Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Medio mei 2009 kondigt het College Kwaliteitsonderzoek aan dat de praktijk van een registeraccountant en een accountant-administratieconsulent zal worden getoetst. De accountants krijgen twee keer uitstel. De tweede keer, omdat zij het kwaliteitsstelsel van een ander kantoor zullen gaan implementeren.

Pas in december 2010 bezoekt een onderzoeker de praktijk. De RA blijkt op de monitoringvragenlijst te hebben verzwegen dat een strafklacht tegen hem is ingediend. (Over de afloop meldt de Accountantskamer niets.)

De accountants moeten allerlei verbeteringen doorvoeren, voordat zij een positief oordeel kunnen krijgen. Zij vestigen hun hoop op de fusie met een kantoor dat het kwaliteitsstelsel wel op orde heeft. De fusie gaat niet door.

In juli 2011volgt een nieuw kwaliteitsonderzoek dat tot diverse aanbevelingen leidt en de aankondiging van een vervolgonderzoek. Dat vervolgonderzoek wordt uitgesteld en uiteindelijk geannuleerd. De Raad voor de Beroepsuitoefening zal een nieuwe toetsing uitvoeren. De toetsers constateren allerlei tekortkomingen.

“Wij kunnen ons vinden in de gedane constateringen en zijn ons bewust van de tekortkomingen,” schrijft de AA, mede namens de RA. “Zoals aangegeven tijdens de toetsing zijn wij in 2012 benaderd door een andere partij om te komen tot een fusie. Het was de bedoeling om na de fusie het kwaliteitsbeheersingssysteem gezamenlijk ter hand te nemen, hierbij rekening houdende met de aanbevelingen uit het onderzoek uit eind 2010. Begin 2013 is de andere partij, als gevolg van interne onenigheid, afgehaakt.”

De twee hebben daarna nog gesproken met ander kantoor, waarmee zij samenwerkten. Maar zelfstandig doorgaan vonden beide partijen toch het beste. “Gevolg van deze beslissing is echter wel dat wij ons kwaliteitsbeheersingssysteem zelfstandig op orde moeten brengen (…) en dit heeft er toe geleid dat wij nu druk bezig zijn met de implementatie van Caseware en een nieuw handboek …”

Ondanks externe ondersteuning blijkt het niet te lukken. In januari 2014 luidt het eindoordeel van de toetsing dat het interne stelsel van kwaliteitsbeheersing van de accountantspraktijk niet voldoet. De raad adviseert de NBA de bevindingen in de vorm van klacht voor te leggen aan de tuchtrechter. De NBA dient een klacht in tegen beide accountants.

Klacht

Bij de samenstellingsopdrachten die onder verantwoordelijkheid van de RA zijn uitgevoerd, is sprake van tekortkomingen in:

a) aanvaarding en continuering van de opdrachten;

b) planning van de werkzaamheden;

c) de uitvoering en documentatie van de werkzaamheden;

d) afwerking en rapportering;

Bij de beoordelingsopdracht, die is uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de AA, is sprake van tekortkomingen in:

e) de beoordeling van onafhankelijkheidsaspecten;

f) aanvaarding en continuering van de opdracht;

g) planning van de werkzaamheden;

h) uitvoering van de werkzaamheden;

i) de afronding van het dossier;

j) de rapportering;

Bij de vrijwillige controleopdrachten, die zijn uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de AA, is sprake van tekortkomingen in:

k) aanvaarding en continuering van de opdrachten;

l) planning van de werkzaamheden;

m) uitvoering van de werkzaamheden;

n) afronding en rapportering.

Oordeel

De klacht is gegrond.

Bij de samenstellingsopdrachten:

• zijn er geen of te weinig vastleggingen;
• is de planning onvoldoende;
• ontbreken bedrijfsbeschrijvingen;
• bestaat onduidelijkheid over de uitvoering;
• verwijst de RA in één van deze dossiers naar artikel 2:9 van het Burgerlijk Wetboek, terwijl het gaat om een vennootschap onder firma.

