» Direct naar annotatie

Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een registeraccountant werkt op een kantoor samen met een niet-accountant. De accountant heeft de tandartsen en orthodontisten in portefeuille. Zijn collega doet de artsen en medisch specialisten, waarna de accountant de review van die dossiers op zich neemt.

Een huisarts en een neuroloog laten het accountantskantoor sinds 2005 de jaarrekeningen, de salarisadministratie en fiscale werkzaamheden van hun praktijk-bv's en huisartsenpraktijk verzorgen. In 2021 kondigt het kantoor aan een punt te willen zetten achter de dienstverlening voor de praktijk van de huisarts of de neuroloog. Zij verbreken in juni 2022 alle banden met het accountantskantoor en stappen over naar een ander kantoor.

Als de accountant en de niet-accountant een eindafrekening opmaken leidt dat tot een uitgebreide mailwisseling, die de huisarts en de neuroloog niet bevalt. Zij dienen een klacht tegen de accountant en de niet-accountant in bij de Accountantskamer, die alleen de klacht tegen de accountant in behandeling neemt.

Klacht

De accountant is verantwoordelijk voor:

1. onprofessioneel handelen en valse beschuldigingen;
2. onvoldoende vervulling van de zorgplicht;
3. frauduleus handelen.

Oordeel

De klachtonderdelen a en b zijn (deels) gegrond, klachtonderdeel c is ongegrond.

Toelichting op de klacht

In zijn e-mail van eind november 2022 heeft de niet-accountant de klanten desgevraagd laten weten dat het kantoor de eindafrekening 'binnenkort' zal maken. De klagers vinden dat te vaag en willen op zijn minst een indicatie van wanneer die komt. Ruim twee maanden later mailt de niet-accountant dat de klagers de eindafrekening eind van die maand kunnen verwachten.

Op 2 maart 2023 stuurt een andere medewerker van het accountantskantoor de eindafrekening naar de huisarts en de neuroloog. Omdat de eindafrekening vragen oproept, verzoeken de medici om een (nadere) specificatie van:

• het verwerken van elektronische bankafschriften;
• het oversluiten van de financiering van het woonhuis, omdat die ook nog eens voor 50 procent bij zijn partner wordt opgevoerd;
• de werkzaamheden inzake de financiering van het nieuwe gezondheidscentrum van de huisarts.

Als het accountantskantoor niet reageert op deze verzoeken, sturen de medici een herinnering, waarbij zij vragen om een correctie op de eindafrekening in verband met de kosten voor het oversluiten van de hypotheek. Eén van hen schrijft: "Er is aan mij geen specificatie verstrekt omtrent deze enorme inspanning, er is zonder ons medeweten blijkbaar (naast een keer telefonisch overleg en aanleveren van reeds bestaande digitale stukken) heel erg veel en lang overlegd met de bank. Ik heb nota bene vrijwel alles zelf gedaan met de bank."

In zijn reactie schrijft de niet-accountant dat: 

• op de afrekennota duidelijk is gespecificeerd welke werkzaamheden zijn uitgevoerd;
• het bedrag op de creditnota al naar de medici is overgemaakt;
• wat één van de medici heeft gedaan met de bank geen constructieve bijdrage is geweest;
• de bankmedewerker de niet-accountant in diverse gesprekken heeft gezegd dat zij door de medicus op een uitermate vervelende manier is behandeld, terwijl deze wist dat zij stervende was en tussen de chemo's door haar werkzaamheden voor hem aan het afronden was;
• de bankmedewerker de niet-accountant letterlijk heeft gezegd dat de medicus "een narcist" is "in de meest extreme vorm";
• de niet-accountant een welles/nietes-discussie wil vermijden en daarom de kosten voor het oversluiten van de financiering van de woning met 50 procent zal verminderen.

De huisarts en de neuroloog maken bezwaar tegen de uitlatingen van de bankmedewerker, die zij als kwetsend ervaren. Zij uiten nadere bedenkingen bij de eindafrekening, die volgens hen moet worden gecorrigeerd met 5.399,20 euro. De niet-accountant mailt terug dat dit bedrag is overgemaakt naar de heren en dat hij de discussie sluit.

