Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Twee broers exploiteren in een vennootschap onder firma een grote hal, waar zij onder andere opslagruimtes en postbussen verhuren en een lunchroom uitbaten. In de hal zit ook een PostNL Business point, een postkantoor en een fulfilment webshop. Vanaf februari 2017 gaat een accountantskantoor voor de firma:

• de financiële administratie coderen en verwerken;
• de aangiften ob en ib opstellen;
• de jaarrekening samenstellen;
• de loonadministratie voor alle medewerkers voeren.

De firma zal de administratie intern boeken en geordend aanleveren aan het accountantskantoor. Een accountant-administratieconsulent is verantwoordelijk voor de werkzaamheden die verschillende medewerkers uitvoeren. Het kost hun veel moeite om de jaarrekening 2016 van de firma op te maken, omdat de administratie over 2016 niet op orde is.

De financieel administrateur van de firma stuurt maandelijks kasstaten naar het accountantskantoor. Daarin zijn de gegevens verwerkt uit de elektronische kassa. Het accountantskantoor vraagt of de firma de informatie over met name contante uitgaven gesplitst en gespecifieerd wil aanleveren. Als de firma geen gehoor geeft aan dat verzoek boekt het accountantskantoor de contante uitgaven zonder onderliggende bonnen in eerste instantie als algemene kosten.

Het is de bedoeling deze bij het opstellen van de jaarrekening 2017 verder uit te zoeken. In de loop van 2017 blijken de kasstaten herhaaldelijk niet aan te sluiten op de grootboekmutaties en het theoretische kassaldo niet op het werkelijke kassaldo. Er is zelfs sprake van een negatief kassaldo. Medewerkers van het accountantskantoor stellen hier vragen over aan de firma, die zonder enige onderbouwing antwoordt dat het gaat om contante mutaties in de salarissen en extra pinopnames door klanten.

In december 2017 laat de firma de accountant in een persoonlijk gesprek weten de administratie onder te brengen bij een administratiekantoor. Afgesproken wordt dat het accountantskantoor de boekhouding over 2017 zal afronden, maar geen samenstelwerkzaamheden meer doet.

In maart 2018 neemt het administratiekantoor contact op met de accountant over de post contante uitgaven, die het accountantskantoor heeft geboekt als ‘overige algemene kosten’. De accountant beantwoordt de vragen voor zover mogelijk en verwijst het administratiekantoor verder door naar de firma.

Vijf maanden later stelt de firma de accountant aansprakelijk voor het verkeerd boeken van pintransacties. De accountant wijst elke vorm van aansprakelijkheid van de hand, waarna de firma zich wendt tot een advocaat. Die verwijt de accountant dat hij ernstig tekort is geschoten in zijn zorgplicht tegenover de firma.

De advocaat schrijft dat enkele webshophouders in het pand, die zelf geen pinautomaat hebben, de pinautomaat van de firma gebruikten. Die pintransacties werden daarna contant terugbetaald uit de kassa. Er was dus geen sprake van omzet. De advocaat sommeert het accountantskantoor de boekhouding over 2017 zo aan te passen dat die pinontvangsten van in totaal 30.861,66 euro niet als omzet worden aangemerkt. Het accountantskantoor stuurt de brief door naar zijn verzekeraar, die de aansprakelijkheid vervolgens ook afwijst.

De firma dient een klacht tegen de accountant in bij de Accountantskamer.

Klacht

De accountant heeft in het boekjaar 2017 bij de post ‘contant uitbetaald’ ongeveer 27 duizend euro niet correct geboekt, waardoor de jaarrekening niet klopt en de firma schade lijdt.

Oordeel

De klacht is ongegrond.

Het accountantskantoor heeft de administrateur er al in februari 2017 op gewezen dat de kas “echt een enorm belangrijk onderdeel” van de administratie is en dat “de kasregistratie nog aangepast moet worden zoals we besproken hebben”. Ook heeft het kantoor aangegeven hoe het maandelijkse kasoverzicht eruit zou moeten zien, zodat achteraf kan worden herleid waar eventuele verschillen zijn ontstaan en hoe die kunnen worden opgelost. Verder stuurt het kantoor de administrateur een uitgewerkt kasoverzicht over januari 2017 toe, bij wijze van voorbeeld.

