert. In het kader van de interne controle moet Y de maandelijkse afrekening van de creditcard, inclusief aan de transacties ten grondslag liggende originele facturen en/of kassabewijzen, overdragen aan de financiële administratie.

Medio 2014 wil Internal Audit van onderneming X een controle uitvoeren op de reis- en verblijfkosten. Internal Audit vraagt in dit kader de transactieoverzichten op bij de creditcardmaatschappij. Uit de analyse daarvan blijkt dat met de company creditcard uitgaven zijn gedaan met een privékarakter, zoals aankopen van iPads, PlayStations, sieraden etc. Internal Audit besluit ter onderbouwing van die bevindingen de door de financiële administratie gearchiveerde maandelijkse overzichten inclusief onderliggende documentatie op te vragen. Hieruit blijkt dat het aantal transacties op deze overzichten afwijkt van de overzichten van de creditcardmaatschappij. Uit nadere analyse van de creditcard-afrekeningen blijkt dat in de afgelopen twee jaar voor ongeveer € 50.000 aan privéuitgaven zijn verricht.

Internal Audit confronteert Y, als beheerder van de creditcard, vervolgens met de bevindingen. Hij bekent de creditcard-overzichten en onderliggende facturen te hebben vervalst omdat hij in financiële problemen is gekomen als gevolg van zijn echtscheiding. Motivatie en/of druk is één van de drie pijlers van de fraudedriehoek, naast gelegenheid en rationalisatiegedrag.

Nieuwe technologieën maken het steeds eenvoudiger om documenten zoals facturen, overeenkomsten en e-mails vrijwel perfect te vervalsen. Deze fraude kwam aan het licht doordat Internal Audit bij haar controle gebruikmaakte van documenten van een externe partij. Uit deze casus blijkt eens te meer het nut van het opvragen van originele documenten en/of vragen van bevestiging bij derden.

De rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services, Michel Grummel, Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers Forensic, Jurgen van Vliet, Deloitte Forensic & Dispute Services.