De controlerende accountant signaleert bij zijn interim controlewerkzaamheden dat de transitie mede als gevolg van cultuurverschillen niet helemaal vlekkeloos is verlopen. Hij constateert diverse onregelmatigheden, waaronder veel dubbele betalingen. Het management geeft als verklaring dat de inkomende facturen niet worden voorzien van een blokstempel, waardoor het wel eens gebeurt dat een factuur tweemaal wordt ingevoerd en betaald. Het management onderkent het probleem en heeft actiepunten geformuleerd om dubbele betalingen te voorkomen.

De controlerend accountant houdt een ongerust gevoel en roept de hulp in van een forensisch technisch specialist om hem te ondersteunen bij de analyse van de betalingen. Uitgangspunten voor deze analyse zijn de uitgaande geldstroom zoals blijkt uit het bankpakket/bankafschriften, de clieop-bestanden (betalingsbestanden), de crediteuren- en debiteurenadministratie en de personeelsadministratie. Uit deze analyse bleek dat een schildersbedrijf hetzelfde telefoonnummer had als een medewerkster van de crediteurenadministratie. In totaal was in de afgelopen zes maanden € 175.000 overgemaakt naar de rekening van het schildersbedrijf. De accountant vraagt vervolgens bij de afdeling inkoop om inzage in het contract met het schildersbedrijf. Na grondig zoeken komt de afdeling inkoop tot de conclusie geen documenten te hebben waaruit blijkt dat de onderneming het schildersbedrijf opdracht heeft gegeven.

De accountant besluit een gericht onderzoek te verrichten naar de betalingen aan het desbetreffende schildersbedrijf, in combinatie met de naw-gegevens (naam, adres, woonplaats) van de medewerkster van de crediteurenadministratie. Uit dit onderzoek blijkt dat de echtgenoot van de medewerkster directeur is van het schildersbedrijf.

De cirkel is nog niet rond. Uit hoofde van haar functie kon de medewerkster de facturen van het schildersbedrijf boeken in de financiële administratie van de onderneming; zij was echter niet bevoegd voor het accorderen van de betalingen. Uit de analyse van de beveiliging van de clieop-bestanden bleek dat het voor haar ook mogelijk was om de betalingsbestanden na autorisatie nog te wijzigen.

De controlerend accountant heeft zijn bevindingen gemeld bij de directie van de onderneming. De betrokken medewerkster is vervolgens ontslagen. Daarnaast heeft de onderneming haar interne controlemaatregelen met betrekking tot inkoop en betalingen nader onder de loep genomen en zijn waar nodig de procedures aangescherpt.

Deze rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services, Michel Grummel, Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers Dispute Forensic, Jurgen van Vliet, Deloitte Forensic & Dispute Services.