Hieruit blijkt dat het accountantskantoor de firma meteen al duidelijke instructies heeft gegeven over het inrichten van de kasoverzichten. Desondanks vertoonden de kasstaten onduidelijkheden. Een medewerkster van het accountantskantoor heeft de administrateur in augustus om uitleg gevraagd over een post op de kasstaat van juli, te weten 9.977,31 euro ‘contante uitgaven’. De administrateur zei dat het bedrag 1.880,52 euro moest zijn en dat het gaat om “contante uitbetaling op basis van extra pinnen door de klant”.

De medewerkster heeft vervolgens gevraagd of voor alle contante uitgaven op de andere kasstaten hetzelfde gold en of zij een aangepaste kasstaat kon krijgen. Op de laatste vraag is geen antwoord gekomen.

Toch had het toen volgens de firma duidelijk moeten zijn voor de accountant waar de negatieve kas vandaan kwam en had deze de posten toen al op de juiste manier kunnen verwerken. Maar de Accountantskamer vindt het helemaal niet duidelijk. De uitleg over de post van 1880,52 euro kan niet het hele kasverschil van ongeveer 27 duizend euro verklaren. En in september 2017 moest de firma op nieuwe vragen over het kasverschil het antwoord schuldig blijven.

Ook in oktober en november was er een negatieve kas, die de firma desgevraagd verklaarde uit “contante tegenboekingen van de correctie salarissen”.  Er bleven dus vragen komen over de kasstaten die de firma niet of niet eenduidig beantwoordde.

Volgens de accountant heeft hij de posten waarover vragen bestonden tijdelijk geboekt onder ‘overige algemene kosten’ met de bedoeling daar verder onderzoek naar te doen bij het samenstellen van de jaarrekening over 2017. Door het vertrek van de klant heeft hij de opdracht niet kunnen afronden en is hij niet meer toegekomen aan het uitzoeken en correct boeken van de vraagposten.

De Accountantskamer vindt de klacht ongegrond en wijst het verzoek af om de accountant op te dragen kostenloos de cijfers te corrigeren en alsnog een juiste jaarrekening over 2017 op te maken. Deze bevoegdheid heeft de kamer namelijk niet. De tuchtrechter kan alleen oordelen over klachten en tuchtrechtelijke maatregelen opleggen als die gegrond zijn.

Maatregel

Geen.

Annotatie Lex van Almelo

Een bedrijf laat klanten contant geld pinnen en heeft daardoor voor duizenden euro’s contant uitbetaald en herhaaldelijk een negatieve kas. De kasstaten die de klant aanlevert, roepen dan ook vragen op. De accountant en zijn medewerkers krijgen echter geen bevredigende antwoorden. De uitleg luidt steeds anders en kunnen het kasverschil niet verklaren. De accountant en de medewerkers verwerken de contante betalingen provisorisch onder ‘algemene kosten’. Hoe het precies zit, zoeken zij later wel uit als zij de jaarrekening gaan samenstellen. Zo ver komt het niet, omdat de klant overstapt naar een administratiekantoor. De advocaat van de weggelopen klant stelt de accountant aansprakelijk voor de schade wegens te veel omzet. De tuchtrechter vindt de verwijten ongegrond, omdat het kantoor de firma al meteen heeft geïnstrueerd hoe zij de kasstaten moet aanleveren en ook herhaaldelijk om opheldering heeft gevraagd.

Een negatieve kas en contante betalingen kunnen wijzen op witwassen. Of het kantoor de transacties heeft gemeld als ongebruikelijk is niet bekend. De klant klaagt er niet over en kan het in principe ook niet weten als de accountant een melding heeft gedaan. Dat was hier wel raadzaam.