De directie van XYZ krijgt medio 2012 een signaal van het Franse management dat er mogelijk sprake is van fraude rondom de aankopen van promotiemateriaal. De directie schakelt een forensisch accountant in om het signaal nader te onderzoeken.

Uit het forensisch onderzoek blijkt dat de Franse inkoopmanager gedurende vijf jaar heeft gefraudeerd met de aankoop van diverse soorten promotiemateriaal, zoals onder meer gadgets, pennen, ballonnen en sleutelhangers.

De inkoopmanager bestelde maandelijks grote hoeveelheden bij een vaste leverancier. Hierbij maakte hij met de leverancier de afspraak dat er meer stuks werden gefactureerd dan dat er daadwerkelijk werden geleverd. Ook steeg de inkoopprijs van diverse promotieartikelen in de vijf jaar met ongeveer veertig procent. Gezien de geringe aankoopprijs viel deze stijging niet op. Voorts werd van deze artikelen geen voorraadregistratie bijgehouden. De fraude bleef hierdoor lange tijd onopgemerkt. Dit werd nog eens versterkt doordat de inkoopmanager de afspraak met de leverancier had gemaakt dat de facturen steeds binnen zijn autorisatieniveau vielen. Pas toen de lokale controller navraag deed naar de kosten van de promotieartikelen en vervolgens een forensisch onderzoek werd ingesteld, kwam de fraude aan het licht.

Het voordeel voor de inkoopmanager was dat hij van de leverancier van de promotieartikelen kick backs ontving, in geld, maar ook in de vorm van diverse luxe goederen en vakantiereizen.

De fraude liep zoals gezegd al enige jaren. Het interne management en ook de accountant hebben de fraude toen niet ontdekt. De omvang van de fraude is in de vijf jaar opgelopen van circa € 50.000 in 2008 tot € 400.000 in 2011. In 2012 was er tot en met juli al bijna € 300.000 ten onrechte gefactureerd. De kosten voor de promotieartikelen werden verantwoord onder het algemene promotiebudget, waarin ook kosten voor reclamecampagnes worden verantwoord. Dit budget was de afgelopen jaren fors gegroeid vanwege de ambitieuze groeiplannen van XYZ in Frankrijk.

De jaarlijkse fraude was weliswaar niet materieel voor de jaarrekening van XYZ en evenmin voor de Franse vennootschap maar uit het forensisch onderzoek bleek wel dat de AO-IB bij de vennootschap belangrijke leemtes vertoonde. Zo was er geen functiescheiding tussen het bestellen, in ontvangst nemen en autoriseren van de facturen. Deze leemte was door de accountant niet gerapporteerd aan de directie van XYZ. Daarnaast heeft hij mogelijk onvoldoende doorgevraagd (onvoldoende professioneel-kritische houding) naar de verklaringen van het management aangaande de stijging van de promotiekosten in Frankrijk. Ook vergelijkende cijferanalyses met de stijging van de promotiekosten in andere landen zouden de fraude wellicht eerder aan het licht hebben gebracht.

Deze rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services, Michel Grummel, Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers Dispute Forensic, Jurgen van Vliet, Deloitte Forensic & Dispute Services.