Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een registeraccountant verstrekt een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekeningen 2015 en 2016 van een sportstichting. De stichting huurt enkele buitensportlocaties van de gemeente. Met ingang van 2015 heeft de stichting de beheerstaken overgenomen van de gemeente. Hiermee is de stichting verantwoordelijk voor de vervanging, het beheer en het dagelijks en groot onderhoud van deze buitensportlocaties. In ruil krijgt de stichting een jaarlijks subsidiebedrag voor de vervanging sportvelden en een lagere huur van de accommodaties.

Op de balans over 2015 staat in verband met de overdracht een voorziening groot onderhoud. In de toelichting staat onder meer dat:

• de stichting met ingang van 2015 een voorziening heeft voor de periodiek terugkerende kosten inzake de vervanging van toplagen;
• de vervangingen worden gespreid in de tijd;
• de voorziening zal worden ingezet ter dekking van tekorten op daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden aan toplagen;
• de stichting zonder negatieve gevolgen voor de getoonde resultaten de gewenste egalisatie van de kosten kan bereiken met deze voorziening, een jaarlijkse dotatie van 0,7 miljoen euro en de realisatie van het vervangingsplan.

In de balans 2016 staat eenzelfde voorziening voor groot onderhoud, maar met andere grondslagen voor waardering en resultaatbepaling. Volgens de toelichting betreft de voorziening een kostenegalisatiereserve voor het periodiek vervangen van toplagen van 29 buitensportvelden. De jaarlijkse dotatie bedraagt 0,7 miljoen euro voor veertien jaar. Omdat de vervangingsuitgaven worden gespreid in de tijd zal de voorziening fluctueren.

In het accountantsverslag bij de jaarrekening 2015 staat onder ‘Subsidieopbrengsten’ dat:

• de bijdrage voor de huurlasten over 2015 lager ligt dan over 2014;
• het verschil een bijdrage is voor zowel dagelijks onderhoud als vervanging van sportvelden.

Verderop staat dat de stichting 704 duizend euro per jaar heeft ontvangen voor de toekomstige vervanging van de sportvelden. De accountant komt met vier mogelijkheden om de transactie van de buitensportlocaties te verwerken. Hij kiest voor een voorziening groot onderhoud, omdat de stichting gebaat is bij een stabiel resultaat, waarbij afwijkingen tussen gerealiseerde en begrote uitgaven voor de buitensportlocaties in het resultaat tot uitdrukking komen en kunnen bijdragen aan de benodigde versterking van het vrij besteedbaar gedeelte van het eigen vermogen.

Bij de gekozen optie moeten de jaarlijkse dotaties worden bepaald op basis van het bestaande en aanvaarde Meerjaren Onderhoudsplan (MOP) van de gemeente. Het plan specificeert per individueel actief de toekomstige baten voor groot onderhoud.

In april 2016 wijst de financieel manager van de stichting de accountant erop dat:

• de inkomsten van de stichting voor meer dan 50 procent bestaan uit subsidies;
• de stichting gezien het subsidiebedrag van vijf ton voldoende reden heeft om zich te conformeren aan de Wet Normering Topinkomens (WNT).

De accountant laat meteen weten dat hij het goed vindt dat de financieel manager dit heeft uitgezocht en heeft voorgesteld transparant te zijn. Hoewel de stichting niet voldoet aan het WNT-criterium om minstens drie jaar voor meer dan 50 procent gefinancierd te worden met overheidsgelden hebben het bestuur en de leden van de raad van toezicht er volgens de accountant vrijwillig voor gekozen om in de toelichting op de jaarrekening 2015 een WNT-specificatie op te nemen.

De financieel manager dient een klacht tegen de accountant in.

