Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een accountant-administratieconsulent controleert de jaarrekeningen 2009 tot en met 2013 van een jeugdzorgstichting en geeft daarbij goedkeurende verklaringen af. In de (concept)management letters wijst de accountant voortdurend op:

• het ontbreken van een inkoop- en aanbestedingsbeleid;
• het ontbreken van een inkoopbegroting;
• het risico dat een medewerker inkoopkortingen in zijn eigen zak steekt.

In 2008 constateerde de accountant al “dat één betaling niet heeft plaatsgevonden aan het bankrekeningnummer van de juiste leverancier”. In de management letter 2010 schrijft de accountant: “Door het ontbreken van een naam-nummercontrole is het risico aanwezig dat dit wederom is gebeurd.”

De accountant komt steeds met aanbevelingen om de tekortkomingen te verbeteren. Die worden niet of slechts traag opgevolgd. Zo wordt in 2010 in de financiële administratie een functiescheiding aangebracht tussen het muteren in het crediteurenstambestand en het aanmaken van facturen. Daardoor kunnen medewerkers van de financiële administratie niet meer zowel facturen boeken als bankrekeningnummers van crediteuren aanpassen. Na onderzoek door een hogeschoolstudent-stagiair kan het management van de stichting in 2013 een kleine verbetering melden in het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

In het accountantsverslag bij boekjaar 2009 schreef de accountant dat:

• zijn controle niet specifiek was ingericht op het ontdekken van fraude;
• de accountant wel frauderisico’s moest opnemen in de planning en uitvoering van zijn controle-opdracht;
• binnen het controleteam en met het management van de stichting een fraudediscussie is gevoerd;
• het controleteam daarbij de nadruk heeft gelegd op mogelijke materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken en op preventieve maatregelen daarbij;
• hij van de raad van bestuur van de stichting de bevestiging had ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd;
• hij zelfstandig werkzaamheden heeft uitgevoerd om het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersmaatregelen door het management te detecteren;
• hij specifieke controles heeft uitgevoerd op memoriaalboekingen;
• hij schattingen heeft gecontroleerd;
• hij alert is geweest op significante en ongebruikelijke transacties;
• hij weliswaar kritisch was ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, maar dat de controle niet specifiek was gericht op het ontdekken daarvan;
• hij bij de controle van de jaarrekening 2009 geen aanwijzingen heeft gevonden voor fraude.

In juni 2014 doet de stichting aangifte van verduistering en valsheid in geschrifte door een ex-werknemer. De stichting denkt dat hij op twee manieren ruim twee miljoen euro verduisterd heeft.

De eerste methode: de ex-werknemer was een ict’er die voorheen werkte bij een leverancier van hard- en software. Tegen de stichting zei hij dat hij daar nog gebruik kon maken van de personeelskorting. Daar bestelde hij hard- en software en fabriceerde tussen 2005 en juli 2013 zelf 95 valse nota’s, die zogenaamd afkomstig waren van de leverancier. De nota’s kwamen van een niet (meer) bestaand filiaal van het bedrijf en btw- of KvK-nummers ontbraken. De nota’s werden betaald op de bankrekening van de ict’er, in totaal is 2.283.843 euro overgemaakt op deze rekening. Om de nota’s te ‘dekken’ bestelde de ict’er hard- en software bij een plaatselijke leverancier. Deze goederen liet hij daadwerkelijk afleveren bij de stichting, maar hij kocht ze in voor een veel lagere prijs dan het totaal van de valse facturen ad  250.829 euro.

De andere modus operandi kwam erop neer dat de ict’er de plaatselijke leverancier direct liet leveren en factureren aan de stichting, waarbij hij eigenhandig de nota’s verhoogde. Voor zover bekend betaalde de stichting op deze manier 16.402,02 euro te veel. De ict’er deelde deze ‘winst’ met de leverancier.

De stichting dient een klacht in tegen de accountant.

Klacht

De accountant heeft:

a. ondanks alle aanwijzingen de langdurige fraude van de ict’er niet gesignaleerd tijdens de controle;

b. onvoldoende professioneel-kritisch, niet zorgvuldig en niet volgens de beroepsvoorschriften gehandeld.

Oordeel

Klachtonderdeel b is gegrond, waardoor klachtonderdeel a niet meer behandeld hoeft te worden.

De accountant heeft geen (aanvullende) controlewerkzaamheden uitgevoerd op de ict-inkoop, met een lijncontrole in 2010 van een enkele (nagemaakte) factuur als uitzondering. Daarbij heeft hij de levering niet gecontroleerd en ook het ontbreken van een order gemist. Bovendien negeerde hij het ontbreken van KvK- en btw-nummer, terwijl dat voor zo’n grote onderneming als die van de leverancier toch opmerkelijk was.

De Accountantskamer vindt het verhaal van de ict’er over ‘personeelskorting’ op zichzelf al “voldoende kwestieus”. De accountant negeerde bovendien de omvang van de ‘personeelskorting’ en het opmerkelijke feit dat die korting ook gold voor nota’s aan de stichting. Los hiervan had de accountant zich toch moeten afvragen waarom er bij de stichting werd gefactureerd, maar via de bankrekening van de ict’er werd betaald.

Dat had alles bij elkaar aanleiding moeten zijn om nader onderzoek in te stellen, mede vanwege de gebrekkige administratieve organisatie en interne beheersing. De accountant is vanaf het begin verantwoordelijk geweest voor de controlewerkzaamheden en kende de afspraken tussen stichting en de ict’er over de inkopen via de ict’er bij diens oude werkgever. Bovendien had de accountant in de management letter zelf gemeld dat één factuur was betaald op het bankrekeningnummer van de ict’er. Hij bracht hierover een advies uit dat uiteindelijk niet is uitgevoerd. Datzelfde geldt voor het ontbreken van een inkoop- en aanbestedingsbeleid.

De administratieve organisatie was dus voortdurend zozo en daarom had de accountant nadere controlewerkzaamheden moeten uitvoeren. Hij mocht in deze situatie niet uitgaan van de algemene informatie die het management gaf over de leveringen. Het management had immers ook kunnen samenspannen en belang kunnen hebben bij de fraude. De accountant had bij zijn controlewerkzaamheden niet alleen oog moeten hebben voor de belangen van de stichting en haar bestuur, maar ook voor het algemeen belang.

De aanvullende controle was ook nodig om te kunnen schatten of het frauderisico kon leiden tot een afwijking van materieel belang. Volgens de accountant was de materialiteit in de controlejaren gemiddeld 350.000 euro per jaar en de fraude uiteindelijk niet materieel. Volgens de Accountantskamer heeft de fraude een paar jaar geduurd. Dan moet je niet alleen de materialiteit op jaarbasis toetsen, maar ook het cumulatieve effect van de fraude op het eigen vermogen van de stichting in aanmerking moet nemen. Dit effect was een veelvoud van de gehanteerde materialiteit en dus wel degelijk van materieel belang voor de jaarrekening.

Het nalaten van aanvullende controlewerkzaamheden is een onzorgvuldig en niet vakkundig verzuim.

Maatregel

De Accountantskamer laat het bij een waarschuwing. Mede omdat de opdrachtgever primair zelf verantwoordelijk is voor:

• de interne beheersing van haar administratieve organisatie;
• de beslissing om op een ongebruikelijke manier te profiteren van een korting bij één van haar leveranciers.