Deze medewerker is binnen het bedrijf verantwoordelijk voor de gehele administratie van enkele BV's, waaronder Garage I BV. Volgens de bankafschriften worden bedragen, niet zijnde salarisbetalingen, van de bankrekening van de Garage I BV op zijn rekening bijgeschreven.

Uit een quick scan van de bankmutaties van Garage I BV blijkt dat de afgelopen vijf jaar ongeveer € 500.000 naar de privérekening is overgemaakt.

De directeur vraagt de accountant te onderzoeken wie de betalingen heeft verricht/geautoriseerd, op welke wijze ze in de administratie zijn verwerkt en of er nog andere BV's zijn gebruikt voor dergelijke betalingen.

In de onderhavige casus bestaat het vermoeden dat de medewerker zelf gelden heeft overgemaakt naar zijn rekening door middel van het wijzigen van betaalbestanden. Uit dien hoofde kwalificeert de accountant dat dit een onderzoek betreft dat is gericht op het functioneren, handelen of nalaten van de medewerker. De accountant dient uit hoofde van zorgvuldigheid derhalve rekening te houden met de belangen van de betrokken medewerker en wel op de volgende wijze.

De betrokken medewerker dient zo spoedig mogelijk na aanvaarding te worden ingelicht omtrent het uit te voeren onderzoek en de doelstelling daarvan, tenzij het onderzoeksbelang daarmee wordt geschaad. De accountant besluit in dit geval de betrokkene pas in te lichten nadat bestanden en andere bescheiden zijn veiliggesteld. Dit om te voorkomen dat de medewerker de eventueel nog aanwezige bewijsmaterialen vernietigt zodra hij van het onderzoek op de hoogte wordt gesteld.

De accountant verricht vervolgens zijn onderzoek. Zijn bevindingen brengen aan het licht dat de medewerker het rekeningnummer in het geautoriseerde bestand nog heeft kunnen wijzigen, alvorens dit naar de bank werd gestuurd. De betalingen zijn vervolgens onder andere afgeboekt op voorzieningen en openstaande crediteuren.

De accountant wil de bevindingen rapporteren aan de directeur van de beheermaatschappij. De zorgvuldigheid in deze casus vereist dat de accountant eerst de relevante feiten/bevindingen voorlegt aan de betrokken medewerker, in het kader van wederhoor.

Dit wederhoor kan op twee manieren plaatsvinden:

• door een gesprek waarin de betrokkene mondeling kan reageren op de bevindingen. De accountant zal van dit gesprek een verslag moeten opstellen;
• door het verstrekken van de voor de betrokkene relevante delen van de conceptrapportage, waarop deze dan schriftelijk kan reageren. De accountant dient de betrokkene een redelijke termijn te geven om te reageren op de voorgelegde bevindingen.

Met inachtneming van de reactie van de betrokken medewerker stelt de accountant een definitief rapport op. In de aanbiedingsbrief en in het definitieve rapport neemt de accountant een passage op, dat men het rapport niet zonder schriftelijke toestemming van de accountant aan derden ter beschikking mag stellen, anders dan verplicht bij of krachtens wet of gerechtelijk oordeel.

Deze rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, KPMG Integrity & Investigation Servces, Michel Grummel, Deloitte Forensic & Dispute Services, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers Dispute Analysis & Investigation Services.