» Direct naar annotatie

Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een familiebedrijf houdt zich sinds 1978 bezig met de productie van deuren. Het bedrijf verplaatst de productie geleidelijk aan naar Tsjechië en Indonesië. Twee broers uit de familie zijn indirect mede-aandeelhouder van een bv, die 70 procent van de aandelen bezit in de Indonesische dochteronderneming. In september 2019 verkoopt de 70 procents-aandeelhouder haar aandelen voor 32,6 miljoen euro. De aandelen worden op 4 november 2019 geleverd aan de nieuwe eigenaar.

Vanwege de stijgende houtprijzen hebben de broers een paar jaar eerder besloten om in (onder meer) Zuid-Amerika hout te kopen, dat nog nat is en wordt gedroogd in droogkamers bij de fabriek in Indonesië.

Een registeraccountant is sinds 2014 verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekeningen van het hoofd van de groep. Bij de controle van die jaarrekeningen steunt de groepsaccountant voor wat betreft de Indonesische dochter op het werk van het Indonesische kantoor, dat behoort tot het internationale netwerk van zijn kantoor. Voor de controle van de jaarrekening 2018 brengt de groepsaccountant in 2019 een bezoek aan kantoor Indonesië en aan de fabriek van de Indonesische dochter. De controlerend accountant van kantoor Indonesië heeft in mei 2019 en april 2020 goedkeurende verklaringen afgegeven bij de jaarrekeningen 2018 en 2019 van de Indonesische dochter.

De groepsaccountant geeft medio 2019 een goedkeurende accountantsverklaring af bij de geconsolideerde en enkelvoudige jaarrekening 2018 van de familie-bv en in 2020 bij de geconsolideerde en enkelvoudige jaarrekening 2019 van het Nederlandse groepshoofd. Kort daarvoor heeft de cfo van de Indonesische dochter een e-mail gestuurd naar onder anderen één van de broers met als onderwerp “Accounting error”. Deze broer is na de verkoop van de onderneming werkzaamheden blijven uitvoeren voor de verkochte bedrijfsonderdelen.

In de e-mail staat onder meer dat:

• de boekhoudassistent zowel in maart als in juni 2020 fouten heeft gemaakt;
• deze in maart de waardering van twee voorraden verkeerd heeft berekend;
• in juni aanbetalingen verkeerd heeft verwerkt en de waarde van de verfvoorraad verkeerd heeft berekend;
• de cfo het hoofd van de boekhouding heeft opgedragen dit meteen te herstellen;
• de uitvoering van het herstel echter tijd zal kosten;
• de accountant wordt verzocht zijn verklaring te herzien voor zover de fout en het herstel effect hebben op de jaarrekening 2019.

Het accountantskantoor in Indonesië heeft vervolgens de mogelijke onjuistheden in de administratie onderzocht. In een ‘final conclusion summary’ concludeert het kantoor dat enkele posten in de administratie (de vooruitbetalingen, de aandelen en de vaste activa) over 2018 en 2019 zo zeer moeten worden aangepast dat de resultaten over 2018 en 2019 in totaal 4,5 miljoen dollar lager uitvallen. In de jaarrekening 2019 worden zowel deze als de vergelijkende cijfers uit 2018 herzien. De balanstotalen vallen 2.180.597 dollar (2018) en 4.474.057 dollar (2019) lager uit.

Volgens een vaststellingsovereenkomst betaalt de verkoper de nieuwe eigenaar van de aandelen in de Indonesische dochter een vergoeding van 6 miljoen euro. De Indonesische component-accountant geeft in september 2020 een goedkeurende accountantsverklaring af bij de herziene jaarrekening 2019 van de Indonesische dochter. De broers dienen een klacht tegen de groepsaccountant in bij de Accountantskamer.

Klacht

a. de groepsaccountant heeft, zonder voldoende geschikte controle-informatie en zonder deugdelijke grondslag, goedkeurende controleverklaringen afgegeven bij de geconsolideerde jaarrekeningen 2018 en 2019 van de familie-bv’s;

b. de controledossiers waren ontoereikend.

Oordeel

Klachtonderdeel a is ongegrond, klachtonderdeel b is gegrond.

Ongedeeld eindverantwoordelijk

Omdat het gaat om de controle van een groep is onder meer Standaard 600.1 van belang. Daarin staat dat:

• deze Standaard in het bijzonder gaat over controles waarbij accountants van groepsonderdelen betrokken zijn;
• alle Standaarden onverkort van toepassing zijn op zulke controles;
• verplichtingen die eventueel verder gaan dan Standaard 600 onverkort van toepassing zijn op de controlerend groepsaccountant.

De wet- en regelgeving voor accountants gaat ervan uit dat de groepsaccountant ongedeeld eindverantwoordelijk is voor het uitvoeren van de controle van de groepsjaarrekening. Voor zover deze gebruik maakt van het werk van andere accountants, ontslaat hem dit niet van die  eindverantwoordelijkheid. Op grond van de Standaarden 230 en 600 moet de groepsaccountant de werkzaamheden tijdig en voldoende duidelijk vastleggen in het groepscontroledossier.

