» Direct naar annotatie

Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een vrouw en een ondernemer hebben een relatie, waaruit vier kinderen worden geboren. De vrouw werkt van 2004 tot april 2019 voor één van de bv’s van de man, die medio 2020 wordt opgeheven. In januari 2018 verbreken de ondernemer en zijn partner de samenlevingsovereenkomst.

De advocaat van de vrouw stuurt in november 2020 enkele voorstellen voor de afwikkeling van de verbroken samenleving. De ondernemer stuurt die voorstellen in december 2020 door naar zijn huisaccountant, een accountant-administratieconsulent. De ondernemer vraagt de accountant om:

• een vergelijking te maken van zijn vermogenspositie in 2018 en 2019;
• de schuldpositie van de ene bv aan de andere bv en aan de overige schuldeisers in kaart te brengen;
• een opstelling van zijn privévermogen te maken.

De accountant stelt vervolgens op blanco papier twee niet door hem ondertekende documenten op, te weten een ‘Toelichting’ en een cijfermatig overzicht. Hij stuurt die begin 2021 naar de ondernemer, die hem vraagt beide documenten nogmaals toe te sturen, maar dan op briefpapier van het accountantskantoor. De accountant drukt het ene document af op kantoorpapier en zet op het andere het kantoorstempel. Hij ondertekent beide documenten.

Kort daarna stuurt de ondernemer de accountant een zelfgemaakt kostenoverzicht en vraagt de AA de ontbrekende bedragen in te vullen en te onderbouwen met uitdraaien uit het grootboek. De accountant doet dit en stuurt onder meer een overzicht ‘maandelijkse betalingen’ mee. Na ontvangst van de stukken vraagt de vrouw aan de accountant of de stukken van het accountantskantoor afkomstig zijn en geeft aan dat de cijfers uit de stukken niet met elkaar stroken.

De accountant bevestigt dat hij de stukken heeft opgesteld, geeft een korte toelichting en geeft aan dat hem niet duidelijk is wat er niet klopt aan de cijfers. Hij ziet wel een schrijffout in de brief van december 2020 over het vierwekenloon van de ondernemer.

In februari 2021 dient de vrouw een klacht in bij het accountantskantoor, waarna een gesprek volgt met een medewerker van het accountantskantoor. De accountant doet mee via een videoverbinding. De vrouw maakt een verslag van deze bijeenkomst en stuurt dit aan het accountantskantoor, dat enkele wijzigingen aanbrengt en de zaak daarmee beschouwt als afgedaan.

In augustus 2021 distantieert de accountant zich schriftelijk van een document dat de ondernemer heeft ingediend in een gerechtelijke procedure tussen hem en zijn ex. In deze brief licht de accountant enkele documenten toe die hij eerder heeft opgesteld voor de ondernemer en vult de documenten hier en daar aan. Hij vraagt de ondernemer om deze brief in de gerechtelijke procedure in te brengen en laat weten dat hij dit zelf zal doen als de ondernemer het niet doet.

De vrouw dient een klacht tegen de accountant in bij de Accountantskamer.

Klacht

De accountant heeft:

a. stukken opgesteld waarvan hij wist of had moeten weten dat ze in een juridisch geschil zouden worden gebruikt zonder aan te geven dat ze alleen waren bedoeld voor het bereiken van minnelijke overeenstemming;

b. geen maatregelen genomen, hoewel hij erop gewezen is dat diverse stukken onjuist, onvolledig of misleidend zijn;

c. ten onrechte meegewerkt aan het opheffen van de bv, door onder meer de slotbalans op te stellen.

Oordeel

De klachtonderdelen a en b zijn gegrond. Klachtonderdeel c is ongegrond, want niet onderbouwd.

Ad a: Geschil

In december 2020 heeft de ondernemer de accountant gevraagd bovengenoemde stukken op te stellen, omdat hij een mail had ontvangen van de advocaat van zijn ex. Uit die mail blijkt dat de relatie tussen de ondernemer en de vrouw in ieder geval al vanaf 2018 was verbroken. De accountant wist dat de twee:

• al bijna drie jaar uit elkaar waren;
• een advocaat hadden ingeschakeld;
• na al die tijd nog steeds geen overeenstemming hadden bereikt over de financiële afwikkeling van de verbroken samenleving.

