De cfo van ICT BV vraagt de controller een analyse te maken van de in zijn ogen hoge kosten voor werving & selectie. Uit de analyse blijkt dat zes bureaus regelmatig worden ingehuurd en dat ABC BV de afgelopen drie jaar voor ongeveer € 0,5 miljoen aan het ICT-bedrijf heeft gefactureerd. Dit is ongeveer 25 procent van de totale kosten voor werving en selectie over deze periode. Verder blijkt dit bureau vooral ingeschakeld te zijn bij de werving van relatief lage functies binnen ICT BV.

Omdat de controller het bedrijf ABC BV niet kende en de andere werving & selectie bureaus wel, besluit hij dit bedrijf op internet op te zoeken. Daar blijkt het bedrijf geen website te hebben. Dit bevreemdt de controller en vervolgens raadpleegt hij de registers van de Kamer van Koophandel. Hieruit blijkt dat ABC BV staat geregistreerd op naam van het afdelingshoofd Personeel & Organisatiae van ICT BV. Het afdelingshoofd was vanuit zijn functie onder meer verantwoordelijk voor de werving en selectie van nieuw personeel op het hoofdkantoor en de begeleiding van de werving en selectie op de decentrale vestigingen.

Het afdelingshoofd is geconfronteerd met de interne onderzoeksbevindingen. Hij verklaarde tegenover de cfo en de controller dat ABC BV eigenlijk een bedrijf van zijn partner is en dat ABC BV voor de gefactureerde bedragen daadwerkelijk werving & selectieactiviteiten heeft uigevoerd voor ICT BV.

Een forensisch accountant heeft vervolgens een diepgaand onderzoek uitgevoerd. Daaruit bleek dat gedurende een periode van drie jaar het afdelingshoofd namens ABC BV facturen aan ICT BV stuurde voor kandidaten die niet via bemiddeling van een werving- & selectiebureau waren aangetrokken. Vanuit zijn functie had het afdelingshoofd goed zicht op kandidaten die niet via werving & selectie werden aangenomen. Het afdelingshoofd stuurde de facturen van ABC BV aan het hoofdkantoor, ook als de factuur betrekking had op kandidaten voor nevenvestigingen. Op basis van het onderzoek heeft ICT BV het afdelingshoofd op staande voet ontslagen en de aan ABC BV betaalde bedragen teruggevorderd.

Uit het forensisch onderzoek bleek dat de AO/IB van ICT BV (zowel in opzet als bestaan en werking) zwakke plekken vertoonde, waardoor het afdelingshoofd gedurende drie jaar zijn gang kon gaan. Twee cruciale leemten waren:

• Het afdelingshoofd had zelfstandig de bevoegdheid om opdrachten tot € 15.000 te verstrekken. Tevens had hij de bevoegdheid facturen tot € 15.000 zelfstandig te autoriseren. Er was dus sprake van functievermenging aangaande betalingen tot € 15.000.
• Het afdelingshoofd was volgens de budgetregeling alleen bevoegd om verplichtingen aan te gaan en te autoriseren voor zover die betrekking hadden op (werving en selectie van personeel op) het hoofdkantoor. De medewerkers van de administratie controleerden echter niet of op de facturen de paraaf van de juiste en bevoegde medewerker stond. De administratie beschikte niet over een parafenlijst. Hierdoor kon het afdelingshoofd ook facturen autoriseren die ten laste van nevenvestigingen kwamen.

De accountant van ICT BV had deze leemtes niet gerapporteerd in haar managementletters. En hoewel de nu ontdekte fraude niet materieel was voor de jaarrekening, is de vraag relevant of de accountant wel met een voldoende kritische houding naar de AO/IB van ICT BV heeft gekeken.

Voor ICT BV was dit incident aanleiding om zowel de AO/IB als het beleid ten aanzien van het bekleden van nevenfuncties aan te scherpen. Onderdeel van dit nieuwe beleid is het inventariseren van de nevenfuncties van personeelsleden, alsmede steekproefsgewijze controles op de volledigheid van de door de medewerkers opgegeven nevenfuncties door open bronnen onderzoek.

Deze rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services, Michel Grummel, Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers Dispute Analysis & Investigation Services.