Voor wat betreft de reviews van de werkzaamheden van component-accountants kan de groepsaccountant verwijzen naar vastleggingen in het component-controledossier. Voorwaarde is wel dat de reviewverslagen voldoende inzichtelijk zijn en op zichzelf voldoen aan de eisen die Standaard 230 stelt aan controledocumentatie. Is dit niet het geval dan is aanvullende vastlegging in het groepscontroledossier vereist.

Ad a Goedkeurende verklaringen

Omdat beide jaarrekeningen ingrijpend zouden zijn herzien, had de groepsaccountant onvoldoende geschikte controle-informatie en dus goedkeurende accountantsverklaringen afgegeven zonder deugdelijke grondslag, meent de klager. De conclusie dat de controle “kennelijk onvoldoende” was, omdat bijvoorbeeld zowel het volume als de waardering de post ‘inventories’ niet juist waren, vindt de Accountantskamer echter “te kort door de bocht”. Wellicht was er sprake van fraude of fouten, waarvan de gevolgen zijn gerepareerd in de herziene jaarrekening 2019 en de vergelijkende cijfers 2018, maar die de groepsaccountant niet heeft ontdekt en redelijkerwijs niet heeft kunnen ontdekken.

Volgens de klagers had de groepsaccountant moeten constateren dat de administratieve gegevens over vier posten niet deugdelijk waren. Zij hebben dit echter niet onderbouwd met de oorspronkelijke administratieve gegevens die de groepsaccountant tot zijn beschikking had. De klagers hebben omvangrijke en gedetailleerde spreadsheets overgelegd, die accountantskantoor Indonesië heeft opgesteld. Maar zij hebben niet aannemelijk gemaakt dat de groepsaccountant bij de controle:

• kon beschikken over deze cijfers;
• dus had kunnen en behoren te constateren dat genoemde posten in beide jaarrekeningen te hoog waren.

Ook hebben de klagers niet concreet gemaakt waarin en waarom de groepsaccountant tekort is geschoten.

Ad b  Ontoereikende controledossiers

Op grond van de Standaarden 230 en 600 moet de accountant de eigen werkzaamheden respectievelijk die van het opdrachtteam op groepsniveau tijdig en voldoende duidelijk vastleggen in het controledossier. De controledocumentatie moet op grond van Standaard 230.8 zo worden opgesteld dat die voldoende is om een ervaren accountant, die niet eerder bij de controle betrokken was, in inzicht te geven in:

• de aard, timing en omvang van de controlewerkzaamheden;
• de uitkomsten van de controlewerkzaamheden, alsmede de verkregen controle-informatie; en
• significante aangelegenheden die tijdens de controle aan de orde zijn gekomen, de daaruit getrokken conclusies en significante professionele oordeelsvormingen die tot die conclusies hebben geleid.

In de controledocumentatie op groepsniveau moet op grond van Standaard 600.50 het volgende zitten:

• een analyse van groepsonderdelen, waarbij is aangegeven welke van deze onderdelen significant zijn en welk soort werkzaamheden zijn uitgevoerd inzake de financiële informatie van de groepsonderdelen;
• hoe, hoe lang en hoe intensief het opdrachtteam op groepsniveau is betrokken bij de werkzaamheden die de accountants van groepsonderdelen op significante groepsonderdelen hebben uitgevoerd (inclusief de beoordeling van de relevante delen uit de controledocumentatie van de onderdeelaccountants en de conclusies daarover);
• schriftelijke communicatie van het opdrachtteam op groepsniveau met de component-accountants over de geformuleerde vereisten.

Uit het controledossier blijkt dat de groepsaccountant professioneel-kritische vragen heeft gesteld bij diverse onderwerpen, maar te summier heeft vastgelegd hoe hieraan op onderdelen opvolging is gegeven. Zo heeft de groepsaccountant in het reviewmemo 2018 - bij onder meer de openstaande items voorraden, te ontvangen btw en vooruitbetalingen - steeds genoteerd dat de aan kantoor Indonesië gestelde vragen zijn “opgevolgd” met een verwijzing naar e-mails van dat kantoor. Bij de vooruitbetalingen is ook genoteerd dat er “geen bijzonderheden” zijn. Waarom de antwoorden van het kantoor voldoende zijn, wordt echter niet duidelijk. De vastleggingen schieten op dit punt tekort.

Over de post ‘inventories’ heeft het kantoor van de groepsaccountant bij de controle van de jaarrekening 2019 aan de collega’s in Indonesië per e-mail met name gevraagd:

• een vergelijking te maken tussen de boekwaarde en de inkoopprijzen;
• de toegepaste opslagen wegens transport, invoerrechten en opslag te analyseren.

