Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

In opdracht van de directie van een groep ondernemingen onderzoeken twee accountants in business mogelijke onregelmatigheden bij de projectadministratie van de moeder en een dochter. De directeur van de dochter wordt gedurende het onderzoek op non-actief gesteld.

De accountants voeren enkele gesprekken met functionarissen van beide vennootschappen. De gesprekken zijn vertrouwelijk en oriënterend, zo geven zij vooraf aan. De accountants zeggen erbij dat zij geen gespreksverslagen zullen maken, maar alleen dossieraantekeningen. Buiten de gesprekken doen de onderzoekers een administratief onderzoek.

In juni 2014 krijgt de directeur van de dochter een brief met voorlopige onderzoeksbevindingen. Zijn advocaat laat weten dat de conditie van de directeur zo slecht is dat deze niet kan reageren en geen verdere vragen kan beantwoorden. De advocaat vraagt één van de accountants ook om alle documenten te verstrekken.

De accountant stuurt daarop het conceptrapport toe met als toelichting dat - gezien de al toegestuurde voorlopige onderzoeksbevindingen - alleen de inhoudsopgave, de paragraaf Algemeen en de paragraaf Aanpak uit het concept nieuw zijn. De accountant weigert echter om gespreksverslagen toe te sturen, het ging immers om oriënterende gesprekken, waarvan alleen notities voor het dossier waren gemaakt, die niet bedoeld zijn voor anderen.

De accountant biedt de directeur nogmaals de gelegenheid om commentaar te geven op de conceptbevindingen die verband houden met diens handelen of nalaten. Daarop herhaalt de advocaat het verzoek om toezending van afschriften van de gespreksverslagen. Volgens hem is de weigering in strijd met de Gedragsrichtlijn inzake persoonsgerichte onderzoeken. Beide accountants laten de advocaat in afzonderlijke brieven weten dat zij de gevraagde verslagen niet hoeven te verstrekken.

Begin juli 2014 sturen de onderzoekers het volledige conceptrapport aan de directeur met de mogelijkheid daarop binnen twee weken te reageren. De directeur reageert niet.

Inmiddels heeft de advocaat al een klacht bij de Accountantskamer ingediend tegen de eerste accountant. Die laat medio juli in een reactie weten dat hij en de andere onderzoeker bereid zijn in het conceptrapport “de weergave van de mededelingen van de functionarissen te bezien en eventueel te verduidelijken”. Zij passen en vullen het conceptrapport aan en sturen deze versie ook naar de raadsman van de directeur met het verzoek te zorgen dat zijn cliënt daarop binnen twee weken reageert.

Ook nu blijft een reactie uit. De eerste accountant kondigt aan dat hij het conceptrapport dan maar zonder reactie zal uitbrengen aan de directie van de moeder. Dat doet hij eind augustus 2014. De directie laat de onderzoekers weten dat zij geen onjuistheden in het uitgebrachte conceptrapport ziet. In september brengen zij het definitieve rapport uit. De eerste accountant heeft het rapport ondertekend en beklemtoont in de begeleidende brief dat de op non-actief gestelde directeur niet inhoudelijk heeft gereageerd  op de vragen en conceptrapportages. De accountant voegt eraan toe dat die reactie van invloed geweest had kunnen zijn op de weergegeven bevindingen.

Inmiddels heeft de advocaat van de directeur ook een klacht tegen de andere onderzoeker ingediend.

Klacht

De accountants hebben:

• herhaaldelijk geweigerd (afschriften van) de gespreksverslagen te verstrekken;
• daarmee het beginsel van wederhoor geschonden;
• daardoor ook het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid geschonden.

Oordeel

De klacht is ongegrond.

De klacht tegen de tweede accountant is ongegrond, omdat hij niet bij de weigering was betrokken. Over de klacht tegen de eerste accountant zegt de Accountantskamer dat:

• het onderzoek in deze zaak (ook) een persoonsgericht onderzoek is;
• de Praktijkhandreiking 1112 daarom richtinggevend is;
• een accountant iets uit te leggen heeft als hij niet voldoet aan de aanwijzingen en basisprincipes uit de handreiking;
• het niet (correct) toepassen van de handreiking 1112 (slechts) een tuchtrechtelijk verwijtbaar is als de accountant daardoor ook de Wet op het accountantsberoep en/of de fundamentele beginselen uit de VGBA schendt;
• daaruit onder meer het  beginsel van hoor en wederhoor voortvloeit;
• hoor en wederhoor bij persoonsgerichte onderzoek bijdraagt aan de deugdelijke grondslag voor de bevindingen en aan de juiste omgangsvormen tussen de accountant en de persoon die onderwerp is van het onderzoek;
• het daarom ook zinvol en nuttig kan zijn om de onderzochte persoon een verslag van het gesprek te verstrekken;
• er echter geen algemene gedrags- of beroepsregel bestaat die dat voorschrijft;
• zo’n voorschrift ook niet valt te lezen in 11/1864 Wtra AK, 11/1295 Wtra AK en 11/352 Wtra AK;
• een accountant, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een persoonsgericht onderzoek, in een concrete situatie wel een gespreksverslag moet sturen met het oog op de belangen van de onderzochte persoon aan wie wederhoor wordt geboden;
• het van de omstandigheden van het geval afhangt welke vorm dit verslag dan moet hebben;
• soms een gespreksnotitie voldoende is, maar een gesprek soms woordelijk moet worden opgetekend;
• de eerste accountant in deze zaak niet hoefde te zorgen voor (woordelijke) verslagen;
• de accountant ook geen dossiernotities van die gesprekken aan de directeur hoefde te verstrekken;
• de directeur voldoende mogelijkheden heeft gekregen om zich een oordeel te vormen over de juistheid en de volledigheid van de bevindingen en mededelingen;
• de directeur ook voldoende mogelijkheden heeft gekregen om daarop te reageren en zich daartegen te verweren;
• in de brief bij het conceptrapport van juli 2014 voldoende duidelijk is gemaakt aan wie bepaalde uitlatingen moeten worden toegeschreven en in welke context die zijn gedaan;
• daarom niet kan worden gezegd dat de directeur geen adequaat wederhoor is geboden voordat het definitieve rapport werd uitgebracht;
• je ook niet kunt zeggen dat het conceptrapport daarom een deugdelijke grondslag mist.

Maatregel

Geen.