De directeur, die door de belastinginspecteur op de hoogte is gebracht van deze resultaten, vermoedt dat zijn financieel medewerker verantwoordelijk is voor deze verschillen en laat een onderzoek instellen door een forensisch accountant. Uit het onderzoek blijkt dat de financieel medewerker geldbedragen heeft weggesluisd uit de onderneming. Het totale bedrag, verspreid over een periode van 2,5 jaar, bedraagt € 1,3 miljoen. De btw-aangiften waren overigens wel juist gedaan.

Uit het forensisch onderzoek blijkt dat de financieel medewerker gebruikmaakte van de gebrekkige interne controle op de betalingen. Zo voerde hij zelf de betaalopdrachten in, in het online-pakket dat werd gebruikt voor het verrichten van betalingen. De directeur autoriseerde de betalingen vervolgens aan de hand van een transactieoverzicht dat de financieel medewerker uitprintte. Nadat de autorisatie aan de hand van het papieren overzicht had plaatsgevonden, voerde de financieel medewerker nog aanvullende betalingen op. Hij kon daarna zelf de betaalopdracht doorzetten naar de bank. Hiervoor maakte hij gebruik van de bankpas en pincode op naam van de directeur. Uit praktisch oogpunt had de directeur zijn pasje aan de financieel medewerker verstrekt. De betalingen die de financieel medewerker toevoegde waren allemaal zogenaamde codebetalingen. Bij codebetalingen worden op de dagafschriften niet de details van de betalingen vermeld. Hierdoor was op de dagafschriften niet zichtbaar dat hij zelf de begunstigde was. Codebetalingen werden binnen het bedrijf overigens vaker gebruikt, bijvoorbeeld voor salarissen.

De financieel medewerker boekte de betalingen vervolgens met algemene omschrijvingen weg in de financiële administratie van MachineBouw BV. Voor een deel werden de bedragen weggeboekt op de btw-tussenrekeningen, waardoor er per saldo te weinig afdracht van btw had plaatsgevonden. De rest boekte hij weg op lopende projecten voor cliënten. Dit drukte het resultaat van de projecten van de onderneming.

De accountant van MachineBouw BV had de fraude bij de controle van de jaarrekeningen 2009 en 2010 niet gezien. Hij heeft kennelijk bij de uitvoering van de controle onvoldoende aandacht besteed aan de aansluiting tussen de btw-aangiften en de financiële administratie. Bij de reconstructie van de fraude bleek dat er in deze jaren verschillen waren.

Daarnaast kan de vraag worden gesteld of de accountant voldoende aandacht heeft besteed aan het bestaan en de werking van de controletechnische functiescheidingen. Zo wist hij niet dat de bankpas op naam van de directeur in het bezit was van de financieel medewerker. Hierdoor was de in opzet aanwezige functiescheiding tussen het klaarzetten van de betaalopdracht en de autorisatie ervan, in de praktijk niet aanwezig.

Ook had de accountant de fraude kunnen signaleren omdat de controletotalen op de door de directeur getekende betaaladvieslijsten niet aansloten op de daadwerkelijke betalingen. Ten slotte kan de vraag worden gesteld of de accountant voldoende aandacht heeft besteed aan de wijze waarop MachineBouw BV de interne beheersing/controle heeft ingericht op de projecten. Een belangrijk deel van fraude was immers 'weggeboekt' op lopende projecten voor cliënten.

Deze rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services, Michel Grummel, Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers Dispute Forensic, Jurgen van Vliet, Deloitte Forensic & Dispute Services.