Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een accountantskantoor verzorgt sinds 2003 de financiële verslaglegging van vier besloten vennootschappen en de aangifte vennootschapsbelasting voor de fiscale eenheid voor een ondernemer. De werkzaamheden worden feitelijk uitgevoerd door een assistent-accountant, onder verantwoordelijkheid van twee opeenvolgende registeraccountants.

In april 2009 laat de Kamer van Koophandel de ondernemer weten dat hij zijn jaarstukken 2007 moet deponeren.

Begin mei 2009 stuurt de assistent de conceptjaarstukken toe met wat vragen en opmerkingen ten behoeve van de definitieve afwikkeling.

In september 2009 betaalt de ondernemer openstaande facturen en een bedrag voor meerwerk.

Als de ondernemer op 10 november 2009 nog niets heeft gehoord, schrijft hij de directeur Accountancy van het accountantskantoor een brief. Daarin uit hij zijn zorgen en stelt hij de directeur aansprakelijk voor de schade die voortvloeit uit de bestuurdersaansprakelijkheid van de ondernemer wegens het niet-tijdig deponeren.

Op 24 november 2010 proberen de partijen vergeefs hun geschil bij te leggen in een gesprek. De definitieve jaarrekening 2007 is dan nog steeds niet klaar. In december levert het kantoor de definitieve jaarrekening uit coulance zonder iets in rekening te brengen.

Klacht

De ondernemer vindt dat de directeur Accountancy van het accountantskantoor zijn zorgplicht heeft geschonden omdat:

• het kantoor nooit heeft laten weten hoe de ondernemer verder zou moeten gaan met zijn administratie
• de directeur het tijdig deponeren van de jaarstukken niet serieus neemt
• de definitieve jaarstukken 2007 ontbreken waardoor een andere accountant de werkzaamheden niet kan voortzetten en de Belastingdienst boetes heeft opgelegd

Verder verwijt de ondernemer de directeur dat hij pas na een half jaar heeft gereageerd op de aangetekende brief van 10 november 2009.

Oordeel

De klacht is deels gegrond.

Omdat twee andere registeraccountants direct verantwoordelijk waren/zijn voor de werkzaamheden kan de ondernemer de directeur Accountancy daarop niet aanspreken. De enkele hoedanigheid van directeur is onvoldoende reden om hem tuchtrechtelijk verantwoordelijk te kunnen houden voor de beroepshandelingen die zijn verricht onder de directe verantwoordelijkheid van een andere accountant/kantoorgenoot.

Deze directeur heeft pas bemoeienis gekregen met het geschil toen de ondernemer in november 2009 de aangetekende brief stuurde. In strijd met de klachtenregeling van het kantoor heeft hij toen geen ontvangstbevestiging gestuurd. Dat een medewerker van het kantoor contact zou hebben opgenomen met de klager, bestrijdt de ondernemer, terwijl ook nergens uit blijkt dat het voornemen om contact op te nemen daadwerkelijk is uitgevoerd.

Van de directeur had verwacht mogen worden dat hij dit had gecontroleerd. Bovendien had van een zorgvuldig handelend klachtenfunctionaris mogen worden verwacht, dat hij de ondernemer kort na het indienen van de klacht een ontvangstbevestiging had gestuurd en hem van het verloop van de klachtafhandeling op de hoogte zou hebben gehouden.

Maar het kantoor heeft niet tijdig en zorgvuldig gereageerd op de zorgen die de ondernemer in de brief van 2009 heeft geuit. De directeur heeft de ondernemer te laat gezegd dat hij de conceptjaarrekening ook kon deponeren. Doordat pas na ruim vier maanden te doen, heeft hij niet zorgvuldig gehandeld.

Maatregel

Een maatregel is niet nodig, omdat de directeur na vier maanden zelf actie heeft ondernomen nadat hij had vastgesteld dat zijn medewerkers dat onvoldoende zorgvuldig en voortvarend hadden gedaan. Daarbij komt dat de ondernemer niet heeft aangetoond dat hij schade heeft geleden door het te laat deponeren en het accountantskantoor uiteindelijk een coulante houding heeft aangenomen.

Annotatie Hans Blokdijk

De voorschriften voor de klachtenbehandeling door accountantskantoren zijn nog niet zo oud. Hoewel in menige tuchtzaak daarover, vaak terloops, is geklaagd, is dit bij mijn weten de eerste tuchtzaak die uitsluitend betrekking heeft op de behandeling van klachten.

Een klachtfunctionaris dient een klacht adequaat te begeleiden en af te handelen; doet hij/zij dit niet, dan is dat een inbreuk op het fundamentele beginsel van met name zorgvuldigheid. Een actieve instelling is dus geboden; dat lijkt mij een niet te verwaarlozen les.