De accountant zegt dat hij het idee had dat:

• de stukken die hij opstelde alleen voor eigen gebruik door de ondernemer waren;
• de ondernemer die wilde gebruiken om een overleg met zijn advocaat voor te bereiden;
• dit overleg zou moeten leiden tot een minnelijke regeling.

De accountant heeft de gevraagde gegevens op blanco papier en zonder ondertekening gestuurd aan de ondernemer. Deze vroeg hem vervolgens de gegevens af te drukken op briefpapier van het accountantskantoor. De accountant had zich toen moeten afvragen welk doel en belang de ondernemer had bij dit verzoek, mede gezien artikel 15 van de VGBA en de feiten en omstandigheden. De accountant had moeten:

• vermoeden dat de ondernemer de stukken niet (alleen) nodig had voor eigen gebruik, zoals hij aanvankelijk dacht;
• beseffen dat er (mogelijk) een (juridisch) geschil was ontstaan, nu beide partijen een advocaat in de arm hadden genomen en de afwikkeling van de samenwoning tussen hen na ongeveer drie jaar nog steeds niet was geregeld;
• beseffen dat ook derden kennis zouden kunnen nemen van de stukken die hij opstelde zonder dat uit die stukken zou blijken met welk doel zij waren opgesteld (wat ook is gebeurd toen de ondernemer de stukken inbracht in gerechtelijke procedures).

Op de zitting heeft de accountant erkend dat hij de ondernemer had moeten vragen waarom hij de stukken op briefpapier van het accountantskantoor wilde hebben.

Ad b Onjuiste, onvolledige of misleidend stukken

Volgens de vrouw heeft de accountant fouten gemaakt bij:

• de financiële positie van de bv;
• het maandloon van de ondernemer;
• het dga-loon van de ondernemer in relatie tot de huurinkomsten, de aanschaf van een youngtimer en de stamrechtverplichting.

Begin 2021 heeft de vrouw vraagtekens geplaatst bij de cijfers over de financiële positie van de ondernemer. De accountant heeft toen erkend dat hij in zijn brief van december 2020 ten onrechte is uitgegaan van een maandloon van de ondernemer, terwijl hij loon kreeg per vier weken. Hij heeft de overige berekeningen toen aangepast. Zijn collega had de aangepaste berekeningen moeten overhandigen aan de vrouw tijdens een gepland overleg in februari 2021, maar dat is niet gebeurd. Toen de accountant daar later achter kwam, heeft hij de desbetreffende stukken niet alsnog nagestuurd.

Wel heeft hij in augustus 2021 een brief aan de ondernemer gestuurd. Dit was vijf maanden nadat de vrouw de klacht bij de Accountantskamer had ingediend. In de brief schrijft de accountant dat hem bekend is geworden dat er een procedure loopt tussen de ondernemer en zijn ex en dat hij zich hierdoor genoodzaakt ziet een nadere (cijfermatige) toelichting te geven op enkele documenten. De accountant beklemtoont dat deze documenten bedoeld waren voor intern gebruik en vraagt de ondernemer de desbetreffende brief in te brengen in de lopende gerechtelijke procedure.

De Accountantskamer vindt deze maatregelen onvoldoende. Zo heeft de accountant nergens uiteengezet op basis van welke opdracht en welke beroepsregels hij heeft gewerkt. Daardoor kan een derde niet vaststellen welke uitgangspunten hij heeft gehanteerd en welke werkzaamheden hij heeft verricht. Het was belangrijk om daar duidelijk over te zijn, omdat:

• de stukken in een gerechtelijke procedure zijn ingebracht;
• de rechtbank groot gewicht heeft toegekend aan de stukken die de accountant heeft opgesteld.

