» Direct naar annotatie

Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Na een paar toetsingsrondes heeft een registeraccountant zijn interne stelsel van kwaliteitsbeheersing niet op orde. Het bestuur van de NBA dient een klacht in.

Klacht

De accountant heeft:

1. de kwaliteitsambitie en de borging dat NVKS-opdrachten conform de toepasselijke wet- en regelgeving worden uitgevoerd niet deskundig en grondig genoeg geëvalueerd;
2. daardoor een kwaliteitssysteem dat onvoldoende effectief is.

Oordeel

De klacht is gegrond.

Vooraf

Op basis van de NVKS (Nadere Voorschriften Kwaliteitssystemen) kunnen kleinere accountantskantoren een verlicht regime volgen met aangepaste eisen. Het getoetste kantoor is met niet meer dan vijf medewerkers klein te noemen en de aangeklaagde registeraccountant is er de enige eindverantwoordelijk accountant. Onder het verlicht regime is een aparte kwaliteitsbepaler niet verplicht en moet de eindverantwoordelijke accountant zorgen voor een goedwerkend stelsel van kwaliteitsbeheersing.

Ad b Werking kwaliteitssysteem

De drie getoetste dossiers zijn onvoldoende bevonden. Het gaat om een overige assurance-opdracht, een samenstellingsopdracht (jaarrekening) en een samenstellingsopdracht in het kader van de NOW. De geconstateerde tekortkomingen raken volgens de NBA aan de kern van het werk:

1. bij de overige assurance-opdracht hebben de toetsers vastgesteld dat uit het dossier niet blijkt hoe de accountant de werkzaamheden heeft uitgevoerd ten aanzien van de juistheid van het tarief en de levering van de productie;
2. bij de samenstellingsopdracht hebben de toetsers geconstateerd dat de historische financiële informatie niet is opgesteld conform het toepasselijke stelsel van verslaggeving;
3. bij de NOW-samenstellingsopdracht heeft de accountant niet de voorgeschreven werkzaamheden uitgevoerd om de omzet over de meetperiode vast te stellen.

Ad 1 Overige assurance-opdracht:
De accountant heeft de financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet over 2021 gecontroleerd voor een stichting die maatschappelijk en sociaal cultureel werk uitvoert in het kader van de Wmo en Jeugdwet. De controle is gericht op de rechtmatigheid van gedeclareerde zorg; het Algemeen Accountantsprotocol Financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 2021 is het uitgangspunt voor deze controle.

Volgens de Accountantskamer is de basis van het accountantsberoep betrouwbaarheid, transparantie en vertrouwen in financiële informatie waarborgen en gebaseerd op de fundamentele beginselen uit de VGBA en de verplichte naleving van de NV COS. Bij een controle-opdracht moet de accountant voldoende en geschikte controle-informatie vergaren om de controleverklaring te onderbouwen in overeenstemming met de controlestandaarden. In dit geval gaat het bovendien om een verklaring over de rechtmatige besteding van publieke middelen, waarbij de Wmo in een controleprotocol specifieke eisen stelt aan de werkzaamheden die de accountant uitvoert.

Het uitvoeren van een werkprogramma – wat deze accountant "een checklist afvinken" noemt -  waarborgt dat bij de controle geen stap wordt overgeslagen – van opdrachtbevestiging tot afgifte van een controleverklaring. De manier waarop de accountant deze overige assurance-opdracht heeft uitgevoerd staat ver af van wat de beroepsgroep beschouwt als een professionele invulling en uitvoering. Het dossier laat volgens de toetsers niet zien welke risicoanalyse de accountant heeft gemaakt, wat de controle-aanpak is geweest en of er voldoende en geschikte controle-informatie is verkregen. Die werkzaamheden en de vastlegging daarvan vormen de kern van een assurance-opdracht. Op de zitting heeft de accountant erkend dat hij die ontoereikend heeft vastgelegd in zijn dossier. Dit dossier voldoet daarom niet aan de kwaliteitseisen.

Ad 2 Samenstelling jaarrekening:
Volgens de Accountantskamer voldoet dit dossier ook niet aan de kwaliteitseisen.