De huisarts en de neuroloog vinden de valse beschuldiging van de bankmedewerker onheus en weinig integer, terwijl de mail waarin die staat getuigt van een onprofessionele bejegening. De medici verlangen oprechte excuses van het kantoor en vinden dat ook de accountant onprofessioneel handelt. Dat de eindafrekening zo maar is gecorrigeerd, is in hun ogen een teken dat deze niet juist was. Terwijl zij alleen maar opheldering wensen over de eindafrekening zet het kantoor hen neer als querulanten in plaats van in te gaan op hun kritiekpunten. Door zo de discussie uit de weg te gaan, handelt de accountant frauduleus.

Ad a Onprofessioneel handelen

Voor de Accountantskamer staat vast dat de accountant niet betrokken was bij de mailwisseling van de medewerker met de klant. De medewerker heeft zijn werkzaamheden echter uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de accountant ten behoeve van een professionele dienst. Artikel 14 lid 2 van de VGBA verlangt dat een accountant ervoor zorgt dat bij werkzaamheden sprake is van toereikende begeleiding, toezicht en beoordeling. De accountant stond in de cc van de mailcorrespondentie en wist dus dat zijn medewerker zich onprofessioneel heeft uitgelaten door een kwetsende opmerking van de bankmedewerker op zo'n manier door te sturen dat de indruk wordt gewekt dat het accountantskantoor het ermee eens is. Op dit punt valt met name de passiviteit van de accountant onder het bereik van het tuchtrecht.

De niet-accountant heeft pas na twee weken gereageerd op de mail die de medici begin april stuurden en dat pas na twee rappels. In de reactie worden weliswaar excuses aangeboden voor het doorbrieven van wat de bankmedewerker had gezegd. Maar de niet-accountant noch de accountant nemen expliciet afstand van de gewraakte uitlating. De Accountantskamer vindt de reactie daarom too little, too late. Op grond van artikel 14 VGBA moet een accountant gepast reageren als een medewerker, voor wie hij verantwoordelijk is, over de schreef gaat. Zeker als de klant gegriefd is en excuses eist. Klachtonderdeel a inzake de onheuse/onprofessionele bejegening is daarom in zoverre gegrond.

Ad b Zorgplicht

Verder mag van een accountant worden verwacht dat hij zijn facturen desgevraagd specificeert en dus naar zijn opdrachtgever inzichtelijk maakt welke werkzaamheden hij heeft uitgevoerd en in rekening brengt (zie deze uitspraak). De accountant wist dat de medici concrete vragen hadden bij de eindafrekening. Door niet te (laten) reageren op de mail heeft de accountant in strijd gehandeld met bovengenoemde rechtspraak. Klachtonderdeel b over de schending van de zorgplicht is daarom in zoverre gegrond.

Volgens de klagers zijn verschillende bedragen in rekening gebracht in de voorschotnota's terwijl de werkzaamheden voor beide bv's gelijk zijn. Volgens de berekening van de klagers hebben zij een bedrag 2.961,12 euro te veel betaald, maar daarop heeft het accountantskantoor niet gereageerd. Zij vragen er per mail nog tweemaal aandacht voor en verlangen dan per aangetekende brief 8.488,08 euro terug na een aanvullende berekening van onterecht betaalde kosten. Ook daarop is geen reactie gekomen.

Op de zitting heeft de accountant uitgelegd dat hij vooral met het verzoek om 5.399,20 euro terug te betalen heeft ingestemd, omdat het persoonlijk conflict tussen de medici en de niet-accountant was geëscaleerd. In dat verzoek schrijven de medici dat zij:

• het geschil achter zich willen laten als er betaald wordt;
• niet meer zitten te wachten op verdere mailwisselingen;
• het echt heel spijtig vinden dat een zeventienjarige relatie op deze manier eindigt;
• nog steeds niet begrijpen waarom;
• eigenlijk hopen dat het kantoor dit nog probeert te herstellen;
• dit misschien de enige mailreactie is waarop de medici nog wel zitten te wachten.

Dat de accountant hierin aanleiding zag om niet meer te reageren, vindt de Accountantskamer op zichzelf voorstelbaar. Al is hiervan in juridische zin geen sprake - het aanbod doet in de verte denken aan een vaststellingsovereenkomst, waarbij finale kwijting wordt overeengekomen als er betaald wordt. Dat de accountant niet heeft gereageerd op de laatste e-mails is niet tuchtrechtelijk verwijtbaar. In zoverre is dit klachtonderdeel ongegrond. De accountant had er niettemin verstandig aan gedaan om de klagers uit te leggen waarom hij niet reageerde.