Bij de beoordelingsopdracht:

• zijn er geen of te weinig vastleggingen;
• is onduidelijk of voldaan is aan de onafhankelijkheidsregels;
• is onduidelijk of de accountant en opdrachtgever het eens zijn over de aard van de opdracht;
• is bij de uitvoering niet gehandeld conform de standaard voor beoordelingsopdrachten;
• is in het dossier niet gesignaleerd dat de opdrachtgever een kleine organisatie zonder winststreven is en dat de jaarrekening niet is opgesteld volgens de RJk C1;
• ontbreekt een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening;
• ontbreekt een besprekingsverslag.

Bij de vrijwillige controleopdrachten:

• blijkt het accountantskantoor geen procedures te hebben inzake onafhankelijkheid;
• blijkt ook een klokkenluidersregeling te ontbreken;
• zijn geen maatregelen getroffen om naleving van de geheimhoudingsplicht te waarborgen;
• is niet gekeken of de honoraria wel voldoende zijn om de vaktechnisch noodzakelijke werkzaamheden uit te voeren;
• ontbreken vastleggingen over de opdrachtcontinuering;
• ontbreken ook de overwegingen inzake de onafhankelijkheid, nu het kantoor ook financiële diensten verleent;
• ontbreekt een schriftelijke opdrachtbevestiging;
• is het controleplan op allerlei punten onvoldoende (toegespitst);
• heeft de praktijk geen gedragslijnen, procedures of standaarden om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de assurance-opdrachten worden uitgevoerd in overeenstemming met de regelgeving;
• worden geen werkprogramma’s gehanteerd;
• worden geen instructies, standaardformulieren en vragenlijsten gebruikt om de uitvoering van de opdrachten te ondersteunen.
• wordt geen gebruik gemaakt van een afwerkingsmemorandum;
• heeft het kantoor geen toetsingscriteria om te bepalen of een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling moet plaatsvinden voor afgifte van de rapportage;
• kan uit het dossier niet worden afgeleid hoe de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersing is bij deze klant;
• ontbreekt een werkprogramma met concrete werkzaamheden en gesignaleerde risico’s;
• zijn er twee dossiermappen waarin alle werkzaamheden zijn vastgelegd, maar waarin geen werkprogramma of controlememo per sectie zit;
• wordt de afwerking van de risico’s niet apart vastgelegd, zodat niet kan worden vastgesteld of er voldoende en geschikte controle-informatie is verkregen over de ingeschatte risico’s van een afwijking van materieel belang;
• was er slechts één afwerkingsmemorandum in de getoetste dossiers;
• etc etc.

Alles overziend is aldus gehandeld in strijd met:

• de NVAK-ass;
• NVCOS 230;
• NVCOS 300;
• NVCOS 315;
• NVCOS 320;
• NVCOS 330;
• NVCOS 450;
• NVCOS 700;
• NVCOS 2400;
• NVCOS 4410;
• de artikelen B1-210.6, B1-240.2 en B1-290.1 van de VGC.

Daardoor hebben beide accountants het deskundigheids- en zorgvuldigheidsbeginsel en het professionaliteitsbeginsel overtreden.

Maatregel

Berisping.

Een (tijdelijke) doorhaling lijkt voor de hand te liggen. Maar de Accountantskamer weegt mee dat de accountants hebben gezegd dat zij:

• geen vrijwillige controle-opdrachten en beoordelingsopdrachten meer uitvoeren;
• alleen nog samenstellingsopdrachten zullen doen;
• in hun praktijk het programma Caseware Samenstelmanager/Financials hebben geïmplementeerd;
• een nieuw kwaliteitshandboek hebben geschreven of laten schrijven;
• één en ander in nauwe samenwerking met een ander accountantskantoor uitvoeren;
• daarom van mening zijn dat hun praktijk nu voldoet aan de daaraan te stellen kwaliteitseisen.

De Accountantskamer ziet onvoldoende aanleiding om aan deze verklaringen te twijfelen en weegt mee dat de accountants niet eerder tuchtrechtelijk zijn veroordeeld. De Accountantskamer raadt de NBA wel aan de praktijk van de twee opnieuw te toetsen. “Op een kortere termijn dan gebruikelijk.”