De toetsers hebben vastgesteld dat de historische financiële informatie niet is opgesteld conform het toepasselijke stelsel van financiële verslaggeving. In de samengestelde jaarrekening ontbreken:

• de grondslagen voor de posten financiële vaste activa, liquide middelen, kortlopende schulden, overige bedrijfskosten en financiële baten en lasten;
• de nadere toelichting over de rekening-courantvordering op de dga;
• de vastleggingen van het regelmatige (telefonische) contact dat de accountant naar eigen zeggen heeft gehad met de cliënt.

De accountant heeft de tekortkomingen erkend. Zonder voldoende vastlegging is niet (voldoende) toetsbaar of de accountant de samenstellingsopdracht heeft uitgevoerd conform de Standaarden.

Een aandachtspunt is de manier waarop de accountant de identiteitscontrole heeft vastgelegd, te weten: 'Leg op kopie ID vast dat de identiteit is geverifieerd (datum en paraaf)'. Volgens de accountant heeft hij dit gedaan, omdat uit het digitale dossier kan worden opgemaakt op welke datum de scan is gemaakt, zodat is vastgelegd op welke datum de identiteit is geverifieerd. De Accountantskamer wijst erop dat een aandachtspunt geen tekortkoming is, maar een vingerwijzing om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, in dit geval om eenvoudiger vast te kunnen stellen dat de identiteit van de cliënt is geverifieerd.

Ad 3 NOW-opdracht (samenstellingsopdracht):
Voor een advocatenkantoor heeft de accountant een samenstellingsverklaring (als bedoeld in NV COS 4415N) verstrekt voor de tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkgelegenheid in zowel periode 1.0 als periode 2.0. De toetsers hebben de NOW-opdracht voor periode 1.0 beoordeeld, waarbij de meetperiode loopt van april tot en met juni 2020. Volgens de toetsers heeft de accountant bij de berekening van de omzet over de meetperiode niet de werkzaamheden uitgevoerd die het accountantsprotocol voorschrijft.

Volgens de bedrijfsbeschrijving factureert het advocatenkantoor de gemaakte uren in de maand daarop. Voor het bepalen van de omzet had de accountant daarom moeten kijken naar de omzet die is geboekt over de maanden mei tot en met juli 2020. De verantwoorde omzet stemt echter niet overeen met de gekozen meetperiode. Uit de facturen blijkt bovendien dat niet alle in een bepaalde maand gewerkte uren worden gefactureerd in de daaropvolgende maand.

Door deze tekortkomingen heeft de accountant onvoldoende inzicht gekregen in de manier waarop het advocatenkantoor de uren registreert en factureert, terwijl het een nieuwe cliënt was. De accountant heeft hierdoor in strijd gehandeld met enkele bepalingen uit het accountantsprotocol. Verder voldoet de opdracht niet aan de overige eisen uit NV COS 4415N, want:

• de accountant heeft geen overzicht en analyse van de loonheffingen gedocumenteerd, terwijl dat nodig is om een aansluiting te maken tussen de uitbetaalde salarissen over de periode maart tot en met mei 2020;
• de accountant heeft contact gehad met de cliënt over de aan te leveren gegevens, maar daarover niets gedocumenteerd in het dossier;
• er is geen opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling uitgevoerd;
• uit het dossier blijkt niet dat de accountant de significante oordeelsvormingen heeft besproken met het management.

De accountant heeft de verkeerde meetperiode bij de NOW1-aanvraag erkend, maar zegt dat dit bij de aanvraag voor NOW2 gelijk is getrokken, zodat er hooguit een afgrenzingsprobleem bestaat, zonder materiële gevolgen. Volgens de Accountantskamer heeft hij de conclusie van de toetsers daarmee niet weersproken. De accountant heeft niet alleen een verkeerde meetperiode gehanteerd, maar ook ten onrechte alleen de gefactureerde omzet bekeken in plaats van te beoordelen wat de productiewaarde van de gewerkte uren was in het meettijdvak. Bovendien heeft hij de overige tekortkomingen niet tegengesproken. Ook dit dossier voldoet dus niet aan de kwaliteitseisen.

