Categorie: wet- en regelgeving 
Onderwerp: bewaartermijnen
Regelgeving: NVAK-ass, NVAK-aav, Bta en VAO

Vraag

Hoe zit het eigenlijk met de bewaarplicht van de accountantspraktijk en de accountants die er werken? Welke gegevens moeten worden bewaard bij de uitvoering van assurance en aan assurance verwante opdrachten?

Antwoord

De regelgeving voor accountants schrijft voor bepaalde stukken een bewaarplicht voor. Voor accountants of de accountantspraktijk geldt de bewaarplicht voor dossiers en voor stukken die de organisatie en de kwaliteitsbeheersing van de accountantspraktijk betreffen. De termijnen voor deze bewaarplicht zijn meestal zeven jaar. Wat er moet worden bewaard is afhankelijk van de soort opdracht.

Voor aan assurance verwante opdrachten is bepaald dat de documentatie van de uitgevoerde opdrachten moet worden bewaard. Het accountantskantoor moet er voor zorgen dat ook aan deze verplichting kan worden voldaan als het accountantskantoor ophoudt te bestaan (zie artikel 8, lid 1 NVAK-aav).

Voor assurance-opdrachten anders dan de wettelijke controle in de zin van de Wta moet het dossier van de assurance-opdracht worden bewaard (artikel 15, lid 4 NVAK-ass). Daarnaast moeten ook de vastlegging van het stelsel van kwaliteitsbeheersing (van het kantoor), de uitkomsten van de evaluatie van het stelsel van kwaliteitsbeheersing en het beleid voor het voorkomen van strafbare feiten en wetsovertredingen worden bewaard (zie artikel 6 sub c NVAK-ass, artikel 24, lid 3 NVAK-ass en artikel 54, lid 5 NVAK-ass). Ook bij het beëindigen van de praktijk moeten deze gegevens gedurende de voorgeschreven periode bewaard blijven (artikel 56, sub a NVAK-ass).

Voor de bewaarplicht bij wettelijke controles zijn de Bta en de VAO van belang. Bewaard moeten worden: het controledossier, de vastlegging van het stelsel van kwaliteitsbeheersing en het beleid, de gegevens van de cliëntenadministratie en de uitkomsten van de evaluatie van het stelsel van kwaliteitsbeheersing (zie: artikel 8, lid 4 Bta, artikel 10, lid 2 Bta, artikel 11, lid 6 Bta en artikel 10, lid 3 VAO. De gegevens moeten bij het beëindigen van de accountantsorganisatie bewaard blijven gedurende de voorgeschreven periode (artikel 33 VAO, voor bewaartermijnen: zie boven).