Vanwege de kleine omvang van de stichting is sprake van een beperkte opzet van de administratieve organisatie en interne beheersing. Zo is A zelfstandig bevoegd tot het verrichten van betalingen ten laste van de betaalrekening en de spaarrekening van de stichting.

Nadat A vanwege ziekte langdurig afwezig is, besluit de directeur van stichting Y een interim-medewerker in te huren. Deze treft op zijn eerste werkdag een kopie aan van een dagafschrift van de spaarrekening, waarop het saldo was weggelakt en voorzien van een ander saldo. De interim-medewerker besluit hierop directeur van Stichting Y te consulteren. Vervolgens raadplegen zij via internet bankieren gezamenlijk het saldo van de spaarrekening. Hieruit blijkt dat het saldo op de spaarrekening ruim € 175.000 lager is dan het saldo volgens de financiële administratie. Het werkelijke saldo bedroeg nog slechts enkele honderden euro's.

De stichting had het in de administratie verantwoorde spaarsaldo van ruim € 175.000 opgebouwd ter dekking van eventuele tegenvallers in de exploitatie (weerstandsvermogen) en voor het plegen van een belangrijke investering in een nieuw automatiseringspakket dat stond gepland voor het lopende boekjaar (2011).

De directeur besluit een forensisch accountantsonderzoek in te laten stellen naar het verschil in het werkelijke saldo op de spaarrekening en het spaarsaldo volgens de financiële administratie. Uit dit onderzoek blijkt dat A gedurende twee jaren (2010 en 2011) respectievelijk ongeveer € 125.000 en € 50.000 (via de reguliere betaalrekening van de stichting) van de spaarrekening had overgemaakt naar zijn privérekening. De fraude had hij verhuld door aan het einde van het jaar 2010 de dagafschriften van de bank, die hij uitdraaide via internetbankieren, te vervalsen.

In de ordner op de administratie van Stichting Y zat het vervalste dagafschrift. A had het saldo op het dagafschrift aangepast en vervolgens dit dagafschrift gekopieerd. Hierdoor was de aanpassing op het eerste oog niet zichtbaar. Op deze wijze heeft hij de fraude ook buiten het zicht van de accountant weten te houden.

De forensisch onderzoekers hebben via Stichting Y om inzage gevraagd in het dossier van de controlerend accountant. In zijn controledossier zat een kopie van het online dagafschrift van de spaarrekening, dat door A was aangepast. De accountant heeft bij zijn controle verzuimd de authenticiteit van deze print te onderzoeken door of het opvragen van het originele dagafschrift van de bank of het via internetbankieren raadplegen van het werkelijke saldo per einde boekjaar.

De lessen uit deze casus zijn dat je als accountant geen genoegen kan nemen met een kopiedagafschrift dan wel print vanuit internetbankieren. Je moet je als accountant er van vergewissen dat je het originele dagafschrift ontvangt of zelf samen met de administrateur het saldo via internetbankieren raadplegen. Daarnaast moet je als accountant extra kritisch kijken naar het betalingsverkeer indien er sprake is van een kleine organisatie met een beperkte interne controle.

Deze rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services, Michel Grummel, Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers Dispute Forensic, Jurgen van Vliet, Deloitte Forensic & Dispute Services.