Dit was één van de redenen voor het Zweedse moederbedrijf om in februari 2010 te besluiten de activiteiten van de Nederlandse vestiging te beëindigen en over te hevelen naar de Belgische vestiging.

Als onderdeel van de afwikkeling van de activiteiten in Nederland heeft het Zweedse moederbedrijf een controller naar Nederland gestuurd. Deze stuitte bij zijn werkzaamheden op mogelijke onregelmatigheden in de financiële administratie. Deze waren aanleiding om een forensisch accountantsonderzoek in te stellen. Hieruit bleek dat de directeur van Machine XL op verscheidene manieren het resultaat over 2009 te positief had voorgesteld. Het ging hierbij onder meer om:

1. Aan het einde van 2009 bepaalde Machine XL voor de lopende contracten de resultaten op basis van de percentage of completion (POC) methode. Om de resultaten zo gunstig mogelijk voor te stellen, is bij vier grote projecten het POC-percentage bepaald op honderd procent, terwijl de machines nog niet waren geleverd en zelfs in twee gevallen het productieproces nog niet was afgerond. Voor de afronding van de verplichtingen jegens de afnemer moest Machine XL nog aanzienlijke kosten maken. In twee van de vier gevallen ging dit om meer dan 25 procent van de begrote kosten. Bij de bepaling van het POC percentage had de directeur van Machine XL grote invloed.
2. In 2008 was een contract uit 2007 voor de bouw en levering van een machine on hold gezet. In 2009 kreeg Machine XL groen licht om de bouw en levering van de machine voort te zetten, hetgeen in 2009 daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. In het contract uit 2007 was afgesproken dat de Machine XL de desbetreffende machine voor €1,1 miljoen zou leveren. De in 2007 ontvangen vooruitbetaling van €0,6 miljoen is in dat jaar als omzet verantwoord. In 2009 heeft de directeur van Machine XL het hoofd van de financiële administratie opdracht gegeven om de gehele contractwaarde (ad €1,1 miljoen) als omzet te verantwoorden.
3. Bij twee projecten waarbij sprake was van een overschrijding van de begrote kosten, heeft de directeur van Machine XL opdracht gegeven aan het hoofd van de financiële administratie om bepaalde kosten niet ten laste van 2009 te brengen. Het ging hierbij onder meer om transportkosten van een machine naar het buitenland.
4. Een in 2009 ontvangen claim vanwege een geschil over de betaling van invoerrechten over een geleverde machine, werd niet in de financiële cijfers opgenomen, noch werd hier melding van gemaakt in de financiële rapportage en/of de letter of representation.

In totaal is in de financiële rapportage die Machine XL begin januari 2010 aan het moederbedrijf zond het resultaat van Machine XL € 2,0 miljoen te hoog verantwoord. Deze rapportage is zowel door de directeur van Machine XL als door het hoofd van de financiële administratie ondertekend. Uit de stukken van het moederbedrijf bleek dat de rapportage ook is gecontroleerd door de accountant van Machine XL.

Deze casus toont aan dat een accountant bij een bedrijf dat te maken heeft met de gevolgen van de crisis (of bedrijven die om andere redenen te maken hebben met teruglopende omzetten) extra aandacht dient te besteden aan:

1. De juistheid van de omzet; is deze gebaseerd op juiste uitgangspunten en contracten? Onderzoek bij een omzet gebaseerd op de POC-methode of het percentage is gebaseerd op realistische uitgangspunten.
2. De volledigheid van de verantwoorde kosten. Het risico bestaat immers dat reeds bekende kosten worden doorgeschoven naar een volgend boekjaar teneinde de resultaten gunstiger voor te stellen.

De vraag die hier gesteld kan worden is of de accountant bij zijn controle van de financiële rapportage voldoende rekening heeft gehouden met deze effecten.

Deze rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services, Michel Grummel, Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers Dispute Analysis & Investigation Services.