Het management verwacht een verdere groei van de omzet naar Oost Europa en ziet hier grote mogelijkheden. Om de groei te kunnen bewerkstelligen heeft het management van XYZ de moedermaatschappij twee jaar geleden gevraagd om extra financiële middelen teneinde de noodzakelijke investeringen te kunnen doen.

Het hoofd van de afdeling Financiën van XYZ heeft recentelijk een melding gedaan bij de Compliance Officer van de Zweedse moeder inzake mogelijke onregelmatigheden in de aan de Zweedse moeder gerapporteerde cijfers. Binnen XYZ zouden twee boekhoudingen bestaan: één met de echte cijfers en één met gemanipuleerde cijfers. De gemanipuleerde cijfers werden jaarlijks gerapporteerd.

Uit nader onderzoek bleek dat de fraude circa drie jaar geleden is gestart. Het management van XYZ had grote plannen en wilde hiervoor de nodige investeringen doen. De Zweedse moeder was hier echter alleen toe bereid als er voldoende 'winstpotentieel' aanwezig was bij XYZ. Om die reden heeft het management destijds de resultaten geflatteerd. Zij deden dit door niet-bestaande omzet te boeken, waarbij de debiteuren kunstmatig werden opgehoogd. Ook nadat de investeringen waren gedaan, werd de fraude voortgezet. Dit om aan te tonen dat de investeringen ‘winstgevend' waren.

De accountant heeft steeds een goedkeurende verklaring afgegeven bij de consolidatiestaten en nooit iets ontdekt. Natuurlijk was het de accountant tijdens de cijferanalyse opgevallen dat de debiteuren toenamen, maar hiervoor werd een adequate verklaring gegeven. De omzetstijging was immers voor een belangrijk deel te verklaren door de stijging in Oost-Europa, en daar is de betalingsmoraal slechter dan in Nederland. Ook had de accountant jaarlijks een afloopcontrole uitgevoerd op de debiteuren. Hij had zich daarbij echter gebaseerd op afschriften uit het electronic banking-pakket die, zo bleek achteraf, door de directie van XYZ waren vervalst.

De omvang van de fraude was achteraf makkelijk te reconstrueren: dit was immers het verschil tussen de 'echte' en de 'gemanipuleerde' boekhouding. Het management vond het belangrijk ook zicht te hebben op de werkelijke cijfers, zodat de bedrijfsvoering niet in gevaar kwam. Het hoofd van de afdeling Financiën had beide boekhoudingen aan het onderzoeksteam verstrekt.

Had de accountant de fraude kunnen ontdekken? Hij had zich bij het uitvoeren van de afloopcontrole natuurlijk moeten baseren op de originele dagafschriften of gebruik moeten maken van de Clieop-bestanden (de elektronische betaalbestanden) van de cliënt. Ook had de accountant in plaats van een afloopcontrole, saldobiljetten kunnen versturen naar de debiteuren. Als hij dit had gedaan was de fraude mogelijk eerder ontdekt.

Daarnaast is achteraf gebleken dat als de accountant de cijfers in de jaarrekening goed had geanalyseerd, hij mogelijk had kunnen zien dat er iets vreemds was met de cijfers. De omzet in de consolidatiestaten steeg, terwijl de vrachtkosten en het aantal medewerkers gelijk bleven. Daarnaast steeg het bedrijfsresultaat in de consolidatiestaten, terwijl de cash flow daalde of gelijk bleef. Dit is natuurlijk vreemd en had bij de accountant vragen kunnen oproepen. Daarnaast bleek de omzet met nul procent btw verhoudingsgewijs toe te nemen. Dit was natuurlijk verklaarbaar doordat de omzet naar Oost-Europa was gestegen, maar het kan ook duiden op 'valse' facturen. De fraudeur wil immers geen problemen met de fiscus en zal daarom kiezen voor facturen zonder btw.

Vorenstaande laat maar weer eens de kracht zien van het gebruik van 'ratio-analyses' in de controle van de jaarrekening. Een eenvoudig controlemiddel dat, mits goed gebruikt, op efficiënte en effectieve wijze signalen onregelmatigheden bloot kan leggen. Ook het opvragen van bevestigingen bij derden, bijvoorbeeld het versturen van saldobiljetten is een effectief middel om fraude op te sporen. Saldobiljetten zijn immers, mits door accountant zelf verstuurd en ontvangen, moeilijk te manipuleren door de fraudeur.

De rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services, Michel Grummel, Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers, Forensic Jurgen van Vliet, Deloitte Forensic & Dispute Services.