De gemeentesecretaris ontvangt een anonieme melding op grond van de klokkenluidersregeling. Volgens deze melding zou een aannemersbedrijf op een project kosten hebben verschreven van andere projecten. De verschreven kosten zijn in samenspraak tussen de aannemer en een projectleider van de afdeling ruimtelijke ordening tot stand gekomen.

De gemeentesecretaris verzoekt een forensisch accountant onderzoek te doen naar de beweringen van de klokkenluider. Deze start met onderzoek van de financiële administratie en verkrijgt inzicht in de aangegane verplichtingen, facturatie en betalingen voor het project.

Hieruit blijkt dat de gefactureerde termijnen qua bedrag passen binnen de opdracht en dat geen sprake is van meerwerk. Ook een analyse op het niveau van individuele bestekposten vertoont in eerste aanleg geen bijzonderheden. De in rekening gebrachte hoeveelheden komen in grote lijnen overeen met de hoeveelheden volgens het door de gemeente X vastgestelde bestek.Vervolgens analyseert hij het projectdossier meer in detail. Hij treft een kopie aan van een bladzijde uit het bestek. Deze bevat een aantal gearceerde bestekposten met daarbij de pennotitie 'verhogen'. De bestekhoeveelheden op deze kopie zijn lager dan de hoeveelheden volgens het officieel vastgestelde bestek.

Naar aanleiding van deze waarneming verzoekt de accountant de projectleider om een nadere toelichting. De projectleider verklaart dat de gearceerde bestekposten op het kopie, bestekposten betreffen die in het definitieve bestek bewust hoger zijn vastgesteld. Hierdoor is 'financiële ruimte' in het project gecreëerd. Volgens de projectleider kan door de hoger vastgestelde bestekposten op project x de aannemer werkzaamheden van een ander project, bijvoorbeeld project y, verschrijven c.q. toerekenen aan project x. Het toerekenen van de kosten van project y aan project x vindt plaats via de termijnfacturen, waarbij de bestekposten met financiële ruimte worden ‘opgeplust'. Dit in overleg tussen de aannemer en de projectleider.

De projectleider geeft aan dat het opplussen van bestekken gebruikelijk is en dat zijn leidinggevende op de hoogte is. Financiële ruimte creëren is bedoeld om meer vrijheid van handelen te hebben. De gemeente hoeft niet voor elke opdracht een inkoop- en gunningsproces te doorlopen, maar kan kleinere klussen direct met de aannemer regelen. Voor de gemeente had dit hogere subsidiebijdragen als voordeel.

Naar aanleiding van de bevindingen laat gemeente X de medewerker interne controle van de gemeente aanvullend onderzoek verrichten naar andere projecten. Hieruit blijkt dat de control-omgeving rond aanbesteding onvoldoende is en dat daarbij de rechtmatigheid van de bestedingen mogelijk in het geding is. In overleg met de accountant stelde gemeente X een verbeter- en herstelplan op. De voorgestelde verbetermaatregelen bestaan er onder meer uit projectbudgetten en bestekramingen extern te laten toetsen en het toezicht op de uitvoering en facturatie (vier-ogenprincipe) aan te scherpen. Naast het aanscherpen van de zogenoemde repressieve maatregelen (hard controls) start de gemeente X een organisatiebreed integriteitsprogramma dat is gericht op bewustwording, houding en gedrag.

De rubriek wordt verzorgd door: Bart Graafland, Deloitte Forensic & Dispute Services, Remco de Groot, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services, Michel Grummel, Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers Forensic.