Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een ondernemer heeft een abonnement op het online boekhoudprogramma Twinfield met een account bij zijn accountantskantoor. Een accountant-administratieconsulent van het kantoor stuurt hem begin december 2013 onder meer de definitieve jaarrekening en de publicatiestukken over 2012 van zijn vennootschappen. Hij laat hem weten dat hij de publicatiestukken naar de Kamer van Koophandel zal versturen.

In juli 2014 blijkt dat de stukken niet zijn gedeponeerd. Op verzoek van de ondernemer publiceert de Kamer van Koophandel de stukken met terugwerkende kracht. De ondernemer belt de accountant om te zeggen dat hij de samenwerking stante pede wil beëindigen. Hij weet dan nog niet dat de fout te wijten is aan de Kamer van Koophandel.

Het accountantskantoor deelt hem enkele dagen later schriftelijk mee dat het kantoor:

• hem uit de uitstelregeling zal laten verwijderen;
• de verleende machtigingen heeft ingetrokken;
• de administratie in Twinfield heeft afgesloten, omdat die omgeving alleen is bedoeld voor cliënten van het kantoor.

Het kantoor stuurt de print van de grootboekkaartjes 2013 en 2014 mee.

De ondernemer vraagt om de jaarstukken van 2012 en geeft aan dat hij “compleet verbaasd en vooral ook onthand” is nu de elektronische administratie is verwijderd. Hij klaagt erover dat hij geen kans heeft gehad om de overgang naar een ander systeem te organiseren, terwijl hij op maandelijks nog steeds 29,04 euro abonnementsgeld betaalt aan Twinfield.

Omdat het kantoor de ondernemer bovendien uit de uitstelregeling heeft gegooid, voelt de ondernemer zich zeer “benadeeld”. De salaris- en loonadministratie  blijven gewoon doorlopen.

De accountant laat weten dat hij al was begonnen met werkzaamheden “voor 2013”. De ondernemer vraagt de directie van het kantoor om “de account weer tijdelijk te activeren”.

In november 2014 vraagt de opvolgend accountant om collegiaal overleg met zijn voorganger en om de stukken van de ondernemer.

In januari 2015 vraagt de vrouw van de ondernemer aan Twinfield of een administratie vanuit Twinfield digitaal kan worden geëxporteerd naar boekhoudsysteem Exact. Het antwoord is: kan, door het aanmaken van een Auditfile.

De ondernemer dient een klacht tegen de accountant in.

Klacht

De accountant:

1. heeft de ondernemer onjuist geïnformeerd over het te laat deponeren van de publicatiestukken over 2012;
2. als reactie op het beëindigen van de samenwerking de digitale boekhouding direct afgesloten en niet heropend en inhoudelijk niet gereageerd op verzoeken van de ondernemer en de nieuwe accountant.

Oordeel

Klachtonderdeel 2 is gegrond.

Ad 1

De accountant heeft in december 2013 schriftelijk toegezegd dat het kantoor de publicatiestukken naar de KvK zal sturen. Dat betekent dat hij de verantwoordelijkheid op zich heeft genomen voor het tijdig deponeren van die stukken. Dat dit buiten de opdracht valt, doet er niet toe. Het kantoor deponeerde ook de publicatiestukken over 2010 en over 2011. Het kantoor heeft de stukken over 2012 pas drie en vier dagen na de toezegging naar de KvK gestuurd met het verzoek ze te deponeren. Zeven maanden later blijkt dat de KvK dit verzoek niet heeft verwerkt en de stukken pas in juli 2014 daadwerkelijk zijn gedeponeerd.

De accountant heeft de ondernemer hierover niet onjuist geïnformeerd. Er is namelijk geen reden om aan te nemen dat diens lezing over de feitelijke gang van zaken niet klopt. Bovendien mocht hij erop vertrouwen dat de kantoormedewerkers die met de deponering waren belast hun taak tijdig hadden uitgevoerd. De accountant hoefde daarom ook geen maatregelen te nemen om te verzekeren dat er tijdig werd gedeponeerd toen de ondernemer hem daar daags na de deadline om vroeg.

Ad 2

Het gaat hier kennelijk om toegang tot digitale gegevens uit hun administraties die de echtgenote van de ondernemer in het Twinfield account heeft ingevoerd. Volgens de Accountantskamer had de ondernemer recht op ‘teruggave’ van de ingevoerde, nog niet bewerkte digitale gegevens, omdat het zijn gegevens waren. De accountant had daarom na het beëindigen van de opdracht moeten overleggen over de manier en termijn waarop de ondernemer de gegevens wilde ontvangen. Zeker nadat de ondernemer had geschreven dat hij niet gebaat was met de prints van “de grootboekkaartjes 2013 en 2014 van de beide administraties”.  De accountant heeft dit overleg zonder duidelijke reden achterwege gelaten, terwijl het – zo erkent hij - mogelijk was geweest de gegevens in digitale vorm over te dragen.

Door de toegang tot de onbewerkte digitale gegevens uit de administratie te ontzeggen en niet in te gaan op verzoeken om weer toegang te verschaffen tot het Twinfield account heeft de accountant niet vakbekwaam en niet zorgvuldig gehandeld. Ook volgens de civielrechtelijke wet- en regelgeving hoor je een professionele dienst niet op deze manier te beëindigen. Dat de accountant wraak heeft willen nemen het beëindigen van de opdracht is niet aannemelijk geworden.

De accountant heeft opgemerkt dat hij al was begonnen met het samenstellen van de nieuwe jaarrekeningen van de ondernemer. Als dit moet worden opgevat als een beroep op het retentierecht dan heeft de accountant dat recht niet zorgvuldig uitgeoefend. Hij heeft niet gezegd dat de ondernemer eerst de werkzaamheden moest vergoeden en evenmin een afweging gemaakt tussen zijn eigen belang en dat van de ondernemer.

Maatregel

Waarschuwing.