Eén van de voorwaarden is het verkrijgen van een goedkeurende controleverklaring en het behalen van bepaalde ratio's. Door de verslechterde economische omstandigheden heeft de onderneming cashflow-problemen gekregen: de debiteurentermijn neemt toe, de inkoopprijzen van de feestartikelen stijgen en de omloopsnelheid van de voorraad neemt af. De lasten bestaan met name uit vaste lasten zoals huurkosten en personeelskosten. Vanaf 2010 heeft de onderneming een negatief netto werkkapitaal.

In mei 2012 vraagt onderneming X het faillissement aan. De aangestelde curator ontdekt onregelmatigheden in de financiële administratie en stelt een forensisch onderzoek in. Daaruit blijkt dat de directeur voorzag dat de onderneming de bankratio's niet ging halen. Hij had de keuze tussen een faillissement of het aanpassen van de ratio's in de financiële administratie. De directeur besloot de ratio's aan te passen. Hij deed dit door in de administratie handmatige boekingen te maken, waardoor de ratio's rooskleuriger leken dan dat zij in werkelijkheid waren. De onderneming verstrekte deze gemanipuleerde cijfers aan de bank.

Tot de methoden die de directeur gebruikte behoorde het maken van handmatige boekingen in de reguliere processen, waaronder het verhuurproces. Het verhuurregister is een subadministratie waar de verkoopmedewerkers de verhuurde artikelen registreerden. De aansluiting tussen het verhuurregister en de verhuuradministratie vond handmatig plaats. De directeur boekte handmatig additionele omzet in de financiële administratie. De debiteuren werden opgeboekt en in het begin van de volgende periode weer afgeboekt. Daarnaast manipuleerde hij het verhuurregister dat hij van zijn medewerkers ontving alvorens dit aan de accountant te verstrekken. Dit deed hij onder meer door de tellingen in de uitdraaien van de subadministratie handmatig wijzigen.

De accountant is vanaf medio 2010 betrokken bij de controle van onderneming X. Zijn contactpersoon is de directeur. Deze heeft de accountant gevraagd de medewerkers niet direct vragen te stellen, in verband met hun drukke werkzaamheden. Alle vragen moesten eerst via de mail bij de directeur worden ingediend, waarna de directeur ze beantwoordde. De accountant gaf op basis van de uitgevoerde werkzaamheden een goedkeurende controleverklaring af over boekjaar 2011.

De accountant had natuurlijk moeten signaleren dat het binnen de feestartikelenbranche met veel ondernemingen niet goed ging en dat onderneming X moeite had de bankratio's te behalen. Als de accountant de cash flow had vergeleken met de boekhoudkundige resultaten had hij vreemde afwijkingen geconstateerd, wat aanleiding had moeten geven om een kritischer controle uit te voeren.

De accountant had natuurlijk niet mogen accepteren dat hij niet direct vragen aan medewerkers mocht stellen: de directeur kreeg hierdoor immers de mogelijkheid te anticiperen op die vragen en kon de administratie tijdig kloppend maken.

Het inbouwen van een element van onvoorspelbaarheid had de kans op ontdekking van de fraude mogelijk vergroot. De accountant had door analyse van de handmatige boekingen in de omzet en debiteurenadministratie of door het uitvoeren een goede afloopcontrole de onregelmatigheden kunnen ontdekken. Tot slot zou het (automatisch) rekenkundig doortellen van de subadministratie tot verschillen hebben geleid. Een professioneel-kritische houding had de fraude mogelijk eerder aan het licht gebracht.

Deze rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services, Michel Grummel, Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers Dispute Forensic, Jurgen van Vliet, Deloitte Forensic & Dispute Services.