Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een bedrijf dat bouwnijverheidsmachines, diepladers, heftrucks en kranen produceert, verkoopt, onderhoudt en repareert, laat een registeraccountant de jaarrekening samenstellen over het boekjaar 2006/2007. De accountant geeft daarbij een samenstellingsverklaring af.

De accountant controleert de jaarrekeningen over 2007/2008, 2008/2009 en 2009/2010. Bij de twee eerstgenoemde boekjaren geeft zij een controleverklaring af; over 2009/2010 niet.

Nadat de administrateur van de onderneming in 2011 is ontslagen en opgevolgd door een ander komen kasverschillen aan het licht. Uit onderzoek door een extern bureau blijkt dat de administrateur 3 miljoen euro heeft verduisterd. Omdat hij alle betalingsbevoegdheden had, kon hij betalingen aan crediteuren doorboeken op rekeningen van hemzelf en een vrouw.

De onbevoegde overmakingen maakte hij moeilijker te ontdekken via 'code-' of 'batch-betalingen'. Daarbij krijg je in het digitale betalingsprogramma namelijk geen bankafschriften te zien, maar alleen een code. Bovendien splitste hij bedragen, zodat het maken van een aansluiting tussen jaarrekening en administratie lastig was. Die aansluiting ontbrak ook in de jaren die al waren afgesloten en van waaruit de administrateur onbevoegd onttrekkingen doorvoerde.

Na een apart onderzoek wordt de directeur medio 2012 ontslagen. Hij is niet strafrechtelijk vervolgd. Wel claimt het bedrijf een schadevergoeding van de ex-directeur, omdat hij geen adequate boekhouding heeft gevoerd.

De administrateur en de vrouw worden wel strafrechtelijk vervolgd. De vrouw wordt vrijgesproken; de man krijgt drie jaar cel en moet het bedrijf 2,5 miljoen euro schadevergoeding betalen.

Tegen de accountant dient het bedrijf een klacht in bij de Accountantskamer.

Klacht

De accountant heeft:

a. het bedrijf niet althans onvoldoende geïnformeerd over de risico's op fraude en over maatregelen waarmee je fraude kunt voorkomen;

b. geen of onvoldoende werkzaamheden verricht om een onrechtmatige onttrekking van materieel belang te (kunnen) ontdekken;

c. onvoldoende aandacht besteed aan het betalingsverkeer en geen (controle)werkzaamheden verricht, met name niet bij de zogenoemde 'code-betalingen', oneigenlijk gebruik van grootboekrekeningen, btw-aansluiting, de positie onderhanden werk, boekingen in afgesloten jaren en de kasadministratie.

In de kern komt de klacht erop neer dat de accountant de fraude van de voormalige administrateur had moeten en kunnen onderkennen.

Oordeel

De klacht is deels gegrond.

Volgens de Accountantskamer staat het vast dat de administrateur kon frauderen omdat hij beschikte over alle bevoegdheden voor het betalingsprogramma 'Money Manager'. Zo'n cumulatie van taken en bevoegdheden is een frauderisicofactor.

Bij haar samenstellingswerkzaamheden voor 2006/2007 en voor de samenstellingsverklaring hoefde de accountant de interne beheersing van de administratieve organisatie niet te beoordelen noch de werking daarvan te controleren. De accountant heeft aangevoerd dat zij pas na het verstrekken van de samenstellingsverklaring heeft geconstateerd dat de administrateur - soms - over de smartcard met bijhorende code van de directeur kon beschikken. Het verwijt dat de accountant voor het samenstellingsjaar 2006/2007 onvoldoende werkzaamheden heeft uitgevoerd, is daarom onvoldoende onderbouwd en ongegrond.

Bij de controleverklaringen over de twee volgende boekjaren ligt dat anders.

Dat achteraf is gebleken dat bij gecontroleerde gegevens en stukken sprake was van fraude dan wel dat de accountant de frauduleuze onttrekkingen bij haar controlewerkzaamheden niet op het spoor is gekomen, betekent op zichzelf nog niet dat zij de beroeps- en gedragsregels heeft geschonden. Volgens Standaard 240 van de NVCOS ('De verantwoordelijkheid van de accountant voor het
onderkennen van het risico van fraude in het kader van de controle van financiële overzichten') bestaat gezien de inherente beperkingen van een controle een onvermijdelijk risico dat niet alle afwijkingen van materieel belang worden ontdekt, ook al is de controle adequaat en conform de Standaarden opgezet en uitgevoerd.