Klacht

De accountant heeft:

1. onjuist geadviseerd een voorziening groot onderhoud te creëren, waardoor toekomstige uitgaven voor vervanging/renovatie van toplagen voor buitensportaccommodaties in de jaarrekening 2015 ten onrechte niet zijn aangemerkt als investeringen, maar verantwoord als kosten en geparkeerd zijn in de voorziening groot onderhoud;
2. tijdens een vergadering ten onrechte gezegd dat de WNT niet van toepassing was, omdat de stichting niet (meer) voldeed aan het subsidiecriterium;
3. in de jaarrekeningen over 2015 en 2016 een waarderingsgrondslag voor de voorziening groot onderhoud goedgekeurd die in strijd is met wet- en regelgeving en in strijd met de feiten.

Oordeel

De klachtonderdelen 1 en 3 zijn gegrond; klachtonderdeel 2 is ongegrond.

Ad 1 en 3 Voorziening groot onderhoud

De financieel manager vindt dat de overdracht van de beheerstaken onjuist is verwerkt in de jaarrekening 2015. Zelf heeft hij concepten van de jaarrekening opgesteld, waarin de overdracht op een andere wijze is verwerkt. Daardoor zou de stichting “een zeer aanzienlijk positief resultaat” boeken of zou het eigen vermogen aanzienlijk toenemen. Niet alleen in 2015, maar ook in de jaren daarna. De raad van toezicht vond dat onwenselijk. Volgens de financieel manager heeft de raad van toezicht er toen op advies van de accountant voor gekozen om een voorziening groot onderhoud op te nemen. De financieel manager vindt verder dat de accountant bij de controle van de jaarrekeningen 2015 en 2016 uit het oog is verloren dat de hoogte van de voorziening per afzonderlijke buitensportlocatie moet worden vastgesteld.

De accountant wijst op een gemeentelijk overdrachtsdocument voor de beheertaken buitensport, waarin onder meer staat:

• hoe hoog de onderhoudsvergoeding voor 2015 zal zijn;
• dat de stichting het bedrag krijgt door dit in mindering te brengen op de huurkosten en een onderhoudsvoorziening te vormen;
• dat de subsidie met veertigduizend euro wordt verhoogd;
• dat het saldo van de onderhoudsvoorziening na beëindiging van de onderhoudstaken vervalt aan de gemeente.

De accountant vraagt advies aan het vaktechnisch bureau van zijn kantoor en discussieert met de raad van toezicht over de verwerking van de transactie. In een bespreking met de voorzitter van de raad, de bestuurder van de stichting en de financieel manager wordt gekozen voor het opnemen van een voorziening voor groot onderhoud en een eerste dotatie aan die voorziening van 704 duizend euro in 2015. Hoe de voorziening per afzonderlijke buitensportlocatie wordt uitgewerkt, blijkt uit het Meerjaren Onderhoudsplan, dat als bijlage aan het overdrachtsdocument is gehecht.

De accountant erkent dat hij bij zijn controle niet de beschikking had over het besluit van het college van B en W om de sportlocaties over te dragen. Maar dit was volgens hem niet strikt noodzakelijk, want:

• uit bijvoorbeeld gesprekken met de controlecliënt en verschillende documenten was komen vast te staan dat het besluit was genomen en werd uitgevoerd;
• hij had wel de Kadernota 2016 van B en W die de gemeenteraad had goedgekeurd;
• het college had de oorspronkelijke beschikking over de overdracht dus goedgekeurd.

Volgens de Accountantskamer blijkt uit de overgelegde Kadernota niet dat de gemeenteraad deze heeft goedgekeurd en evenmin dat de gevraagde besluiten zijn genomen. Zelfs als dat wel is gebeurd, had de accountant bij zijn controle (een afschrift van) het ondertekende besluit moeten hebben. In de (wat de accountant noemt) ‘Subsidiebeschikking’ ontbreekt een bladzijde waaruit blijkt dat de subsidie is toegekend door of namens het bevoegde orgaan van de gemeente. Verder heeft de accountant een aanvulling van de afspraken overgelegd die alleen namens de stichting is ondertekend en niet namens de gemeente. De accountant wijst ook nog naar een ‘Sportnota’, die echter alleen beleidsvoornemens bevat.