Ad c Geen frauduleus handelen

Het terugstorten van het bedrag dat te veel in rekening zou zijn gebracht wijst niet op frauduleus handelen. In één van de mails en op de zitting is duidelijk gemaakt dat het bedrag is terugbetaald om de discussie te stoppen. Op de zitting heeft de accountant uitgelegd dat hij de eindafrekening nooit heeft bekeken. Althans niet toen de eindafrekening was opgesteld, niet toen de medici hun bezwaren kenbaar maakten en niet toen de accountant met de niet-accountant afsprak dat de eindafrekening werd gecrediteerd.

Dat wekt verbazing bij de Accountantskamer omdat een accountant een deugdelijke eindafrekening behoort te maken. Als een klant dan laat weten dat die (mogelijk) niet deugt, behoort de accountant zich af te vragen of de facturering wel goed is verlopen. De accountant heeft echter alleen maar opgemerkt dat hij alle vertrouwen heeft in zijn medewerker en kennelijk het naadje van de kous niet wilde weten.

Wat daar ook van zij - bewijs voor frauduleus handelen is dit niet. Een accountant mag een civielrechtelijk standpunt innemen, zolang dat niet bewust misleidend of onjuist is. De accountant is naar voren gevlucht door toe te staan dat de medewerker de eindafrekening crediteerde. Ook dit is geen bewijs voor frauduleus of tuchtrechtelijk verwijtbaar handelen. De klacht is op dit punt onvoldoende onderbouwd en in zoverre ongegrond.

Maatregel

Waarschuwing. Het gaat bij deze klacht hoofdzakelijk om het handelen en nalaten van een medewerker die geen accountant is. De collega die wel accountant is heeft niet, niet tijdig of niet professioneel gereageerd op vragen over de eindafrekening van de klant. Het valt de accountant vooral te verwijten dat hij niet heeft opgetreden toen hij via mails in cc kon zien dat de correspondentie met de klant uit de rails liep. Daarop moet hij een volgende keer zorgvuldiger toezien.

Annotatie Lex van Almelo

Een accountantskantoor werkt zeventien jaar lang voor een huisarts en een neuroloog. Om onduidelijke redenen wil het kantoor stoppen met de samenstellingswerkzaamheden, de salarisadministratie en de fiscale aangifte voor één van de bv's van de klant. Dat valt verkeerd en de klant stapt in zijn geheel over naar een ander kantoor. De accountmanager van het oude kantoor, die geen accountant is, communiceert hierover per e-mail met de medici en zet de verantwoordelijke registeraccountant in de cc.

De accountmanager reageert laat of niet op verzoeken om specificatie van werkzaamheden. Om van het gesteggel af te zijn, crediteert hij een deel van de gefactureerde bedragen, maar specificaties blijven uit. Op het verzoek van één van de medici om de werkzaamheden van de bank te specificeren, reageert de accountmanager niet professioneel. Omdat de medicus beweert zelf veel werk te hebben verzet op dit punt kan de accountmanager het niet laten om terug te mailen dat dit geen constructieve bijdrage was. Hij haalt de bankmedewerker aan, die hem herhaaldelijk zou hebben gezegd dat de medicus haar op een uitermate vervelende manier heeft behandeld, terwijl de medicus wist dat zij stervende was en tussen de chemo's door haar werkzaamheden voor hem afrondde. De terminale bankmedewerker zou letterlijk hebben gezegd dat de medicus "een narcist" is "in de meest extreme vorm".

De medici voelen zich gekrenkt door de opmerking en vinden het niet professioneel dat de accountmanager die zo maar doormailt. De Accountantskamer houdt de registeraccountant hiervoor tuchtrechtelijk verantwoordelijk. Volgens artikel 14 lid 2 van de VGBA had die moeten zorgen voor toereikende begeleiding, toezicht en beoordeling van de werkzaamheden van de medewerker. De accountant stond in de cc van de mailcorrespondentie en wist dus dat de accountmanager zich onprofessioneel uitliet door de kwetsende opmerking van de bankmedewerker op zo'n manier door te sturen dat het leek alsof het accountantskantoor het ermee eens was. De accountmanager noch de accountant hebben er namelijk uitdrukkelijk afstand van genomen.

Verder had de registeraccountant ervoor moeten zorgen dat de facturen desgevraagd werden gespecificeerd en inzichtelijk had gemaakt welke werkzaamheden hij in rekening heeft gebracht. Omdat de accountant in de cc stond, wist hij van het verzoek en heeft hij zijn zorgplicht geschonden door niets te doen.