Het museum ontvangt naast de entreegelden en horecaopbrengsten ook een subsidie van de provincie. In de subsidievoorwaarden staat dat het museum jaarlijks een accountantsverklaring bij de jaarrekening dient te overleggen.

Bij de uitvoering van de jaarrekeningcontrole over het jaar 2010 stuit de accountant op een dagafschrift van een bankrekening die niet is opgenomen in de administratie van het museum. Het dagafschrift was opgeborgen in een map met dagafschriften van een andere - wel in de administratie opgenomen - bankrekening. Het rekeningnummer van de tot dan toe onbekende bankrekening staat volgens het dagafschrift op naam van het museum. Het betrof een bank waar het museum verder geen andere rekeningen had lopen. Op het aangetroffen dagafschrift zijn twee contante geldopnames vermeld, een pinbetaling bij de lokale supermarkt alsmede een ontvangst vanwege de verhuur van de filmzaal van het museum. De accountant stelt vast dat de posten die op het dagafschrift vermeld staan niet zijn opgenomen in de financiële administratie van het museum.

Omdat de directeur verantwoordelijk is voor de financiën van het museum besluit de accountant dit te bespreken met het bestuur. Het bestuur geeft een forensisch accountant opdracht om nader onderzoek te doen. Ten behoeve van dit onderzoek laat de forensisch accountant bij de bank kopiedagafschriften opvragen van het desbetreffende rekeningnummer. Hieruit blijkt dat de directeur, die de beschikking had over de bijbehorende bankpas en pincode, de bankrekening gebruikte voor allerlei privéuitgaven, zoals kleding, boodschappen en het opnemen van contant geld. In een periode van vier jaar bedroeg het totaal van deze uitgaven bijna € 400.000. De directeur had diverse inkomsten, zoals verhuuropbrengsten van de filmzaal, een aantal gemeentelijke subsidies, diverse schenkingen alsmede verkoopopbrengsten van een beperkt aantal museumstukken, op deze bankrekening laten ontvangen. Hierdoor kon hij deze inkomsten, maar ook de frauduleuze uitgaven, gedurende ongeveer vier jaar buiten het zicht van het administratiekantoor houden.

De accountant heeft in dit geval de fraude zelf ontdekt. Wel had het bestuur de vraag waarom hij de fraude niet eerder had ontdekt. Hierbij past de vraag of de accountant - zeker gezien de beperkte omvang van de organisatie en daarmee de inrichting van de AO-IB - wel voldoende aandacht heeft besteed aan de volledigheid van de opbrengsten. Zo stond op de website van het museum een verwijzing naar de mogelijke verhuur van de filmzaal. Daarnaast waren de kosten in verband met de verhuur, bijvoorbeeld de inkoop van horeca-artikelen en inzet van extra personeel, wel in de administratie van het museum opgenomen en de opbrengsten niet. Voorts was in de notulen van het bestuur ook melding gemaakt van toegekende gemeentelijke subsidies, die niet waren verantwoord in de jaarrekening van het museum.

Deze rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services, Michel Grummel, Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers Dispute Forensic, Jurgen van Vliet, Deloitte Forensic & Dispute Services.