Kortom:
Omdat alle getoetste dossiers tekortkomingen vertonen, voldoet het kwaliteitssysteem in opzet en werking niet aan de eisen en heeft de accountant in strijd gehandeld met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.

Ad a Verplichte evaluatie

In de NVKS staat dat het kwaliteitssysteem jaarlijks wordt geëvalueerd aan de hand van dossierinspecties. Omdat een concrete norm ontbreekt, heeft de eindverantwoordelijke accountant een zekere vrijheid, zolang hij maar de kwaliteitsambitie evalueert alsmede hoe de uitvoering van NVKS-opdrachten conform de toepasselijke wet- en regelgeving wordt geborgd. Omdat de accountantspraktijk al onder het verlichte regime valt, mag van de accountant worden verwacht dat hij de jaarlijkse evaluatie met voldoende deskundigheid en diepgang uitvoert – zij is het enige kwaliteitsinstrument dat volgens de NVKS verplicht is.

In dit geval heeft de accountant de evaluatie pas uitgevoerd nadat uit de kantoortoetsing was gebleken dat het vereenvoudigde kwaliteitssysteem in opzet en werking tekortschoot. Dit had een extra reden moeten zijn voor een kritische evaluatie. Daarom had het voor de hand gelegen dat de accountant en de waarnemer dossiers hadden geïnspecteerd. Volgens de accountant voert hij maar een beperkt aantal NVKS-opdrachten uit, voor ongeveer vijftien klanten. Het kantoor levert met name expertise op het gebied van schadeverzekeringen en vermogensschade.

Als er weinig dossiers zijn, is dat volgens de Accountantskamer helemaal een reden voor dossierinspecties. Twee dossiers per keer bekijken, wat de accountant zegt te doen, is niet voldoende. De tekortkomingen bij klachtonderdeel b wijzen erop dat de accountant de verplichte jaarlijkse evaluatie te oppervlakkig en niet deskundig genoeg heeft uitgevoerd. Een grondige evaluatie van het beperkte aantal NVKS-opdrachten had verwacht mogen worden vanwege de bevindingen bij de eerdere kantoortoetsing. Zo'n evaluatie had de veelal basale tekortkomingen aan het licht moeten brengen. De accountant is daarom ook hierin tekort geschoten.

Maatregel

Tijdelijke doorhaling voor zes maanden. De negatieve bevindingen bij de kantoortoetsing en de hertoetsing heeft de accountant grotendeels erkend. Hij is het alleen niet eens met de conclusie dat het stelsel van kwaliteitsbeheersing onvoldoende is, omdat hij zichzelf beschouwt als het belangrijkste kwaliteitsinstrument. De werkzaamheden voldoen echter niet aan de norm. Dat de accountant volhoudt dat hij zijn werkzaamheden voldoende vakbekwaam heeft uitgevoerd, is een miskenning van de eisen die het accountantsberoep stelt aan het vak. De accountant plaatst zich boven de regels van de eigen beroepsgroep.

In zijn voordeel spreekt dat hij nu is ingeschreven als accountant in business en op de zitting herhaaldelijk heeft toegezegd geen NVKS-opdrachten meer uit te voeren. Wanneer de accountant zich aan die toezegging houdt, hebben de kantoortoetsing en deze tuchtklacht effect gehad.

Annotatie Lex van Almelo

Een accountant met een kleine praktijk is verantwoordelijk voor het kwaliteitsstelsel dat herhaaldelijk niet voldoende blijkt. Zo is bij een NOW-samenstellingsopdracht de omzet verkeerd berekend en is er geen opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling uitgevoerd. Ook de jaarlijkse evaluatie van de kwaliteitsambitie en NVKS-borging gebeurt met de Franse slag, terwijl dit het enige verplichte kwaliteitsinstrument van de NVKS is. De accountant ziet zichzelf echter als het belangrijkste kwaliteitsinstrument. Dat lijkt mij een mooie gedachte als je een stap extra zet. Maar deze accountant gebruikt het als argument om zich aan de regels te houden wanneer het hem uitkomt. De Accountantskamer rekent hem daar natuurlijk op af.