De directie van QualityCloths is bezorgd over de margeontwikkelingen van twee vestigingen en verzoekt de forensisch accountant daar een diepgaande margeanalyse te verrichten.

Op basis van de aanwezige administratie en documentatie verricht de forensisch accountant de margeanalyse. Deze strekt zich uit over de verschillende elementen van de brutomarge, waaronder de verkopen (inclusief uitverkoop), inkopen, voorraad, personeelskosten, overige directe kosten en daarnaast ook over de inzet van personeel en openingstijden. Uit deze diepgaande analyse komen geen bijzonderheden naar voren. De contante verkopen (inclusief pinbetalingen) komen overeen met de Z-afslagen (eindrapportage van de kassa; hierna start de kassa weer op ‘0') van het kassaregister, die overeenkomen met de stortingen bij de bank.

Ook de inzet van het personeel en de loonkosten, overige directe kosten en openingstijden verklaren de afwijking in de marge niet.

De forensisch accountant besluit een meer traditionele aanpak te kiezen: de verbandscontrole. Hij inventariseert de beginvoorraad en berekent de voorraadwaarde tegen kostprijs. Op basis van geregistreerde inkopen en verkopen berekent hij de soll-positie van de eindvoorraad.

Ten slotte volgt een inventarisatie van de eindvoorraad. Wat blijkt: de voorraad is feitelijk lager dan de administratieve (soll) voorraad. Aangezien de kassaregisters aansluiten met de geldontvangsten, besluit de accountant in overleg met de klant om gedurende drie dagen in deze twee winkels aankopen te laten verrichten door testbuyers.

Tijdens dit onderzoek blijkt dat de filiaalhouder een halfuur eerder opengaat en een halfuur later sluit dan de officiële openingstijd. Hij opent de vestiging om 08.30 uur en sluit deze om 18.30 uur, terwijl de officiële openingstijden van 09.00 tot 18.00 uur zijn. Hij laat de fysieke kassalade open van half negen tot negen, maar activeert het kassaregister pas om 09.00 uur. Ditzelfde herhaalt hij aan het einde van de dag. Voor verkopen in het eerste en laatste half uur wordt in beginsel geen kassabon verstrekt. Als de test buyer c.q. klant hierom vraagt, zegt de filiaalhouder dat het kassasysteem een storing had en schrijft hij een kassabon met de hand.

De directie vraagtde filiaalmanager om een toelichting en start vervolgens een ontslagprocedure tegen hem. Op basis van dit onderzoek verricht QualityCloths ook zelfstandig nader onderzoek bij haar overige filialen. Gelukkig blijken hier geen soortgelijke onregelmatigheden.

De rubriek wordt verzorgd door: Bart Graafland, Deloitte Forensic & Dispute Services, Remco de Groot, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services, Michel Grummel, Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers Forensic.