Het betaalproces is als volgt ingericht. Een medewerker van de administratie stelt vanuit de crediteurenadministratie een zogenaamde ‘betalingsvoorstellijst' op. De medewerker geeft dit overzicht aan de directeur, inclusief de onderliggende facturen. De directeur controleert het overzicht met de onder liggende bescheiden en keurt de betalingen in het electronic bankingsysteem goed. Hierna vindt (geautomatiseerd) de betaling plaats.

Recentelijk is de onderneming gestuit op een aantal ‘vreemde' betalingen. Nader onderzoek heeft uitgewezen dat de medewerker verantwoordelijk voor het opstellen van de betalingsvoorstellijst voor ruim één miljoen euro heeft gefraudeerd. Hoe? De medewerker wijzigde na aanmaak van de betalingsvoorstellijst in het electronic banking-systeem de naam en het bankrekeningnummer van de crediteur in zijn eigen naam en bankrekeningnummer. De directeur kreeg echter het oude ongewijzigde bestand, stelde vast dat het overzicht aansloot met de facturen en keurde de betaling goed. Hij was zich er niet van bewust dat de gegevens in het betalingssysteem waren gewijzigd en dat in werkelijkheid de bedragen werden overgemaakt aan de fraudeur. Nadat de betaling was verricht werd het betaaloverzicht door de fraudeur op zodanige wijze gemanipuleerd dat het weer de juiste crediteurengegevens bevatte. Hierna werd de crediteurenadministratie bijgewerkt.

Als facturen niet worden betaald, gaan na verloop van tijd natuurlijk de crediteuren klagen. Dit werd door de fraudeur op eenvoudige wijze voorkomen. De fraudeur liet de facturen nogmaals betalen, maar nu op het juiste bankrekeningnummer. De directeur had dit toch niet door. Er werden dagelijks zoveel betalingen verricht dat hij een dubbele betaling niet op zou merken. Daar de crediteur al was afgeboekt, werden de betalingen op een tussenrekening geboekt. Nu zou je natuurlijk verwachten dat de accountant dit bij zijn controle wel zou ontdekken. Een tussenrekening met een hoog saldo valt natuurlijk op. Maar ook dit was snel opgelost. Op het moment dat de accountant zijn controle aankondigde, schoonde de fraudeur de tussenrekeningen en boekte de bedragen over naar diverse kostenrekeningen. Hij gebruikte hiervoor kostenrekeningen waarvan de realisatie ruim onder het budget en de realisatie van vorig jaar lag, zodat een en ander bij een cijferbeoordeling door de accountant niet op zou vallen. De medewerker kon op deze wijze jarenlang zijn banksaldo aanvullen, zonder dat hij tegen de lamp liep.

Fraude in het betalingsproces komt in de praktijk zeer veel voor. Dit is ook logisch, aangezien hier het geld de onderneming verlaat. Toch blijkt de accountant deze vorm van fraude in de praktijk maar zelden te ontdekken, terwijl het in veel gevallen om omvangrijke (materiële) bedragen gaat. Uit oogpunt van fraude is het betalingsproces dan ook een proces dat de nodige aandacht van de accountant verdient.

Deze rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, KPMG Integrity & Investigation Services, Michel Grummel, Deloitte Forensic & Dispute Services, Bernard Prins, PricewaterhouseCoopers Dispute Analysis & Investigation Services.