De controle van de jaren 2007/2008 en 2008/2009 is echter niet adequaat opgezet en uitgevoerd conform de Standaarden. Nadat de accountant de frauderisicofactor in september/oktober 2008 had geconstateerd, heeft zij voor het controlejaar 2007/2008 geen fraudegerichte en aanvullende controlewerkzaamheden uitgevoerd. Dat had zij wel moeten doen om in te schatten hoe groot het risico van een afwijking van materieel belang was en het bedrijf te kunnen adviseren hoe het dit risico kon verkleinen. Het niet uitvoeren van die aanvullende werkzaamheden tijdens de controle van het boekjaar 2007/2008 moet dan ook als een verzuim van de accountant worden aangemerkt.

Omdat de accountant niets heeft vastgelegd over de melding van het frauderisico is niet duidelijk of zij - en zo ja, met welke diepgang - een en ander aan het bedrijf heeft voorgehouden. Zij had op heldere en indringende wijze moeten zeggen wat zij had geconstateerd en dat schriftelijk moeten vastleggen.

De accountant heeft echter alleen geadviseerd de door de administrateur opgestelde betaaladvieslijst voortaan ook te laten ondertekenen door de directeur. Het betalingsproces en de effectiviteit van de voorgestelde ingreep heeft de accountant niet geanalyseerd. De betaaladvieslijst bleek geen sluitende schakel in het betalingsproces, omdat de administrateur achteraf betalingen kon toevoegen en/of wijzigen. Dat is des te relevanter, omdat de administrateur veelvuldig 'code'- of 'batch'-betalingen deed, zodat alleen het totaalbedrag op het bankafschrift voorkwam en niet de individuele betalingen met de begunstigden.

Het advies van de accountant is daarom "ondoordacht en ineffectief". De accountant had niet alleen bij de controle, maar ook in haar advisering grondiger en concreter moeten zijn en zowel moeten nagaan of het advies als de manier waarop het bedrijf dat opvolgde doeltreffend genoeg waren.

De accountant heeft de risicoanalyse weliswaar aangepast voor de controle van 2008/2009, maar dat had zij het jaar daarvoor al moeten doen. Overigens heeft de aangepaste risicoanalyse volgens de Accountantskamer niet geleid tot de geëigende controlewerkzaamheden. De accountant heeft namelijk alleen maar vanuit een selectie van twintig facturen het betalingsproces gecontroleerd.

Daarbij bleef de kans bestaan dat betalingen niet in verband stonden met facturen, zodat de controle volstrekt onvoldoende zekerheid gaf dat er geen ongeautoriseerde betalingen waren gedaan. De accountant heeft bovendien geen lijncontrole van betalingen gedaan en evenmin de betalingen voor een specifiek project, waarop garantiewerkzaamheden werden geboekt, onderzocht. In beide boekjaren heeft zij de controle van het betalingsverkeer daardoor met onvoldoende diepgang uitgevoerd.

Dat de accountant aldus te kort is geschoten, betekent ook dat haar goedkeurende verklaringen bij de jaarrekeningen 2007/2008 en 2008/2009 een deugdelijke grondslag missen.

Voor wat de controlejaren 2007/2008 en 2008/2009 betreft, is de klacht daarom gegrond. De rest van de klacht hoeft volgens de Accountantskamer niet meer te worden besproken.

Maatregel

De accountant heeft op meerdere momenten haar kerntaak niet naar behoren verricht en onvoldoende rekening gehouden met de belangen van de klant. Daardoor heeft zij gehandeld in strijd met de fundamentele beginselen van deskundigheid en zorgvuldigheid respectievelijk professioneel gedrag. Anderzijds is het bedrijf primair zelf verantwoordelijk voor de interne beheersing van haar administratieve organisatie en dus ook voor de beslissing om de administrateur meer bevoegdheden te geven dan wenselijk was.

Omdat de accountant niet eerder tuchtrechtelijk is veroordeeld, vindt de Accountantskamer een berisping al met al passend en geboden.