Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

De eigenaar van een advies- en ingenieursbureau heeft een abonnement op het online boekhoudprogramma Twinfield en een account bij zijn accountantskantoor. Een accountant-administratieconsulent van het kantoor stuurt het bureau begin december 2013 onder meer de definitieve jaarrekening en de publicatiestukken over 2012. Hij laat de ingenieur weten dat hij de publicatiestukken naar de Kamer van Koophandel zal versturen.

In juli 2014 blijkt dat de stukken niet zijn gedeponeerd. Op verzoek van het bureau publiceert de Kamer van Koophandel de stukken met terugwerkende kracht. De dga van het bureau belt de accountant om te zeggen dat hij de samenwerking stante pede wil beëindigen. Hij weet dan nog niet dat de fout te wijten is aan de Kamer van Koophandel.

Het accountantskantoor deelt de ingenieur enkele dagen later schriftelijk mee dat het kantoor:

• hem uit de uitstelregeling zal laten verwijderen;
• de verleende machtigingen heeft ingetrokken;
• de administratie in Twinfield heeft afgesloten, omdat die omgeving alleen is bedoeld voor cliënten van het kantoor.

Het kantoor stuurt de print van de grootboekkaartjes 2013 en 2014 mee.

De ingenieur vraagt om de jaarstukken van 2012 en geeft aan dat hij “compleet verbaasd en vooral ook onthand” is nu de elektronische administratie is verwijderd. Hij klaagt erover dat hij geen kans heeft gehad om de overgang naar een ander systeem te organiseren, terwijl hij maandelijks nog steeds 29,04 euro abonnementsgeld betaalt aan Twinfield. Omdat het kantoor het bureau bovendien uit de uitstelregeling heeft gegooid, voelt de ingenieur zich zeer “benadeeld”. Hij vraagt de directie van het kantoor om “de account weer tijdelijk te activeren”.

In november 2014 vraagt de opvolgend accountant om collegiaal overleg met zijn voorganger en om de stukken van het bureau. Twee maanden later krijgt de vrouw van de ingenieur desgevraagd van Twinfield te horen dat de administratie vanuit Twinfield digitaal kan worden geëxporteerd naar boekhoudsysteem Exact door een Auditfile aan te maken.

De ingenieur en het bureau dienen een klacht tegen de accountant in. De Accountantskamer verklaart de klacht gegrond en legt een waarschuwing op, omdat de accountant:

• niet vakbekwaam en niet zorgvuldig heeft gehandeld door de toegang tot de onbewerkte digitale gegevens uit de administratie te ontzeggen en niet in te gaan op verzoeken om weer toegang te verschaffen tot het Twinfield-account;
• het retentierecht niet zorgvuldig heeft uitgeoefend door te zeggen dat het bureau eerst de werkzaamheden moest vergoeden en door geen afweging te maken tussen zijn eigen belang en dat van het bureau.

De accountant gaat in hoger beroep.

Beroepsgronden

De Accountantskamer zegt ten onrechte dat:

1. het bureau heeft gevraagd om toegang tot de gegevens die de echtgenote van de ingenieur had ingevoerd;
2. de accountant onzorgvuldig heeft gehandeld door de toegang tot de Twinfield-gegevens te ontzeggen en niet in te gaan op verzoeken van het bureau om weer toegang te verschaffen tot het Twinfield-account;
3. de accountant een beroep deed op het retentierecht op bewerkte gegevens en daarbij geen zorgvuldige afweging heeft gemaakt tussen zijn eigen belangen en die van het bureau.

Oordeel

Het beroep is gegrond wat betreft punt 3 en voor de rest ongegrond.

Ad 1

Het college is het met de Accountantskamer eens dat de ingenieur en het bureau toegang wilden tot de digitale gegevens uit hun administratie die niet door de accountant of zijn medewerkers, maar door de vrouw van de ingenieur waren ingevoerd in het Twinfield-account. Dat blijkt uit een schriftelijk verzoek om het “account tijdelijk te activeren met de data zoals die door ons is gevuld”.

In het klaagschrift heeft de ingenieur duidelijk aangegeven dat hij er groot belang bij had dat de toegang tot het boekhoudprogramma niet eenzijdig werd afgesloten zonder de mogelijkheid om de digitale administratie te exporteren, zodat de opvolgende accountant bij de digitaal ingevoerde administratie zou kunnen. Dat de ingenieur om kopieën van de volledige administratie had gevraagd, zoals de accountant op de zitting heeft gezegd, blijkt niet uit schriftelijke stukken.

De accountant heeft niet aan zijn verplichting voldaan door de papieren grootboekkaartjes te verstrekken, omdat het opnieuw invoeren van deze gegevens met de hand extra werk en kosten oplevert.

Ad 2

De vrouw van de ingenieur heeft de digitale gegevens ingevoerd in Twinfield, zodat de accountant daarmee de jaarrekeningen kon samenstellen. Als uitvoerder van de boekhoud- en samenstellingsopdracht was de accountant ook verantwoordelijk voor de overdracht van het dossier aan de opvolger. Het college is met de Accountantskamer eens dat de accountant bij de beëindiging van de opdrachtrelatie in strijd heeft gehandeld met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid door direct, zonder voorafgaand overleg met het bureau, de toegang tot de Twinfield-account af te sluiten. De accountant heeft de belangen van zijn (voormalige) cliënten dus onvoldoende voor ogen gehad.

Dat een normaal exitgesprek niet mogelijk was door een verstoorde verhouding, omdat het bureau abrupt de samenwerking beëindigde, blijkt niet uit de feiten. Uit een e-mailbericht, waarnaar de accountant zelf verwijst, blijkt juist dat de ingenieur een afspraak wilde maken om de overdracht soepel te laten verlopen. Dat het kantoor eigenaar is van de ingevoerde gegevens en de accountant de administratie in Twinfield heeft afgesloten conform het kantoorprotocol neemt niet weg dat de accountant tuchtrechtelijk verwijtbaar heeft gehandeld. Hij heeft immers een eigen verantwoordelijkheid voor de overdracht van de gegevens aan een opvolgend accountant.

Ad 3

Uit e-mails blijkt dat de accountant zich nooit heeft beroepen op een retentierecht. Op dit punt is het beroep van de accountant gegrond en de klacht ongegrond.

Maatregel

Hoewel een deel van de klacht dus ongegrond blijkt, vindt het college de opgelegde waarschuwing passend en geboden.