Gezien artikel 15 VGBA (‘De accountant maakt, indien daartoe aanleiding bestaat, de gebruikers van zijn professionele diensten attent op de beperkingen die inherent aan zijn diensten zijn.’) had de accountant al meteen bij het opstellen van de documenten duidelijk moeten maken dat deze alleen bedoeld waren voor intern gebruik. De accountant had zich bovendien moeten realiseren dat hij wellicht een maatregel had moeten treffen en zo nodig de professionele dienst had moeten weigeren als er sprake was van een (juridisch) geschil en een bedreiging voor zijn objectiviteit. Hij heeft die bedreiging echter niet onderkend, geen maatregel genomen en niets vastgelegd in het dossier.

Daardoor heeft hij in strijd gehandeld met artikel 21 VGBA en het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid niet nageleefd.

Maatregel

Waarschuwing. De accountant is zich er onvoldoende bewust van geweest dat de klant zijn stukken zou kunnen overleggen in een gerechtelijke procedure en derden, onder wie de rechter, waarde zouden toekennen aan stukken die afkomstig zijn van een accountant. Met zijn “ondoordachte handelen” heeft de accountant het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid niet nageleefd.

Annotatie Lex van Almelo

Een ondernemer en zijn partner gaan uit elkaar, maar kunnen het niet eens worden over de afwikkeling van de scheiding. Als de advocaat van de vrouw een mail stuurt met voorstellen, vraagt de ondernemer zijn accountant om een overzicht te maken van zijn zakelijk respectievelijk privévermogen, van zijn schulden en van zijn kosten. Nee, niet op ongetekende blanco velletjes, maar op ondertekend kantoorpapier.

De accountant springt in de houding en gaat ervan uit dat de ondernemer de overzichten vraagt voor eigen gebruik dan wel om het overleg met zijn advocaat over de afwikkeling van de scheiding voor te bereiden. De accountant verzuimt meteen duidelijk te maken dat de documenten alleen bedoeld zijn voor intern gebruik. Dat had volgens artikel 15 VGBA wel gemoeten. Nu heeft de ondernemer de overzichten overgelegd in een procedure bij de rechtbank, die helaas veel waarde hechtte aan de stukken van de accountant. Helaas, omdat er fouten in stonden. Zo was de accountant uitgegaan van een maandloon in plaats van een loon per vier weken.

Op de zitting heeft de accountant erkend dat hij de ondernemer had moeten vragen waarom deze de stukken per se op briefpapier van het accountantskantoor wilde hebben. Ook had hij zich meteen moeten afvragen of hij maatregelen moest treffen om zijn objectiviteit te waarborgen vanwege het juridische geschil. Maar hij heeft geen bedreiging gezien en er niets over vastgelegd in het dossier.

De accountant heeft de berekeningen in de overzichten nog wel aangepast, maar er niet voor gezorgd dat de vrouw bijtijds de aangepaste berekeningen kreeg. Vijf maanden nadat zij een tuchtklacht tegen hem heeft ingediend, schrijft de accountant aan de ondernemer dat de stukken bestemd zijn voor eigen gebruik en dat hij de overzichten moest toelichten omdat hij had gehoord van de civiele procedure. Hij vraagt de ondernemer om die brief in te brengen in de civiele procedure. Maar die noodgreep is niet voldoende. De accountant had moeten uitleggen wat de opdracht was en welke beroepsregels hij heeft gevolgd. Temeer omdat de rechtbank veel waarde kon hechten aan zijn stukken en dat, zoals gezegd, ook heeft gedaan.

De vrouw en haar vader dienen in maart 2023 een tweede klacht in, waarin zij de accountant onder andere verwijten dat de jaarrekening 2020 van de holding van de ex-partner onjuistheden bevat. De Accountantskamer verklaart de nieuwe klacht grotendeels niet-ontvankelijk en ongegrond. Wel stemt de toelichting bij de jaarrekening inderdaad niet overeen met de balans. Als hierover al was geklaagd bij de eerste klacht dan was de maatregel niet zwaarder uitgevallen. Daarom legt de Accountantskamer voor dit gegrond verklaarde klachtonderdeel geen maatregel op.