Het antwoord van kantoor Indonesië beperkt zich tot “updated”. In tegenstelling tot andere antwoorden heeft de groepsaccountant hierbij geen opmerkingen geplaatst. Het controlememo 2019 vermeldt wel dat kantoor Indonesië is gevraagd bedoelde werkzaamheden uit te voeren, maar laat het antwoord op die vraag open. De vastleggingen schieten op dit punt dan ook tekort.

Over de post ‘property and equipment’ is kantoor Indonesië een verklaring gevraagd voor het verschil van 0,4 miljoen dollar tussen de boekwaarde (2,6 miljoen ‘AZ’) en de actuele boekwaarde (3 miljoen). Het kantoor heeft geen verklaring voor het verschil gegeven en evenmin aangegeven welke waarde juist is. Het kantoor heeft onder meer geantwoord dat het tevreden is dat er geen issues zijn  op dit punt. De groepsaccountant hierbij “akk” genoteerd zonder te documenteren waarom dit antwoord voldoende was voor zijn beoordeling. In het reviewmemo 2019 is bij de materiële vast activa op het punt van het geconstateerde verschil van 0,4 miljoen een bedrag van 3 miljoen dollar genoemd, zonder toelichting. De controledocumentatie schiet hier tekort.

Bij de jaarrekeningcontrole 2019 van de nieuwe eigenaar  heeft de groepsaccountant kantoor Indonesië over de post ‘prepaid taxes’ gevraagd of de Indonesische dochteronderneming:

• voldeed aan de plaatselijke belastingregels;
• (dus) een substantieel bedrag aan btw zou terugkrijgen;
• eerder dat jaar btw terug heeft gekregen.

Het kantoor antwoordt kortweg “yes”. In het controledossier is niet vastgelegd waarom dit zeer korte antwoord voldoende was. Het dossier schiet op dit punt dan ook tekort.

Volgens de accountant bevat zijn controledossier weliswaar verwijzingen naar het controledossier van kantoor Indonesië. Maar als groepsaccountant moet hij kunnen afgaan op informatie in het dossier van de component-accountant en mocht hij ervan uitgaan dat dat kantoor hem volgens afspraak toegang zou blijven verschaffen tot de controledossiers over de dochteronderneming.

De Accountantskamer wijst erop dat de groepsaccountant volgens Standaard 230.8 en (vooral) Standaard 600.50 sub b een zelfstandige documentatieplicht heeft. De groepsaccountant had dus meer moeten vastleggen over onder meer:

• de beoordeling van relevante delen van de controledocumentatie van de component-accountant;
• de eigen conclusies daarover;
• de significante professionele oordeelsvormingen die tot die conclusies hebben geleid.

De groepsaccountant had in zijn controledossier deugdelijk moeten documenteren waarom de informatie van kantoor Indonesië voldoende was om de getrokken conclusies te funderen. Dat kantoor Indonesië hem de toegang weigerde tot het Indonesische controledossier komt voor risico van de groepsaccountant, die in strijd met de Standaarden 230.8 en 600.50 en daarmee met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid heeft gehandeld.

Maatregel

Waarschuwing.

Annotatie Lex van Almelo

Een Nederlands familiebedrijf in houten deuren opent fabrieken in Tsjechië en Indonesië. Twee broers uit de familie bezitten via via 70 procent van de aandelen in de Indonesische dochter. Het 70 procents-pakket wordt verkocht en er gebeuren vreemde dingen. De assistent-boekhouder van de Indonesische dochter berekent enkele posten niet goed, zodat de resultaten over 2018 en 2019 uiteindelijk in totaal 4,5 miljoen dollar lager uitvallen. De groepsaccountant had de geconsolideerde jaarrekening en de enkelvoudige jaarrekening al wel goedgekeurd. Voor de cijfers van de Indonesische dochter steunde hij op de werkzaamheden van het accountantskantoor in Indonesië, dat tot hetzelfde internationale netwerk behoort als zijn kantoor. Kennelijk is dat geen garantie voor een soepele samenwerking, want het kantoor in Indonesië weigert de groepsaccountant toegang tot het controledossier over de dochter. De groepsaccountant stelt verschillende kritische vragen aan de onderdeel-accountant, maar ontvangt ultrakorte antwoorden per e-mail. Als hij überhaupt al antwoorden krijgt.

Volgens het controledossier van de groepsaccountant zijn de antwoorden uit Indonesië heel summier en uit dit dossier blijkt niet waarom deze genoegen heeft genomen met de soms één woord tellende antwoorden. De vastleggingen in diens dossier schieten op die punten tekort. Dat de collega in Indonesië hem geen toegang gaf tot het controledossier van de Indonesische dochter is geen excuus. Dit komt volgens de Accountantskamer voor risico van de groepsaccountant.

Als je ruzie krijgt met de onderdeel-accountant moet je als groepsaccountant dus zelf maar de boel gaan controleren.