De Accountantskamer vindt dat de accountant bij de controle van de jaarrekening 2015 onvoldoende heeft onderzocht of de stappen zijn gezet die noodzakelijk zijn voor de overdracht. Zijn de benodigde besluiten genomen en is de huurovereenkomst ondertekend? Informatie over de feitelijke uitvoering van de overdracht kan deze lacune niet vullen.

Wat betreft zijn overwegingen over de aanvaardbaarheid van het opnemen van een voorziening groot onderhoud verwijst de accountant naar een intern memo van hemzelf, waarin hij vier alternatieven analyseert voor de verwerking van de ontvangen vergoeding voor groot onderhoud. Deze analyse vertoont volgens de Accountantskamer tekortkomingen, omdat:

• relevante overwegingen daarin niet of onvoldoende zijn vastgelegd;
• de analyse niet ingaat op de verslaggevingsvoorschriften die van toepassing zijn;
• geen aandacht wordt besteed aan de manier waarop een voorziening groot onderhoud gevormd zou moeten worden;
• de accountant niets zegt over de verplichting om het restant van de verkregen fondsen te retourneren aan de gemeente als de overdracht wordt beëindigd.

De analyse is dus incompleet en geen zorgvuldige onderbouwing van zijn besluit om het vormen van de voorziening en de omvang daarvan te aanvaarden. Bij de controle van de gevormde voorziening voor groot onderhoud is de accountant dus in verschillende opzichten tekortgeschoten.

Ad b WNT

De accountant heeft al eerder vastgesteld dat de stichting niet voldeed aan het WNT-criterium van drie jaar voor meer dan 50 procent worden gefinancierd met overheidsgelden. Dat de WNT niet van toepassing was, was dus inderdaad juist. Het bestuur heeft er desondanks voor gekozen de beloning van het bestuur en de leden van de raad van toezicht toe te lichten in de jaarrekening. Het was niet zijn taak om te bezien of de beloning van de bestuurder was aangepast om de WNT te ontgaan. Hij hoefde alleen maar vast te stellen dat er geen variabele beloning “aanwezig was”. De financieel manager heeft een en ander niet tegengesproken.

Maatregel

Waarschuwing. Het gaat hier om een belangrijke balanspost, waarbij het oordeel van de accountant over deze balanspost duidelijk laat zien dat hij te weinig besef heeft van de eisen van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.

Annotatie Lex van Almelo

Nog niet eerder werd bij de Accountantskamer geklaagd over niet-naleving van de WNT. In dit geval houdt de klacht in dat de accountant ten onrechte zou hebben gezegd dat de WNT niet van toepassing was. De klager, de financieel manager van de opdrachtgever, heeft niet kunnen aantonen dat die bewering onjuist was. De waarschuwing voor de accountant heeft dan ook een andere reden.

De opdrachtgever, een sportstichting, nam de beheers- en onderhoudstaken voor de gehuurde sportlocaties over van de gemeente en kreeg in ruil een jaarlijkse subsidie en korting op de huur van accommodaties. Op advies van de accountant werd de overdracht verwerkt in de vorm van een voorzieningenfonds groot onderhoud. Volgens de financieel manager kwam de financiële positie van de stichting daardoor te zwartgallig in beeld. Als ik het goed begrijp, is de manager hierna opgestapt en slaat hij terug met een tuchtklacht én de suggestie dat de bestuurder meer verdient dan de WNT toestaat. Dat WNT-verwijt blijkt dus onterecht. Maar de accountant heeft bij de controle van de jaarrekening onvoldoende onderzocht of de stappen zijn gezet die nodig waren voor de overdracht van de beheerstaken. De documenten waaruit hij dit met zekerheid kon opmaken, zaten niet in het controledossier en kon hij ook niet in tweede instantie overleggen. Verder heeft hij niet zorgvuldig onderbouwd waarom het vormen van de voorziening aanvaardbaar vond.