De resultaten van Y zijn de afgelopen jaren iets teruggelopen, maar zijn nog steeds winstgevend. Na de pensionering van de controller van Y in 2013, besluit X dat tijdelijk een controller van X deze werkzaamheden uit zal voeren.

Na een maand rapporteert de gedetacheerde controller diverse mogelijke onregelmatigheden aan het management van X. De controller constateerde dat Y in het jaar 2012 in Denemarken diverse grote contracten heeft afgesloten, maar dat er geen betalingen binnenkomen. Bij nadere bestudering van de onderliggende contracten viel het de controller op dat deze allemaal gelijke technische specificaties bevatten, hetgeen erg ongebruikelijk is. Ook viel het de controller op dat de contracten niet zijn afgesloten met de ziekenhuizen zelf, maar met een lokale onderneming die niet kan worden gelieerd aan de ziekenhuizen. Zonder deze contracten in Denemarken zou Y over 2012 in plaats van een bescheiden winst een aanzienlijk verlies hebben gerealiseerd.

De directie van X besluit een forensisch feitenonderzoek uit te voeren naar het bestaan van deze contracten. Uit het forensisch onderzoek blijkt dat deze Deense onderneming in voorgaande jaren als een soort tussenpersoon software heeft verkocht en geïmplementeerd bij ziekenhuizen. De directeur van de Deense onderneming verklaarde dat hij in 2012 voor een persoonlijke vergoeding van € 25.000 de fake-contracten met Y heeft ondertekend. Hij gaf aan dat hij geen software heeft verkocht aan de in de contracten genoemde ziekenhuizen en dat hij desbetreffende afspraken hierover maakte met de directeur van Y.

In de administratie van de Deense onderneming waren de contracten ook niet verantwoord. Om de niet-bestaande projecten zo veel mogelijk op echte projecten te laten lijken, werden ontwikkelkosten van andere wel bestaande projecten (met name uren van eigen medewerkers) door Y voor een deel op de niet-bestaande projecten verantwoord.

Uit het forensisch onderzoek blijkt verder dat de vorige controller door de directeur van Y onder druk werd gezet om mee te werken aan het kunstmatig verhogen van de omzet en het verschuiven van de kosten naar de niet-bestaande projecten.

De directeur van Y wordt geconfronteerd met de bevindingen uit het forensisch onderzoek. Hij verklaarde dat hij de contracten inderdaad valselijk had opgesteld. Als reden gaf hij aan dat hij hiermee de verlenging van zijn contract kon veiligstellen alsmede dat hij over 2012 een winst gerelateerde bonus zou ontvangen.

De forensisch onderzoekers hebben tijdens het onderzoek ook gesproken met de externe accountant van Y. Zij hadden hun controle werkzaamheden over 2012 nog niet afgerond. Zij hadden wel al de vraag aan de directeur van Y gesteld waarom er geen betalingen volgden op de contracten. Hierop hadden zij nog geen antwoord gekregen.

De accountant zat in dit geval dus op het goede spoor, maar is wellicht ingehaald door de bevindingen van de controller. De accountant had daarnaast ook met het nader bestuderen van de contracten aanvullende signalen kunnen oppikken dat hier sprake was van het creëren van extra winst en omzet. En wat natuurlijk altijd geldt voor de accountant: doorvragen totdat je afdoende antwoorden hebt gekregen.

De rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services, Michel Grummel, Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers Forensic, Jurgen van Vliet, Deloitte Forensic & Dispute Services.