Bij betalingen stelt een medewerker van de administratie vanuit de crediteurenadministratie een zogenaamde ‘betalingsvoorstellijst’ op. De medewerker geeft dit overzicht aan de directeur, inclusief de onderliggende facturen. De directeur controleert het overzicht met de onderliggende bescheiden en keurt de betalingen in het electronic bankingsysteem goed. Hierna vindt de betaling plaats.

De medewerker wijzigt in de tussentijd in het electronic bankingsysteem echter de naam en het bankrekeningnummer van de crediteur in zijn eigen naam en bankrekeningnummer. De directeur kreeg echter het oude ongewijzigde bestand en kon dus niet vaststellen dat in werkelijkheid de bedragen werden overgemaakt aan de fraudeur. De fraudeur wist op deze wijze ongezien omvangrijke bedragen over te maken op zijn eigen bankrekeningnummer.

Maar hoe voorkwam de fraudeur nu dat de crediteur ging ‘piepen’ omdat de openstaande facturen niet werden betaald? Heel eenvoudig. De fraudeur liet de facturen nogmaals betalen, maar nu op het juiste bankrekeningnummer. Als tegenrekening werd een tussenrekening gebruikt. Na verloop van tijd gaf de tussenrekening een hoog saldo weer en tja als de accountant komt dan valt dat op. Op het moment dat de accountant zijn controle aankondigde, schoonde de fraudeur de tussenrekeningen en boekte de bedragen over naar diverse kostenrekeningen. Hij gebruikte hiervoor kostenrekeningen die waarvan de realisatie ruim onder het budget en de realisatie van vorig jaar lag, zodat een en ander bij een cijferbeoordeling door de accountant niet op zou vallen. De medewerker kon op deze wijze jarenlang zijn banksaldo aanvullen, zonder dat hij tegen de lamp liep.

Fraude in het betalingsproces komt in de praktijk zeer veel voor. Dit is ook logisch, aangezien hier het geld de onderneming verlaat. Toch blijkt deze vorm van fraude in de praktijk maar zelden door de accountant te worden ontdekt, terwijl het in veel gevallen om omvangrijke (materiële) bedragen gaat. Vraag is dan ook of het betalingsproces van de accountant wel de aandacht krijgt die het verdient.

Deze rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, KPMG Integrity & Investigation Services, Michel Grummel, Deloitte Forensic & Dispute Services, Bernard Prins, PricewaterhouseCoopers Dispute Analysis & Investigation Services.